После завершения проекта (оказания услуги) подрядчику (исполнителю) и заказчику важно официально подтвердить, что согласованная между ними работа или услуга исполнена и принята. Для этого стороны подписывают Акт выполненных работ или оказанных услуг — документ, который закрепляет факт исполнения обязательств по договору.
Такой акт нужен не только для порядка. Он:
- подтверждает факт исполнения подрядчиком (исполнителем) своих обязательств по договору,
- подтверждает расходы и доходы в бухгалтерии,
- подтверждает обоснование оплаты, полученной от заказчика (например, для банка)
Разберём, зачем нужен акт, когда он обязателен и как оформить его грамотно.
Когда требуется
Акт оформляется по достижении условий, установленных договором подряда или оказания услуг, фиксирует факт исполнения этих условий подрядчиком (исполнителем) и служит юридическим доказательством исполненных обязательств.
Организации и ИП используют его для налогового и бухгалтерского учёта: акт помогает подтвердить расходы и доходы, а также может понадобиться при проверках или для предоставления документов в банк.
Иногда вместо акта стороны применяют универсальный передаточный документ (УПД) со статусом 2 (например, при работе с маркированными товарами), однако акт остаётся более удобным и простым форматом, при котором можно более детально описать достигнутый результат.
Для чего акт нужен предпринимателю
Для предпринимателя-исполнителя акт — это письменное подтверждение, что заказчик принял выполненную работу или оказанную услугу и не имеет претензий. Документ становится основанием для оплаты.
Для заказчика-ИП акт — это доказательство получения услуги и доказательство понесённых расходов.
С точки зрения налогового учёта, акт обязателен для ИП, применяющих ОСНО, УСН или АУСН с объектом «доходы минус расходы». Банки также могут запросить этот документ для проверки деловых операций.
Нужен ли акт при работе с самозанятыми
Если вы сотрудничаете с самозанятым, акт оформлять необязательно. Факт оказания услуги подтверждается чеком, который исполнитель формирует в приложении «Мой налог», что является достаточным для налогового органа.
Однако стороны могут оформить акт по взаимной договорённости — например, если речь идёт о сложной работе, влияющей на стоимость имущества или оборудования компании. В таких случаях акт помогает структурировать документы и избежать споров.
Как правильно оформить акт
Действующим законодательством не установлено обязательных к применению форм акта.
Главное — включить все обязательные реквизиты:
- Название документа, например: «Акт приёмки выполненных работ по договору №___».
- Дата составления.
- Реквизиты сторон — название компании, ФИО ответственных, подписи и печати.
- Описание выполненных работ. Формулировки должны совпадать с текстом договора. Если договор на «монтаж кабельной линии», а в акте написано «строительно-монтажные работы», налоговая может не принять такие расходы.
- Объём и стоимость — укажите единицы измерения, цену за единицу и итоговую сумму.
- Недочёты (при наличии) — если во время приёмки выявлены мелкие дефекты, их стоит зафиксировать.
Чем точнее и конкретнее заполнен документ, тем меньше риск разногласий между сторонами.
Промежуточные и корректировочные акты
Иногда проект делится на несколько этапов — в таких случаях могут оформляться промежуточные акты после каждого из них. Это помогает контролировать ход работ и своевременно получать оплату.
Корректировочный акт используется, если стороны договорились изменить условия уже подписанного документа — например, увеличить объём или скорректировать цену.
Он не предназначен для исправления ошибок: если в основном акте была допущена ошибка, его необходимо подписать заново, а также дополнительно указать, что ранее подписанный акт признан сторонами недействительным (либо аннулировать в ЭДО), поскольку на сегодняшний день законом не определен иной механизм внесения изменений в уже подписанные сторонами акты.
Электронное подписание акта
Сегодня подписывать документы можно без бумажной волокиты и личных встреч.
Если обе стороны имеют квалифицированные электронные подписи, акт можно оформить через любого оператора ЭДО.
А когда одной из сторон является физлицо или самозанятый, удобно использовать сервис «Подпислон» — акт подписывается по СМС, получает юридическую силу и автоматически сохраняется в электронном архиве. Это быстрее, безопаснее и дешевле, чем бумажный документооборот.
Итоги
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — важный элемент деловых отношений, который защищает обе стороны и обеспечивает прозрачность расчётов.
Современные цифровые решения позволяют оформлять и подписывать такие документы онлайн — без ошибок, задержек и потери данных. Главное — соблюдать структуру и фиксировать ключевые условия сделки.