На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
В деле 09-01 «Инструкция по охране труда», состоящем из трех томов, имеются пять инструкций. Три из них отменены в 2023 году, а две действующие переходят на следующий год.
Как в этом случае правильно заполнить графы «Количество томов (частей)» и «Примечания» номенклатуры дел? Верно ли будет указать в графе 3 цифру 3, а в графе 5 – «Переходящее дело»? Или необходимо добавить в резерв?
Ответ
В соответствии с п. 13 Правил 2023[1] по окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения. Количество заведенных дел мы определяем, суммируя числовые показатели, указанные в графе 3 номенклатуры дел.
Необходимо помнить о п. 51 Правил 2023: «Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 сантиметров».
Исходя из вопроса инструкции по охране труда могут быть сформированы в два дела, но при условии, что листаж каждого из них не превысит 250 листов:
- первое дело – инструкции 2023 года, которые перестали действовать;
- второе дело – инструкции 2023 года, которые будут действовать и в 2024 году.
Таким образом, в графе 3 можно поставить цифру 2 (Пример).
Возможен и второй вариант, в результате чего будут сформированы пять дел:
- 3 дела – то есть три инструкции 2023 года, которые перестали действовать; из каждой будет сформировано самостоятельное дело;
- 2 дела – то есть две инструкции 2023 года, которые будут действовать и в 2024 году.
В этом случае в номенклатуре дел будет указано следующее (Пример).
Занимать резервные номера дел в нашем случае неверно. В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры заголовков дел, не предусмотренных при ее разработке и утверждении. Включение в разделы номенклатуры в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения.
В нашем случае в действующей номенклатуре было предусмотрено дело с необходимым заголовком, поэтому вносить его повторно, занимая резерв, не требуется.
______________________________________
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).