Командированный сотрудник может жить не только в отеле. Главное - подтвердить расходы соответствующими документами. В этой статье расскажем, чем отличается проживание по работе в посуточной квартире от гостиницы.
Краткосрочная аренда посуточной квартиры
Командированный сотрудник может снять квартиру в найм. Это подтверждают эксперты Роструда. С их слов - работник, находящийся в служебной командировке, вправе снять квартиру у самозанятого, если иной порядок проживания в командировке не установлен локальным нормативным актом работодателя.
В этом случае для отчета понадобятся документы, соответствующие статусу арендодателя: ООО, ИП или самозанятому:
- Договор краткосрочного найма жилого помещения - обязателен для всех выше перечисленных форм. Договор заключается между арендодателем и сотрудником или работодателем. Данные в договоре зависят от налогового статуса арендодателя. ООО и ИП вписывают ИНН и ОГРН, самозанятые паспортные данные. Обязательно указываются адрес квартиры, сроки/дата пребывания и стоимость аренды.
- Акт сдачи и приемки квартиры - предоставляют ООО и ИП. Для самозанятых акт не обязателен, но желателен и станет дополнительным подтверждением того, что арендодатель оказал услугу, а командированный ею воспользовался). В акте указываются: предоставленная услуга, даты проживания, сумма за проживание, росписи сторон.
- Чек с куар кодом - предоставляют самозанятые. Ип и ООО предоставляют бланки строгой отчетности, или кассовый чек, или квитанцию ПД-4, или платежное поручение.
Самозанятые арендодатели вправе не иметь печать, но плюсом к чеку могут написать расписку, подтверждающую безналичную оплату.
Какую сумму возместит работодатель в случае найма посуточной квартиры
Это зависит от лимитов организации, которая направила сотрудника в командировку. Например, снять шикарную виллу за городом и надеется на возмещение всех расходов нельзя.
Уточнить лимиты следует у руководителя компании или в региональных государственных органах. Если арендуемое жилье стоит дороже, чем лимиты организации, то возмещение будет не полным.
Когда отчетные документы предоставлять не требуется?
1. Компания сама связалась с арендодателем, без участия командированного, перечислила оплату и получила документы.
2. Проживание в служебной квартире, которая принадлежит компании.
3. Наем апартаментов - данный вид помещения имеет статус нежилого, поэтому по закону компенсация не производится.
4. Командированный попал в стационар - в этом случае нужно выехать из арендуемой квартиры.
5. Возможность ночевать дома, когда командировка находится недалеко от него.
В исключительных случаях: когда нет возможности предоставить документ о проживании, составьте служебную записку и напишите в ней, почему у вас нет договора, акта, счёта или чека.
Поможем сделать ваши командировки эффективнее. Оформляем отчетные документы командированным после проживания в наших квартирах. Работаем в статусе самозанятых.
Обращайтесь по прямому номеру для бронирования без комиссий и посредников - 89061147144