Проверка на носу, отчеты не сходятся, кто-то из отдела ищет накладную «где-то в архиве», а вы чувствуете, как день тает впустую. В пищевой отрасли документы живут своей жизнью — поток нескончаемый, сроков море, ответственности еще больше. Каждая бумага — как мини-квест: найди, проверь, подпиши, передай.
А бизнес тем временем теряет самое ценное — скорость и время.
Как все выглядело у «Сиббалт»
Компания «Сиббалт» работает с 1998 года. Это крупный производитель и поставщик продуктов питания, который уверенно занимает свою нишу на рынке Сибири, Урала и Казахстана. Производственные процессы выстроены четко: поставки идут вовремя, качество под контролем, партнеры довольны. Но одна часть системы постоянно выбивалась из общего ритма — документооборот.
Все шло по старинке: бумаги приходили потоками со всех направлений — от поставщиков, клиентов, торговых точек. Каждый документ проходил долгий путь: его нужно было принять, зарегистрировать, передать в бухгалтерию, подшить и в итоге отложить в архив. Бумажных архивов становилось все больше — отдельные шкафы, комнаты, стеллажи. Когда кто-то запрашивал старый акт или накладную, начиналась «операция по поиску»: кто видел документ последний, у кого он был на подписи, в какой папке его оставили.
Такие поиски могли занять часы. Проверки превращались в марафоны — пока бухгалтеры искали нужный оригинал, работа других отделов просто замирала. Даже простая задача могла застопориться, если нужный документ «застрял» где-то между отделами. Люди тратили время не на анализ и отчеты, а на бесконечное перекладывание бумаг.
И хотя сама компания росла и модернизировалась, документооборот оставался где-то в 2000-х. Бумага правили бал, а скорость — стояла на месте.
Решение, которое включило «турборежим»
Руководство «Сиббалт» довольно быстро поняло: проблема не в людях, а в процессе. Можно нанимать новых сотрудников, увеличивать штат бухгалтерии, но пока документы будут бегать по отделам и пылиться в архивах — скорость компании будет ограничена бумагой.
Поэтому было принято решение перейти на цифровой формат работы с документами и внедрить «Скан-Архив» — программу, которая переводит бумажный документооборот в электронный вид и напрямую интегрируется с «1С».
Теперь каждый документ живет по новым правилам. Как только он поступает в компанию, его сразу сканируют и загружают в систему. С этого момента он становится доступен всем, кто участвует в процессе — от бухгалтерии до отдела продаж. Больше не нужно искать оригиналы, пересылать копии или ждать, пока «дойдет до подписи». Все фиксируется, сохраняется и обновляется автоматически.
Интеграция с «1С» позволила объединить все подразделения — бухгалтерию, офис и торговый отдел — в единую экосистему. Любое изменение в одном месте сразу отражается в базе, а документы движутся по маршруту без задержек. Все прозрачно, контролируемо и — главное — предельно быстро.
Новая реальность: порядок, доступ и мгновенная реакция
После внедрения «Скан-Архива» вся компания сразу почувствовала разницу. То, что раньше занимало часы, теперь требует секунды. Сотрудники перестали искать документы — они просто открывают базу и находят нужный файл за пару кликов.
Бухгалтерия видит актуальные данные сразу, отдел продаж мгновенно формирует отчеты, а руководители могут в любой момент проверить нужный документ без участия посредников.
Система не просто хранит сканы, а управляет процессом: отслеживает возвраты, фиксирует даты, сохраняет историю действий. Теперь все под контролем — никаких «потерянных» бумаг, повторных запросов или нервных перепроверок.
В компании исчезли задержки, суета и вечные поиски. Вместо этого появилась скорость, точность и уверенность. Каждый сотрудник знает, где лежит документ, в каком он статусе, и кто за него отвечает.
Это не просто оптимизация — это новый стандарт работы, где документооборот перестает быть проблемой и становится частью эффективной системы.
Почему это особенно важно для пищевиков
В пищевой отрасли документ — это не просто формальность и не очередная папка на полке. Каждая бумага имеет вес. За ней стоит качество продукта, его происхождение, результаты лабораторных проверок, данные о сроках годности, сертификаты и сопроводительные акты. Любая ошибка или задержка в документообороте может обернуться реальными потерями: срыв поставки, штраф, простои на производстве или, что хуже всего, сомнения в безопасности продукции.
Работа с бумагами здесь требует ювелирной точности. Все должно быть оформлено вовремя, подписано, согласовано и мгновенно доступно при проверках. Но человеческий фактор всегда рядом: кто-то не донес документ, кто-то не так его подписал, кто-то просто не успел передать. Даже мелочь может вырасти в большую проблему.
Программа «Скан-Архив» снимает эти риски. Она создает цифровую экосистему, где документы живут по правилам — строго, последовательно и прозрачно. Все, что поступает в компанию, фиксируется, сохраняется и связывается с нужным контрагентом, партией или заказом. Никаких потерь, никаких недосказанности.
Благодаря автоматизации «Скан-Архив» исключает влияние человеческого фактора. Сотрудники не тратят время на перепроверку, а система сама контролирует корректность данных и наличие всех обязательных реквизитов. Любая проверка проходит спокойно: нужный документ можно показать за секунды.
Именно в пищевой отрасли, где все строится на доверии и соблюдении норм, такая прозрачность и скорость дают компании конкурентное преимущество. Все четко, быстро и по делу — так, как и должно быть в современном производстве.
Результат
Эффект от внедрения «Скан-Архива» «Сиббалт» почувствовал почти сразу. Производственные процессы перестали зависеть от бумажных задержек: документы оформляются быстрее, отчеты формируются без ошибок, а проверки проходят спокойно и предсказуемо.
Команда больше не тратит время на поиски и перепроверки — у каждого сотрудника есть доступ к нужной информации в один клик. Работа стала организованнее, атмосфера — спокойнее, а результаты — заметнее. Если раньше подготовка отчета или поиск старого акта занимали полдня, теперь все решается за минуты. Вместо стопок бумаг — экран с понятной системой, вместо беспорядка — порядок и прозрачность.
Главное же — бизнес снова движется вперед. Компания перестала задыхаться от лишней бумажной волокиты и сосредоточилась на росте, клиентах и развитии. Документы перестали быть тормозом — теперь они стали инструментом скорости.
А вы все еще ищете документы в папках?
Если да — вы теряете время, силы и возможности.
Самое время перейти на уровень, где документооборот работает на вас, а не против вас. В рамках бесплатной демонстрации мы расскажем и покажем, как внедрить «Скан-Архив» под ваши процессы — вы почувствуете, что значит настоящий порядок.