В 2025 году порядок начисления отпускных в России обновился — и изменения важны и для бухгалтеров, и для HR, и для самих сотрудников. Главное новшество — Правительство утвердило новое Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление № 540 от 24.04.2025), которое вступает в силу с 1 сентября 2025 года. Оно заменяет прежнее Положение № 922 и формализует, какие выплаты учитываются при расчёте среднего заработка (а значит — и отпускных).
Дальше — простым языком, с пошаговыми инструкциями, формулами, примерами расчёта и готовым чек-листом для работодателя и сотрудника.😉
Коротко — главное, что нужно знать прямо сейчас
- С 1 сентября 2025 года применяется Постановление Правительства № 540: единые правила расчёта среднего заработка.
- В расчёт среднего заработка теперь включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда на конкретном предприятии — в том числе квартальные и годовые премии, другие поощрительные выплаты (если они применялись у работодателя). Это может увеличить отпускные у тех, кому раньше такие премии не учитывали.
- Формула и базовый подход к расчёту отпускных остаются прежними: отпускные = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска; при расчёте среднего — используется стандартная практика (деление сумм за расчётный период на количество дней), коэффициент 29,3 часто сохраняется в «классическом» подходе для календарных дней, но есть уточнения в новом Положении по отдельным случаям.
- Срок выплаты отпускных не изменился: минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. За просрочку возможны санкции.
1. Почему поменяли правила и что в них принципиально нового
Цель Положения № 540 — унифицировать и уточнить правила расчёта среднего заработка для всех случаев, предусмотренных ТК РФ (отпуска, больничные, командировки, выходные пособия и др.). Новый текст чётко перечисляет, какие выплаты учитываются, а какие — исключаются, и вводит отдельные правила для отдельных ситуаций (например, для работников с суммированным учётом рабочего времени).
Ключевые новации:
- формальное правило: в расчёт среднего включаются все виды выплат, применяемые у конкретного работодателя (оклады, сдельная оплата, премии, разовые надбавки и др.); прежняя практика была похожей, но новый документ делает список официальным и детализированным; это особенно важно при учёте квартальных/годовых премий.
- уточнены правила для случаев с суммированным учётом рабочего времени и выходного пособия — там порядок пересчитан через средние часы/дни.
- введены процедурные уточнения (какие периоды исключаются из расчётного периода, как учитывать повышение оклада и т.п.).
Итог: формально методика осталась узнаваемой, но бухгалтеру нужно проверить — все ли выплаты, которые работодатель практикует, корректно учтены в базе расчёта.
2. Базовая формула отпускных (коротко и чётко)
Отпускные = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска.
Чтобы получить «средний дневной заработок» (СДЗ), применяется стандартный алгоритм: суммируются учитываемые выплаты за расчётный период (обычно последние 12 календарных месяцев), полученная сумма делится на количество дней расчётного периода (в «классическом» подходе — 12 × 29,3), полученный среднедневной показатель — основа. Новый документ оставляет в основе знакомые формулы, но вводит уточнения по составу выплат и по отдельным категориям работников.
Примечание: для некоторых случаев (например, при суммированном учёте рабочего времени) порядок слегка меняется: сначала определяют средний часовой заработок, потом умножают на среднее количество рабочих часов в месяце. Об этом — ниже.
3. Что теперь точно включается и что — исключается из расчётной базы
Включается (общая логика): все выплаты, которые применяются у работодателя в рамках системы оплаты труда: оклады, надбавки, доплаты, сдельные, комиссионные, премии (включая квартальные/годовые), компенсационные выплаты и иные вознаграждения, если они выдавались работнику в расчётный период. Это прямо закреплено в Положении № 540.
Исключается: выплаты за периоды, которые по закону исключаются из расчётного периода (например, простои, забастовки, некоторые дополнительные оплачиваемые дни для ухода и т.п.), а также суммы, начисленные за исключаемые периоды. Конкретный перечень перечёсов — в самом тексте Положения.
Практический совет: если у вас есть у сотрудников «переменные» премии (ежеквартальные, годовые) — проверьте, отражались ли они в расчёте отпускных раньше; теперь, скорее всего, их нужно учитывать.
(Пожалуйста, помните: детальный список выплат — в тексте постановления; бухгалтеру полезно иметь полный список выплат предприятия и сверить с ним Положение № 540.)
4. Пример расчёта — как квартальная премия влияет на отпускные (пошагово)
Условие: сотрудник получает фиксированный оклад 60 000 ₽ в месяц и квартальную премию 30 000 ₽ (выплачивается раз в 3 месяца). Хочет 14 календарных дней отпуска. Берём расчётный период — 12 месяцев, без исключений.
- Сумма выплат за 12 мес:
Оклад: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
Квартальные премии: 30 000 × 4 = 120 000 ₽
— Итого = 840 000 ₽. - СДЗ (классический подход): 840 000 ÷ (12 × 29,3) = 840 000 ÷ 351,6 ≈ 2 388,5 ₽/день.
- Отпускные за 14 дней: 2 388,5 × 14 ≈ 33 439 ₽.
Если квартальной премии раньше не включали в расчёт — отпускные будут заметно ниже (только на основе оклада: 720 000 ÷ 351,6 = 2 047,6 × 14 = 28 666 ₽). То есть включение кварталки даёт рост отпускных в нашем примере ≈ +4 773 ₽.
Это наглядно показывает эффект: у многих сотрудников отпускные вырастут, если у работодателя есть системная практика выплаты квартальных/годовых премий.
5. Уточнения для особых ситуаций (суммированный учёт, неполное время, повышение оклада)
- Суммированный учёт рабочего времени: для расчёта выходных пособий и среднего заработка расчет проводится через средний часовой заработок, затем умножается на среднее количество рабочих часов в месяце. Это формализовано в новом Положении.
- Повышение оклада в расчётном периоде: Положение даёт методику, как индексировать выплаты, чтобы повышение оклада правильно отразилось в среднем. Практически — нужно аккуратно учитывать даты и периоды повышения.
- Неполное рабочее время: расчёт проводится с учётом фактически отработанного времени работника (практическая реализация остаётся прежней, но с уточнениями по отдельным случаям).
6. Что это означает для работодателя (HR и бухгалтерия) — практическая инструкция
- Аудит выплат: составьте реестр всех видов выплат, которые применяются у вас у организации (оклады, доплаты, все виды премий, комиссия и т.п.). Сверьте реестр с перечнем в Положении № 540.
- Обновите методики и локальные акты: положение о графике отпусков, локальные методики расчёта среднего заработка, коллективный договор — проверьте и при необходимости приведите в соответствие.
- Проверьте расчётные шаблоны в 1С/ЗУП/БП — обновите параметры, чтобы учесть включение новых компонентов в базу расчёта. Многие провайдеры уже выпустили релизы/обновления; проверьте совместимость. (В ряде статьях отмечают — пакеты обновлений уже готовятся.)
- Рассчитать влияние: выполните пилотный перерасчёт отпускных хотя бы для выборки сотрудников (те, кто получает квартальные/годовые премии) и оцените финансовый эффект на ближайший год.
- Коммуникация с персоналом: заранее уведомите сотрудников о том, что изменяется методика расчёта и как это может повлиять на их отпускные (в большинстве случаев изменение позитивное — отпускные могут вырасти). Прозрачность снижает вопросы и недовольство.
- Резервы и бюджет: если перерасчёт даёт значимый эффект — заложите в бюджет компании дополнительные расходы на оплату отпусков (особенно если у вас крупная премиальная часть зарплаты).
- Контроль документооборота: сохраняйте расчёты, пояснения и внутренние акты — это защитит при проверках и спорных ситуациях.
7. Что теперь важно сотруднику — на что обратить внимание
- Спрашивайте в HR, включаются ли у вашего работодателя квартальные/годовые премии в расчёт среднего заработка. Если да — ваше отпускное может стать выше.
- Просите расчёт отпускных в письменном виде (или в электронном виде с пояснениями): это полезно, если позже возникнут вопросы.
- Обратите внимание на даты проведения повышения оклада или выплат премий: при начислении отпуска важен именно расчётный период и факт, что выплата систематически применялась.
8. Типичные ошибки и юридические риски при переходе на новый порядок
- Неучёт премий, хотя они применялись — тогда расчёт будет заведомо занижен и возможны жалобы/исковые требования.
- Отсутствие пересчёта и резервирования средств в бюджете — неприятный сюрприз при массовых отпусках (особенно летом/на новогодние периоды).
- Несвоевременное информирование сотрудников — повышение недоверия и рост запросов в инспекцию по труду.
- Ошибки в программном обеспечении (1С и аналоги) — неправильные настройки каналов учёта премий приведут к неверным расчётам; важно установить обновления от вендора.
Юридические последствия: за несвоевременную выплату отпускных или за выплату в неправильном размере работодателя могут привлечь административно и обязать выплатить недостающую сумму, пени и компенсации. Кроме того, нарушение трудового законодательства привлекает внимание контролирующих органов.
9. Готовый пошаговый чек-лист для работодателя (внедрение изменений)
- Скачайте/ознакомьтесь с текстом Постановления № 540 (официальный источник).
- Составьте реестр всех выплат, применяемых у вас у компании (п.1—п.2 дня).
- Сверьте выплаты с перечнем, указанным в Положении (п.3—п.5 дня).
- Проведите пилотный перерасчёт отпускных на выборке сотрудников (п.6—п.10 дня).
- Оцените бюджетный эффект и подготовьте резерв (п.11—п.14 дня).
- Обновите методики и локальные акты, внесите изменения в 1С/ЗУП/БП (п.15—п.30 дня).
- Уведомьте сотрудников и объясните изменения (письмо, FAQ, расчёт примера).
- Храните все расчёты и подтверждающие документы (включая скриншоты из бухгалтерской программы).
Этот план позволит вам пройти переход минимальными потерями и с минимальным риском претензий.
10. Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Обязательно ли учитывать разовые премии?
Ответ: Новое Положение говорит о том, что учитываются все виды выплат, применяемые у работодателя. Если «разовая» премия была единичной и не является частью системы оплаты труда — её можно рассматривать отдельно; конкретный ответ зависит от практики начисления и документальной фиксации у работодателя. В сомнительных случаях — проконсультируйтесь с юристом/аудитором.
Вопрос: Изменятся ли сроки выплаты отпускных?
Ответ: Нет — минимальный срок выплаты отпускных (не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска) остался в силе.
Вопрос: Нужно ли пересчитывать отпускные задним числом?
Ответ: Если обнаружите, что отпускные ранее были занижены из-за неучёта регулярных выплат, может возникнуть обязанность перерасчета и доплаты. Решение по каждому случаю — индивидуально, и лучше согласовать действия с юристом.
11. Примеры «из жизни» — короткие кейсы
- Кейс 1 (положительный для сотрудника): компания выплачивала квартальные премии, но в расчёте отпускных они формально не учитывались. После перехода на Положение № 540 бухгалтерия включила кварталки в расчет — у многих сотрудников отпускные выросли.
- Кейс 2 (ошибка работодателя): бухгалтер не обновил настройки 1С, премии остались «вне базы» расчёта среднего — часть сотрудников получила меньше отпускных, что привело к претензиям и необходимости перерасчёта. Урок: тестируйте систему!
12. Что делать, если вы — сотрудник и считаете, что отпускные рассчитаны неверно
- Попросите расчёт в письменно/электронном виде у работодателя (форма калькуляции: какие выплаты учли, за какой период).
- Если ответ неудовлетворительный — обратитесь в профсоюз (если есть) или в инспекцию труда за разъяснениями.
- При реальном несоответствии — можно требовать перерасчёт и доплату (возможно, с процентами/пенями), а в крайнем случае — идти в суд.
- Совет: сохраняйте все копии переписки и расчётов — это пригодится при споре.
Заключение — кратко и полезно ✔️
Переход на новые правила начисления отпускных (Постановление № 540, с 1 сентября 2025) — это важный рубеж для бухгалтерии и HR. Для многих сотрудников это означает более «справедливый» учёт премий и выплат в расчётах отпуска; для работодателей — необходимость аудитировать выплаты, обновлять программы и, возможно, корректировать бюджет. Главное — действовать заранее: проверить выплаты, протестировать расчёты и честно сообщить сотрудникам о последствиях.
Вопрос читателю 👇
Столкнулись ли вы уже с перерасчётом отпускных или подозреваете, что у вас не учитывают премии?🧾
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые и полезные статьи! 🔔