За пять лет работы специалистом по автоматизации закупок в малых и средних компаниях я слышу один и ту же проблему снова и снова: «Закупщик и руководитель тонут в рутине. Всё время уходит на одни и те же вопросы: что куплено, когда приедет, сколько стоит и почему столько? Мы теряем деньги на задачи, которые должны решаться за минуты, а не часы»
История почти всегда одинаковая
В компьютере снабженца и руководителя - десятки Excel-файлов: заявки, сравнения цен, переписка с поставщиками, сводные отчеты для контроля проектов. Информация о поставщиках и ценах размазана по почте, мессенджерам, телефонным звонкам. Если нужно срочно закупить партию болтов или офисную мебель - вместо того чтобы оперативно сравнить условия хотя бы трех поставщиков, сотрудник выбирает того, кто первым ответил в WhatsApp , потому что на полноценный сбор КП и анализ нет времени и желания делать новую сравнительную таблицу
На одну заявку из десяти позиций может уходить по два -три часа, если повезёт получить оперативный ответ от поставщика. А таких заявок за день набирается несколько. В итоге отдел закупок работает в режиме пожарной команды: гасит авралы, но не управляет процессами. Компания платит больше, получает худшие условия и теряет контроль над закупками не из-за некомпетентности сотрудников, а из-за отсутствия инструментов
Главная проблема здесь - это системный дефицит простых, доступных и адекватных по цене решений для малого бизнеса
Внедрять в таких случаях полноценные корпоративные SRM-системы - всё равно что стрелять из пушки по воробьям: для малого бизнеса это слишком дорого, сложно и избыточно
А между «всё вручную» и «комплексная автоматизация процессов» - пропасть, в которой и теряются деньги, время сотрудников и возможности роста компании
Пора признать: автоматизация закупок - не роскошь, а необходимость даже для команды из нескольких человек когда объем задач растет и начинает превращаться в снежный ком нерешенных вопросов и проблем. Такая не контролируемая рутина продолжит съедать ресурсы компании ограничивая ее потенциал и текущие возможности
На своём опыте я не раз убеждался, что вместо сложных и затратных решений «с нуля» часто эффективнее обратиться к специализированным облачным сервисам - особенно тем, что напрямую закрывают ключевые боли бизнеса. Один из таких инструментов, который мы успешно внедряем - Mertago
Это не «программа для учета», а именно инструмент для наведения порядка в оперативных закупках. Вот как это работает на практике
Вы создаете заявку загружая спецификацию из Excel прямо в систему . Mertago автоматически проверяет вашу базу поставщиков и показывает, кто может поставить товар или у кого вы уже покупали подобное. Одной кнопкой вы отправляете запрос коммерческого предложения сразу нескольким подходящим поставщикам. Они получают его по почте и так же просто отвечают - даже не регистрируясь в системе
Все КП собираются в одной карточке заказа. Вы видите все цены, сроки и условия в одном окне - специалисту не нужно сводить данные в отчетную таблицу. Это экономит до 80% времени на обработку одной заявки. А главное - вы сразу видите, кто предложил выгоднее. Практика показывает, что такой простой инструмент конкурентного запроса позволяет снижать стоимость закупок в среднем на 5-8%, а в некоторых случаях до 15-17%
Прозрачность - второй ключевой эффект. Руководитель в любой момент может зайти в систему и увидеть: что закупается, на каком этапе находится заявка, какие были цены и почему выбрали именно этого поставщика. Исчезают вопросы «а почему мы у него покупаем?» или «когда будет?»
Mertago не заменит вам 1С и не будет вести складской учет. Он решает конкретную задачу: наводит порядок и скорость в процессе закупок. Система стоит от 3900 рублей в месяц, а начать работать можно буквально за день
Если ваши закупки до сих пор живут в Excel и почте, потратьте 15 минут, чтобы посмотреть, как можно работать иначе. Зарегистрируйтесь на сайте mertago.ru - тестовый период бесплатный. Или сразу запросите презентацию - вам наглядно покажут, как система решит именно ваши задачи. Это тот случай, когда проще один раз увидеть, чем продолжать терять время и деньги каждый день