На вопрос отвечает Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией
Вопрос
В организации создан подлинник бумажного документа, номер экземпляра – 1. Есть копия электронного документа, подписанного электронной подписью (далее – ЭП). Это файл .pdf c визуализацией ЭП (сама ЭП не присоединяется), номер экземпляра – 1/1.
Скан-копия бумажного экземпляра № 1 должна быть отправлена контрагенту по электронной почте или, например, по системе «Банк-Клиент». На бумажном экземпляре, который сканируется, указан номер экземпляра – 1. Однако в момент сканирования фактически появляется экземпляр № 1.1, который и будет отправлен контрагенту (в организации используется точка, когда создается скан-копия, и дробь, когда создается бумажная копия).
Таким образом, мы направляем скан-копию документа, на котором уже был проставлен гриф ограничения и номер экземпляра № 1. В расширенной отметке об исполнителе в том числе указываем:
Экз. № 1 – в дело № …
Экз. № 1.1 – [название контрагента].
Но при этом получатель может резонно возразить: позвольте, на отсканированном документе в правом верхнем углу стоит номер экземпляра 1, именно так я и буду его учитывать, описывая входящий.
Как корректно описать эту ситуацию в расширенной отметке об исполнителе? Как описывать эту ситуацию получателю документа?
Ответ
Начну со своей классификации статусов документов, которая мне кажется более точной:
- бумажный либо электронный подлинник;
- незаверенная электронная копия бумажного документа, полученная путем сканирования или фотографирования (в быту называемая скан-копией или сканом);
- незаверенная электронная либо бумажная копия электронного подлинника с элементами визуализации усиленной электронной подписи (в рассматриваемом случае – в формате .pdf). При этом статус копии может потенциально быть оспорен, поскольку она содержит элементы, отсутствующие в подлиннике. Доверять сведениям в элементах визуализации рискованно, поскольку и сам изготовитель этой копии может указать неверные сведения, и созданная копия легко может быть модифицирована, да и откровенную фальшивку создать совсем не сложно, используя элементы визуализации от другого документа.
В Требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде[1] в примечании к требованию наличия отметки об ЭП говорилось, что «отметка об ЭП предназначена только для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, информация о сертификате которого приводится в указанной отметке. Отметка об ЭП является подтверждением того, что данная ЭП была верна на момент включения документа в СЭД. Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу».
К сожалению, как показывает практика, большинство тех, кто получает и использует такие «визуализации», верят в то, что они работают с юридически значимыми документами.
Если вы хотите вести строгий поэкземплярный учет с участием всех сторон информационного обмена, то желательно сделать так, чтобы ни у вас, ни у получателей документа не возникало никаких сомнений в идентификации направленного документа. Как правило, порядок взаимодействия описывается в договорах или соглашениях сторон.
Кстати говоря, контрагенты (за исключением редких случаев) обычно понимают, что им прислали копию бумажного документа, подлинник которого имеет читаемые в копии реквизиты, и отражают этот факт с своих информационных системах – соответственно, «нагружать» их нестандартной системой учета копий может быть нерационально, и уже тем более когда речь идет о незаверенной копии, которая фактически используется в работе «на доверии».
Раз вы отправляете получателю электронную копию в виде незаверенного графического образа, то вам ничто не мешает потратить минуту-другую для того, чтобы в графическом редакторе вставить в этот графический образ четко различимую отметку или штамп с указанием того, что это копия, а также номера экземпляра.
Однако на самом деле четко контролировать копии вы обычно можете только на своей стороне, поскольку у контрагента есть возможность бесконтрольно размножать и модифицировать их. В связи с этим я бы задумалась над тем, нужно ли прилагать такие усилия по контролю копий. Возможно, всем заинтересованным сторонам вполне достаточно знать, что вы направили контрагенту копию конкретного документа, и не заморачиваться с дробями, которые понятны только вашей компании.
Я бы также рекомендовала посоветоваться с юридической службой организации и службой безопасности о том, насколько по их мнению действия по регистрации копий, имеющие место в компании, соответствуют ее текущим потребностям.
______________________________
[1] Утв. приказом Минкомсвязи России № 186, ФСО России № 258 от 27.05.2015 (утратил силу 19.03.2021).