Внутренний аудит работы склада представляет собой систематический, независимый и объективный процесс проверки результативности и эффективности процессов, который направлен на поиск «узких мест», выявление и оценку рисков для разработки мероприятий по непрерывному улучшению деятельности. Современные компании используют внутренние аудиты как неотъемлемую часть менеджмента, стандартизируют и автоматизируют этот процесс, потому что благодаря ему получают возможность своевременно и адекватно оценивать инфраструктуру и ресурсы, прогнозировать рост показателей и как итог оставаться конкурентоспособными.
Необходимость внутреннего аудита в складской логистике обусловлена рядом важных факторов:
- обеспечение соответствия нормативным требованиям, внутренний аудит помогает компании убедиться в том, что складские операции, поддерживаемые условия и принятые методы управления ресурсами и персоналом соответствуют действующим законодательным актам и отраслевым нормам РФ.
- управление рисками, аудит позволяет выявлять потенциальные риски, связанные с приемкой, хранением, перемещением товаров и отгрузкой заказов, а также оценить уровень контроля за обеспечением норм охраны труда и безопасности складе, что позволяет вовремя реагировать на возникающие проблемы и минимизировать потери и издержки от несчастных случаев, краж и хищений.
- повышение эффективности, периодический анализ складских процессов позволяет не просто выявлять места для улучшений, но и постоянно повышать показатели деятельности. Например, в части коэффициентов оборачиваемости товаров, производительности персонала, повышения точности инвентаризаций, рационального использования площадей и ресурсов, управления возвратной логистикой и потребительским спросом.
- улучшение качества обслуживания клиентов, аудит способствует повышению своевременности выполнения заказов, сокращению времени доставки за счет повышения точности инвентаризаций и скорости комплектаций, количество ошибок персонала в виду влияния человеческого фактора минимизируется из-за внедрения жестких процедур контроля на всех этапах операционной деятельности склада.
- повышение прозрачности данных, результаты аудита на основе мониторинга и аналитики данных с заданной периодичностью предоставляются руководству компании, что позволяет принимать обоснованные решения по управлению компанией, вовремя планировать бюджет и оптимально распределять ресурсы.
Из типичных проблем, с которыми сталкиваются склады в современных реалиях бизнеса можно выделить следующие: неравномерная нагрузка на персонал, большое количество ошибок и исправлений на этапах приемки, комплектации и отгрузки, отсутствие процедур контроля за учетом, сборкой и отправкой товаров потребителям, нерациональное использование площадей, отсутствие инструментов управления запасами и методов планирования ресурсов. В этой статье рассмотрим, как система управления складом WMS может быть задействована в процессе внутреннего аудита и постоянном улучшении работы для компаний в сфере складской логистики.
Как происходит аудит склада
В целом аудит склада происходит по циклу PDCA (Планирование проведения проверки, выполнение проверки согласно плана по чек-листу, внесение необходимых коррекций во время аудита, оценка и разработка корректирующих и предупреждающих действий на основе анализа полученных данных, внедрение мероприятий, верификация и контроль):
- Планирование. На этом этапе осуществляется определение области аудита, выбор периода проведения проверки, формирование команды из числа сотрудников, разработка плана работ и чек-листов. Можно разработать документированную процедуру «Внутренний аудит», в которой будет приведен пошаговый алгоритм и формы для заполнения итогов, таких как «Программа аудита», «План проведения аудита», «Акт о несоответствии», «Отчет/План действий по итогам аудита». Важные аспекты, которые следует учитывать при планировании проверок это независимость (аудиторы должны быть независимыми от подразделения склада, то есть нельзя участвовать в проверке своей же работы), объективность, соблюдение конфиденциальности и документирование всех этапов.
- Сбор информации. На этом этапе осуществляется проверка, происходит анализ документации (например, стандартные рабочие процедуры, инструкции по приему, отгрузке и т.д.), проводится интервью с сотрудниками склада, ведется наблюдение за рабочими процессами и фиксирование всей необходимой информации. Можно использовать фотографии и видеосъемку для дальнейшего анализа, чтобы приложить в качестве доказательств выявленных несоответствий для итогового отчета.
- Анализ и оценка. На этом этапе осуществляется анализ данных (например, показатели оборачиваемости запасов, время обработки заказов, затраты на комплектацию и отгрузку), сравнение фактических результатов с запланированными, выявление отклонений и несоответствий от установленных норм, анализ причин возникновения проблем, оценка эффективности операций. Важно уделить время оценке рисков, осуществить идентификацию и оценку вероятности возникновения рисков, а также их потенциального воздействия на работу склада.
- Разработка мероприятий и рекомендаций. На этом этапе происходит формулирование конкретных предложений по устранению выявленных несоответствий и улучшению складских процессов с привязкой к бюджету и назначением ответственных, выработка решений должна происходить коллективно, чтобы учесть все факторы.
- Отчетность. На этом этапе происходит составление сводного отчета о результатах аудита, включающего описание выявленных проблем, оценку рисков и рекомендации по их минимизации, презентация отчета и плана действий руководству склада.
- Верификация. На этом этапе происходит оценка выполненных мер, которые были назначены по итогам аудиторской проверки и фиксируются все задержки с указанием причин.
Главное проводить аудиты с постоянной периодичностью, например, не реже одного раза в год или по мере выявления критических несоответствий (которые оказывают прямое влияние на прибыль компании).
Внутренний аудит склада является важным инструментом для оптимизации работы, потому что позволяет своевременно выявить слабые места, риски и возможности для улучшения, а также разработать эффективные меры по повышению эффективности, сокращению затрат и улучшению качества обслуживания клиентов. Регулярное проведение аудита является показателем эффективного менеджмента и выступает залогом стабильной и успешной работы компании, а автоматизация значительно экономит время и ресурсы.
Сколько стоит автоматизация склада с AS WMS?
Кейсы / проекты автоматизации с AS WMS
Оставьте заявку на бесплатную консультацию