Зарплатный счет — это часть зарплатного проекта, который позволяет работодателям автоматизировать выплаты сотрудникам. Такой подход снижает нагрузку на бухгалтера и ускоряет операции. Чтобы начать, важно выбрать надежного банка, изучить условия по комиссиям и подготовить необходимые документы.
Что такое зарплатный счет?
Юридические лица и ИП могут выплачивать зарплату сотрудникам различными способами:
- Наличными — бухгалтер снимает деньги с расчетного счета, формирует ведомости и кассовые ордера. Однако за превышение лимитов банки берут комиссию, а иностранным сотрудникам без ВНЖ может грозить штраф до 40% от суммы.
- Безналичным переводом на карту — при большом штате бухгалтеру приходится тратить много времени на ввод данных, а банки взимают комиссию за каждую транзакцию.
- Зарплатный проект — объединяет все выплаты в единую систему. Бухгалтер вносит общую сумму и формирует реестр, банк перечисляет зарплаты автоматически.
Зарплатный счет — это специальный расчетный счет, открытый в рамках зарплатного проекта. Бухгалтер перечисляет на него общую сумму, а банк делает переводы на карты сотрудников.
Кто может открыть зарплатный счет?
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выплачивать зарплату в безналичной или наличной форме. Подключение зарплатного проекта — не обязательная процедура, а право. Открыть зарплатный счет можно, если в штате есть хотя бы один сотрудник.
Как открыть зарплатный счет: пошаговая инструкция
Шаг 1. Получите статус юрлица или ИП
Зарегистрировать юридическое лицо или ИП можно разными способами — через ФНС, банк, «Госуслуги», МФЦ, нотариуса. Госпошлина за регистрацию бизнеса составляет 800 руб. для ИП и 4 000 руб. для организаций (п. 1, 6 ч. 1 ст. 333.33 НК). За регистрацию юрлица или ИП онлайн-способом госпошлина не взимается.
Например, на сайте ФНС подать заявление можно через сервис «Государственная онлайн-регистрация бизнеса» или комплексный сервис «Старт бизнеса онлайн». За подачу заявления через нотариуса госпошлина не взимается, оплатить нужно только нотариальные услуги. На «Госуслугах» подать заявление получится только при наличии подтвержденной учетной записи.
Шаг 2. Зарегистрируйтесь в Роскомнадзоре
С 30 мая 2025 года все организации и ИП, обрабатывающие персональные данные, обязаны зарегистрироваться в реестре операторов. В противном случае штраф может составить до 300 000 рублей.
Для регистрации необходимо подать уведомление в Роскомнадзор и подготовить такие документы, как Политика обработки персональных данных и Локальный нормативный акт (ЛНА). Специалисты «Роском Онлайн» помогут подготовить документы и подать уведомление.
В уведомлении указываются:
- данные о компании;
- цели обработки (например, ведение кадрового учета);
- перечень обрабатываемых данных (ФИО, СНИЛС, реквизиты карты и др.);
- категории субъектов (работники, соискатели);
- правовые основания;
- сроки обработки и способ уничтожения данных.
Шаг 3. Оцените необходимость открытия зарплатного счета
Если в штате несколько сотрудников, бухгалтер может справляться без зарплатного проекта. Однако при масштабировании бизнеса или работе с удаленными сотрудниками зарплатный счет становится удобным и безопасным решением. Он также позволяет упростить выплату отпускных, командировочных, премий и других выплат.
Шаг 4. Выберите банк с выгодными условиями
При выборе банка обратите внимание на:
- Надежность — проверьте рейтинги и отзывы;
- Тарифы — комиссия за обслуживание может составлять от 0,5 до 2%;
- Скорость зачисления — некоторые банки перечисляют деньги за минуты;
- Интеграция с бухгалтерскими системами — например, с «1С:Бухгалтерия»;
- Дополнительные бонусы — кешбэк, льготные кредиты и другие преимущества.
Рекомендуется выбрать 2–3 банка, задать менеджерам вопросы и протестировать проект на нескольких сотрудниках перед полным запуском.
Шаг 5. Подготовьте документы
Перечень документов зависит от типа организации и особенностей банка. Многие банки открывают зарплатные проекты по минимальному набору документов, но могут запросить дополнительные сведения.
В таблице — ключевые документы, которые могут понадобиться компании или ИП:
Обратите внимание: некоторые банки просят, чтобы выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП была получена не позднее месяца до даты обращения в банк. Заказать выписку можно на сайте ФНС.
Частые вопросы о зарплатном счете
Как работает зарплатный счет?
Бухгалтер формирует реестр с данными сотрудников и суммами, банк перечисляет зарплаты на карты и направляет выписку работодателю.
Можно ли открыть зарплатный проект в нескольких банках?
Да, закон не запрещает. Например, можно разделить выплаты между банками для удобства.
В чем разница между зарплатной и обычной дебетовой картой?
Зарплатная карта — это дебетовая, но с льготными условиями. Если проект закрывается, сотрудник может продолжить пользоваться картой, но за обслуживание придется платить самому.
Может ли сотрудник отказаться от зарплатной карты?
Да. Работник имеет право отказаться от карты зарплатного проекта, подав заявление за 15 дней до выплаты.
Важно
Практически все организации и ИП — операторы персональных данных. Если вы еще не зарегистрировались в Роскомнадзоре, сделайте это как можно скорее. РКН активно проверяет компании, и штрафы за нарушения могут быть значительными. Специалисты «Роском Онлайн» помогут подготовить документы и подать уведомление в РКН. На бесплатной консультации вы узнаете, как избежать штрафов и соблюдать требования закона 152-ФЗ.