Как выстроить эффективное взаимодействие в команде, которая состоит из заказчика, MICE-агентства и поставщика услуг, то есть подрядчика, рассказали эксперты MICE Excellence Forum.
По мнению Ксении Зайцевой, Event Lead международной фармацевтической компании, агентство должно быть единым окном взаимодействия для клиента. А если у него есть любимые фотографы, ведущие, ди-джеи, технические директора и так далее, то их можно лишь рекомендовать непосредственному организатору.
«Работая над проектом, мы хотим, чтобы всё было четко, как часы. Не надо бояться переносить сроки сдачи предложения в тендере, но, если мы уже работаем над проектом, то уже в этой лодке, и она должна называться «Победа», плыть в нужном направлении, а не идти ко дну» .
«Если мы доверяем агентству проект, значит, доверяем ему и выбор подрядчика. Единственное –важно, чтобы это соответствовало бюджету в том числе. Если нет бюджета, нужно просить альтернативу», — говорит эксперт.
Разделяют такую точку зрения и Светлана Лялина, руководитель отдела по организации маркетинговых мероприятий «АльфаСтрахование-Жизнь»: с подрядчиками должно коммуницировать агентство. С рекомендованными — в том числе.
«Пусть договаривается и отвечает за эти договоренности, потому что в цепочке агентство — подрядчик уже агентство становится клиентом, а подрядчик —исполнителем, — пояснила спикер. — Допустим, я обратилась к отелю, обсудила с ним коммерческое предложение, а дальше агентство не получило агентскую комиссию и обиделось. А потом, мы не всегда видим от отеля тариф лучше, чем тот, который умеет согласовывать агентство».
История в том числе про компетенцию и экспертизу агентства, считает Мария Ханалиева, руководитель отдела по организации бизнес-мероприятий холдинга «Т1». Заказчики могут иметь проверенных и любимых подрядчиков и хотеть работать на проектах с ними, но коммуникация по мероприятию и выстраивание критериев работы, приём этих результатов работы, отсмотр — перекладывается уже на агентство.
«Иначе зачем оно нам? Мы тогда будем напрямую нести ответственность и за плохой результат, и за хороший в том числе. Здесь агентство должно выступить тем самым экспертом, который отстроит коммуникацию с любым подрядчиком, и неважно, кто его предложил», — убеждена Мария Ханалиева.
О любимых подрядчиках, привлечении их к мероприятию и роли агентства в этой коммуникации эксперты говорили на MEF2024. Посмотреть все дискуссии форума можно, получив доступ к видеозаписям по ссылке https://mice-excellence.ru/miceology.
А актуальная программа MEF2025 опубликована на сайте мероприятия в блоке «Расписание». В этом году запланирована сессия про продвижение агентств, узнаем, на что делают ставку агентства, а на что обращают внимание клиенты.