Когда мы говорим о регламентах, чаще всего представляется увесистый документ с множеством пунктов, подпунктов и отсылок на другие инструкции. Такие документы полностью прочитывают в лучшем случае 5% сотрудников, не говоря уже о том, чтобы им следовать. В итоге руководители не получают результат, задачи выполняются хаотично, процессы затягиваются, а эффективность стремится к нулю.
Сотрудники перегружены и не понимают, что делать — ведь не открывать же эту инструкцию размером с увесистую библиотечную книгу, в которой нет ни капли захватывающего сюжета! Особенно когда горят сроки.
В команде CESCA решили изменить этот подход. Наша цель — оптимизировать процессы, сделать их прозрачными и облегчить жизнь сотрудников. Поэтому мы создали простые, понятные и наглядные регламенты.
Мы собрали обратную связь, проанализировали старые документы, оставили в них только суть и заменили канцеляризмы на простую речь. Добавили ассоциативные картинки, скриншоты с пояснениями и итоговые тесты для проверки знаний, разместив всё на обучающей платформе.
Увидели ли мы результат на следующий день? Конечно, нет. Первые значимые изменения стали заметны только через год!
Нужно быть готовым, что выстраивание процессов — это игра вдолгую. Она требует терпения, методичности и готовности постоянно улучшать подходы. Регламенты — это не инструкция, созданная раз и навсегда, а отправная точка для постоянного развития. Процессы и их описание — это живой организм, который требует регулярных улучшений.
Сейчас мы переводим обновленные бизнес-процессы в наглядные карты. Теперь сотрудник в любой момент может понять, на каком этапе он находится и что делать дальше. Мы не ждем быстрого результата, потому что знаем: путь постоянного улучшения — верный.
Главные уроки нашего пути: услышать исполнителей, выражать сложное просто, добавить визуализацию, проверять понимание и постоянно следить за актуальностью процессов. Именно так мы создаем регламенты, которые действительно работают — живые, понятные и полезные для всех.
