Максимальное количество (технический лимит)
С технической точки зрения максимальное количество функций (задач, подпроцессов) на одной модели BPMN ограничено только:
- Возможностями инструмента моделирования. Например, система Business Studio поддерживает более 1000 объектов на модели, а Visio или некоторые другие «моделировщики» для такого количества объектов будут сильно «подтормаживать».
- Размером листа. Например, соглашение по моделированию или положение о бизнес-процессах в организации может строго фиксировать лист формата А4 для всех моделей. Модель со 100 функциями (задачами) на одном листе будет совершенно нечитаемой, непригодной для обсуждения и бесполезной для анализа. Такой подход противоречит самой цели моделирования.
Оптимальное количество
Оптимальное количество объектов зависит от уровня детализации модели, которых можно выделить три.
1. Концептуальный
Цель: общее понимание процесса руководством, выявление границ и основных этапов (подпроцессов).
Аудитория: топ-менеджеры, владельцы процессов. Пример: «Производство продукции: планирование производства, закупка комплектующих, подготовка оборудования, изготовление и сборка и т.д.». Оптимальное количество объектов: 5-10 этапов (подпроцессов).
2. Аналитический
Цель: общее описание процесса «как есть» или «как должно быть» для его анализа и оптимизации, регламентации (без глубокой детализации), а самое главное - для чёткого взаимодействия подразделений (сроки, правила, требования). Аудитория: бизнес-аналитики, руководители подразделений, исполнители процесса. Пример: «Закупка комплектующих: выбор поставщиков, оформление закупки, организация доставки и т.д.». Оптимальное количество объектов: до 12-15 процедур. Если больше - рекомендуется использовать механизм декомпозиции (см. ниже).
3. Исполнительный
Цель: описание процесса для автоматизации в BPM-системе, роботизации, или максимально детальной регламентации. Аудитория: бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики, тестировщики, исполнители процесса. Пример: «Выбор поставщиков: разослать запросы (ТЗ), собрать коммерческие предложения, проверить контрагентов, принять решение и т.д.» Оптимальное количество объектов: может быть много (30+), зависит от цели, указанной выше, и размера листа (модели).
Ключевой принцип: декомпозиция (иерархия)
BPMN поддерживает иерархию процессов. Это главный способ для соблюдения оптимального количества элементов на модели.
Процесс верхнего уровня декомпозируется на подпроцессы или этапы, подпроцессы декомпозируются на процедуры, а они затем раскладываются на мелкие шаги (функции). При этом подпроцессы и процедуры могут образовывать ещё несколько вложенных уровней в зависимости от размера и специфики организации.
Пример
На модели процесса «Выполнение заказов» содержится 6 процедур: принять заказ, собрать заказ, доставить заказ, выставить счет, проконтролировать и получить оплату, закрыть заказ. Если открываем «Собрать заказ», то будет модель с 10+ задачами: «Сформировать задание кладовщику», «Подобрать товар по списку», «Упаковать», «Провести контроль качества» и т.д. Таким образом, на каждой отдельной модели количество объектов в комфортном для восприятия диапазоне (правило "8 ± 2" для оперативной памяти человека).
Практические рекомендации
- Золотое правило: одна модель должна помещаться на экране или на листе формата А4 без необходимости скролла или масштабирования. Если не помещается, то требуется декомпозиция. Исключение - когда весь большой сквозной бизнес-процесс нужно показать на одном листе от начала до конца.
- Цель прежде всего! Спросите себя: «Для чего нужна эта модель, и что я хочу донести с её помощью?» Не включайте в модель шаги и информацию, которые не важны для достижения цели. Описание процессов только ради моделей недопустимо.
- Аудитория: модель для ИТ-специалистов всегда намного детальнее, чем модель для генерального директора.
- Красный флаг: если ваша модель выглядит как «лапша» из десятков пересекающихся потоков (стрелок) - вы переусердствовали. Разбивайте ее на части.
- Используйте процессы-ссылки. Например, в системе Business Studio процесс, который часто используется и задействован во многих других процессах организации («Проверка контрагента», «Оформление счёта» и т.п.), можно оформить как отдельный типовой процесс (в отдельной папке / ветке дерева) и ссылаться на него из других моделей.
Итог
- Определённого единого максимального количества объектов на модели процесса не существует, но рекомендуется соблюдать правила, рассмотренные в данной статье.
- Оптимальное количество объектов на модели определяется уровнем в дереве (иерархии) процессов. Примеры приведены на рисунках ниже.
- Главный способ для моделирования больших сложных процессов - декомпозиция. Каждая модель должна быть удобной для понимания и наглядной.
- Сосредоточьтесь не на подсчете количества функций (шагов, задач), а на том, чтобы ваша модель была принята целевой аудиторией и достигала поставленной цели.
Рекомендуемая литература и информационные ресурсы
