Мы — канал «Инженер по жизни», активно работаем с ИД, ведём телеграм-канал t.me/rsp_rus — там делимся шаблонами, советами и примерами из практики.
Вводное: что такое исполнительная документация и зачем она нужна
Прежде чем брать ошибки, кратко про базу:
- Исполнительная документация (ИД) — это комплект текстовых и графических материалов, отражающих, как на самом деле строились конструкции, инженерные сети и работы на объекте, с учётом отклонений от проекта и изменений.
- С 1 сентября 2023 года в России действует Приказ Минстроя РФ от 16.05.2023 № 344/пр, который утверждает состав и порядок ведения ИД для объектов капитального строительства.
- Для геодезической части ИД действует ГОСТ Р 51872-2019 (и его обновлённые версии) — он регулирует, как оформлять, принимать и хранить исполнительные съёмки.
Если кто-то из читателей ещё не знаком с ИД — вы можете начать с темы “Что такое исполнительная документация простыми словами” на нашем канале, а затем вернуться к этой статье.
Теперь — к ошибкам и способам их избежать.
Ошибка 1: Отсутствие полного перечня документов или неполный комплект
Что именно часто не делают
Многие подрядчики составляют ИД «на скорую руку» и забывают целые разделы: акты разбивки осей, акты освидетельствования скрытых работ, исполнительные схемы, журналы, фотографии, протоколы измерений и т.д.
Иногда из комплекта удаляют «неудобные» акты, которые показывают отклонения.
Последствие
При проверке заказчик или государственные органы (Ростехнадзор, технадзор) могут потребовать дооформления. Это задерживает сдачу, вызывает конфликты и переписки.
Как избежать
- Взять за основу Приложение № 1 к Приказу 344/пр, где указан состав исполнительной документации обязательных документов.
- На старте проекта составить чек-лист всех документов (акты, схемы, журналы и пр.) и проверять по нему на каждом этапе.
- Не удалять «неудобные» или «сомнительные» акты — они важны как защита подрядчика в спорных ситуациях.
Ошибка 2: Неправильное оформление — нет реквизитов, печатей, подписей
Что значит
Документ с неуказанными датами, без подписи инженера, без печати подрядчика или без реквизитов — например, указана только адресная часть, но не указано наименование организации, ИНН, контактные данные.
Иногда забывают электронную подпись, если документ в электронном формате.
Аналогия
Представьте, что вы получили зарплату наличными, но без чека и подписи — не сможете доказать, что вам заплатили. Так же и ИД без должных реквизитов — не считается надёжной “квитанцией” ваших работ.
Последствие
Такие акты могут быть признаны недействительными или не приняты контролирующими органами. При проверке подрядчика спросят: «Где подпись? Где печать?»
Как избежать
- Использовать стандартные шаблоны актов с полями «дата», «ф. и. о.», «должность», «подпись», «печать/ЭП».
- При электронных документах — удостовериться, что стоит квалифицированная электронная подпись (КЭП/ЭЦП), если формат поддерживает.
- Проверять каждый документ “от конца к началу”: можно ли по нему точно установить, кто, что, когда и кем сделал.
Ошибка 3: Несоответствие фактических работ и исполнительных схем
Что именно
В исполнительной схеме (чертежах с пометками “выполнено по факту”) указывают неверные размеры, забывают учитывать перепады, изменения трасс, уклоны, отклонения.
Иногда схема “для галочки” копируется с проекта без проверок.
Пример
Допустим, по проекту труба должна была идти строго под потолком, но в реальности её подняли на 10 см, обошли трубу вентиляции. Если схема не отражает этот факт — ИД неверна.
Последствие
При проверке схема и фактический объект “не сходятся” — выявят расхождение, требуя устранения или доработки.
Как избежать
- Проводить замеры после завершения работ с помощью геодезистов или инструментов, фиксировать каждое отклонение.
- На схемах обязательно помечать “фактическое положение” и “разница с проектом”.
- Использовать фотофиксацию: рядом с местом изменений сделать фото, и прикрепить к акту.
Ошибка 4: Неучёт скрытых работ и отсутствие актов освидетельствования скрытых работ
Что такое скрытые работы
Это те работы, которые потом будут “закрыты” — например, трубы в стенах, арматура внутри бетона, рамки и закладные — те элементы, которые не будут видны при эксплуатации.
Частая ошибка
Не оформляют акт освидетельствования скрытых работ или не фиксируют этап, когда работы ещё открыты, чтобы их проверить.
Последствие
Контролирующие органы могут потребовать вскрытия или переделки участков, либо не принять объект, если не будет подтверждения скрытых работ.
Как избежать
- На стадии монтажа “скрытых” элементов останавливать работы, проверять, фиксировать и оформлять акт.
- Делать фото и видеозапись до “закрытия” — чтобы было видно конфигурацию.
- В чек-листе ИД отмечать, во сколько скрытых работ и где обязательны акты.
Ошибка 5: Игнорирование требований ГОСТ и стандартов по геодезической части
Что именно
Геодезическая исполнительная документация — это съёмки разбивки осей, уровни, отклонения, исполнительные съёмки (высотные, плановые). Не всё оформляют по ГОСТ, либо используют устаревшие стандарты.
Норматив
ГОСТ Р 51872-2019 регулирует, как оформлять исполнительные геодезические документы: состав, содержание, контроль, порядок приёма и хранения.
Кроме того, актуализируется возможность ведения ИД как в бумажном, так и в электронном виде.
Последствие
Если геодезическая часть оформлена неправильно, вся ИД можно признать недействительной или с большими доработками.
Как избежать
- При геодезических работах приглашать сертифицированных специалистов, знакомых с ГОСТ.
- Проверять, что в документах указаны ссылки на ГОСТ, метода измерений, температура, инструмент.
- Убедиться, что схема разбивки осей + акт освидетельствования разбивочных работ входят в комплект ИД (согласно 344/пр).
Ошибка 6: Ведение ИД только “в бумаге” или только “в электронном виде” без учёта норм
Контекст
До недавних пор многие организации велись только бумажную ИД (с подписью и печатью). Однако сейчас нормы допускают электронный формат ИД с использованием ЭЦП.
Приказ 344/пр допускает как бумажные, так и электронные форматы.
ГОСТ-требования также уточняют, что не обязательно дублировать бумагу и электронку, если иное не требовано договором.
Ошибка
В документации нет указания формата (бумага или электронно), либо подписи не соответствуют формату (например, бумажный акт подписан ЭЦП и наоборот).
Последствие
Документы могут не признать в проверках или судебных спорах.
Как избежать
- В договоре между застройщиком и подрядчиком чётко прописывать, в каком формате будет вестись ИД (бумажном, электронном или гибридном).
- Если ведётся электронная ИД — использовать квалифицированные ЭЦП и системы, которые поддерживают типовой формат ИД.
- Проверить, нет ли требований заказчика или контролирующих органов по формату (иногда требуют бумажный оригинал).
Ошибка 7: Неправильное хранение и передача ИД
Что именно
После завершения объекта ИД либо “рассыпается” у разных людей, либо теряется часть файлов, либо передаётся не полностью заказчику/эксплуатационной организации.
Иногда не оформляют акты передачи, нет утверждения у ответственных лиц.
Аналогия
Представьте, что вы написали дневник с важными записями, но разорвали страницы и разложили по разным коробкам — кому-то понадобится, а вы не сможете быстро собрать всё. С ИД — та же ситуация: важно, чтобы полный комплект был доступен в одном месте и передан в надлежащем порядке.
Последствие
Заказчик или инспектор не найдут нужный акт, потребуют заново восстановить, что требует времени и денег.
Как избежать
- В конце работ сделать акт приёма-передачи ИД между подрядчиком и заказчиком/эксплуатационной организацией.
- Хранить ИД в структурированной системе: папки, цифровые каталоги, резервные копии.
- Убедиться, что весь комплект передан заказчику согласно договору, и зафиксировать это документально.
О нас — команда «Инженер по жизни»
Мы — команда инженеров и технических специалистов с богатым опытом разработки исполнительной документации для крупных объектов и подрядчиков. Уже много лет работаем с ИД «от и до»: от замеров, схем и актов до сдачи объекта.
В нашем телеграм-канале t.me/rsp_rus мы публикуем:
- готовые шаблоны актов и схем
- разборы сложных случаев и ошибок
- ответы на вопросы подписчиков
- свежие изменения в нормативных актах
Если вам нужна помощь или сопровождение по исполнительной документации — пишите нам через канал или мессенджер.