Вы можете спорить, кричать и драться, но совещания работают.
Совещания, «митинги», «миты», встречи, «дэйлики» и др. – в разных компаниях «совещания» могут называть разными словами.
Совещания — это необходимая рутина, благодаря которой:
1. Четко структурируется рабочий день каждой позиции
2. Повышается дисциплина исполнения (возникают фиксированные обязательства перед коллегами)
3. Формируется связь между руководством и сотрудниками компании top-down – bottom-up (менеджмент каскадирует цели, а сотрудники конвертируют их в задачи и передают данные о метриках)
4. Адаптация персонала проходит быстрее и качественнее (онбординг новых сотрудников становится легче)
5. Проще выстраивать любые процессы (чем выше дисциплина исполнения, тем выше вовлеченность, и чем больше эффективности в совещаниях, тем более открытыми становятся сотрудники)
Это далеко не все преимущества ведения совещаний, и несмотря на них, в самом начале внедрения изменений и бизнес-систем люди сопротивляются – сотрудники, их руководители и даже топ-менеджмент.
Топ-3 отговорок, якобы мотивирующие отказ от проведения совещаний
1. «Надо не совещаться, а работать!»
2. «У меня всего 1 человек в подчинении! Я лучше так подойду и скажу все, что нужно сделать!»
3. «Мне некогда даже свои задачи выполнять! Какие еще совещания?!»
Знакомо?
Все эти фразы являются именно отговорками, но винить тех, кто так высказывается не стоит. Ведь каждый из этих пунктов передает эмоциональную составляющую усталости от работы в режиме «тушения пожаров» и, как правило, их объединяют следующие причины:
1. Не налажен рутинный менеджмент → Нет четкого распорядка дня
2. «Срочные» задачи появляются каждый день → Не сформированы приоритеты
3. Слабая дисциплина исполнения → Сотрудники делают не то, что должны, а то, что хотят
Как с этим бороться? Проводить совещания, как это принято в топовых стабильно растущих мировых компаниях.
5 шагов подготовки эффективного совещания
1. Зафиксируйте совещания в вашем календаре и проводите их регулярно в одно и то же время и день.
Существует несколько основных типов совещаний. Три базовых совещания:
a. Ежедневные совещания
b. Еженедельные обзоры
c. Ежемесячные бизнес-ревью
2. Определите цели совещаний.
Совещания без целей бесполезны. Рекомендации по целям:
a. Ежедневные совещания:
- Контроль выполнения плана производства или заказов клиентов за смену/сутки
- Мониторинг простоев оборудования или доступности товара
- Оперативное решение проблем по качеству или решение проблем логистики
- Обеспечение сырьем, материалами и персоналом или поддержка уровня сервиса
b. Еженедельные обзоры
- Анализ выполнения недельного плана производства или продаж
- Разбор повторяющихся дефектов и претензий или ключевых сделок
- Корректировка графика производства или продаж с учетом заказов и поставок
- Контроль выполнения мероприятий по улучшениям (Lean, Kaizen)
c. Ежемесячные бизнес-ревью
- Сравнение фактических KPI с целевыми (OEE, маржа, уровень брака, оборачиваемость)
- Анализ эффективности производства или цепочки поставок
- Обзор состояния оборудования или работы с ключевыми поставщиками
- Разбор стратегических рисков (сырье, кадры, энергия) или сезонности и трендов спроса
3. Утвердите состав и роли каждого совещания.
Если состав участников постоянно меняется или неполный, эффективность совещания под угрозой. Рекомендации по ролям и составу:
a. Владелец совещания (лидер совещания)
b. Сотрудники (по 1 менеджеру от каждого направления с учетом повестки)
c. Тайм-кипер (наблюдатель - следит за временем и оценивает эффективность)
4. Установите и строго соблюдайте продолжительность совещаний.
Совещания – не длительные монотонные доклады и обсуждения. У каждого из них свой тайминг. Рекомендации:
a. Ежедневные совещания – 15-30 минут
b. Еженедельные обзоры – 30-60 минут
c. Ежемесячные бизнес-ревью – 60-120 минут
5. Закрепите повестку для каждого совещания.
Чтобы достигать целей совещания, необходимо составить соответствующую повестку:
a. Первым и последним пунктом в повестке всегда должен быть «Обзор протокола»:
- Обзор действий предыдущего совещания – в начале совещания для просмотра статуса
- Обзор действий текущего совещания – в конце совещания для утверждения действий, ответственных и сроков выполнения
b. Если цель «Контроль выполнения плана (производства / заказов)», то повестка:
- Обзор плана / факта показателей за прошедший день
- план на текущий день
- прогноз выполнения плана недели
- определение действий со сроком:
- на 1-2 дня – для ежедневных совещаний
- на 1-2 недели – для еженедельных обзоров
- на 1-2 месяца – для ежемесячных бизнес-ревью
Если у совещания нет цели, это не совещание. Бесцельное обсуждение просто поглощает наше время.
Примеры целей для совещаний вы сможете найти в Telegram-канале по ссылке ниже.
Совещание – это инструмент повышения эффективности, дисциплины и исполнения, который доказал свою результативность в стартапах и трансформациях бизнеса различных направлений деятельности (от кафе и ресторанов до корпораций).
На совещаниях вы не тратите время – вы вырабатываете и принимаете решения, которые помогают достигать целей. Если цели компании сформулированы верно, и цели совещаний им соответствуют, то все ваши действия будут непременно вести вас к достижению желаемых результатов.
Выполнение этих пять шагов и следование семи простым правилам позволит вам не только достичь всех пяти преимуществ, о которых говорили в начале, но и многие другие. И чтобы все точно сработало, подключите протокол совещания.
Об этом в следующей статье.
Блог на других платформах:
- Telegram - https://t.me/business_lean
- vc.ru - https://vc.ru/id5336644