Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Минпросвещения России и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Минпросвещения России от 27 августа 2025 г. № 624)
Закон об архивном деле обязывает государственные органы, органы местного самоуправления и организации обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.
Сроки хранения основных архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций независимо от их вида деятельности, установлены в общем Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236.
В отношении документов, образующихся в деятельности организаций, подведомственных Минпросвещения России, до недавнего времени применялся нормативный акт советского периода – Перечень документов со сроками хранения, утвержденный приказом Министерства просвещения СССР от 30 декабря 1980 г. № 176.
Еще в 2021 году Минпросвещения признал советский Перечень № 176 не действующим с даты вступления в силу нового Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Минпросвещения России и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения. Однако прошло несколько лет, прежде чем ведомство утвердило такой документ.
Новый Перечень № 624 состоит из 17 разделов: организация системы управления, планирование деятельности, финансовое обеспечение деятельности, учет и отчетность, материально-техническое обеспечение деятельности и др. Сроки хранения документов установлены отдельно для центрального аппарата Минпросвещения и подведомственных ему образовательных, научных и иных организаций.
Сроки хранения документов установлены в отношении и секретных, и несекретных документов. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом, в котором было закончено делопроизводство по документу или завершено ведение книги, журнала, карточки учета / регистрации.
В частности, планы ФХД и бюджетные сметы, годовые отчеты о выполнении госзадания и о результатах деятельности, а также бухгалтерскую отчетность учреждения должны хранить постоянно; учетную политику, регистры бухгалтерского / бюджетного учета и первичку – 5 лет; кадастровую документацию на недвижимое имущество – постоянно, а договоры о сдаче и получении недвижимости в аренду – 10 лет.