Бухгалтерия — один из самых загруженных отделов в любой компании. Специалистам приходится работать с огромным массивом данных и отчетности. Оптимизировать рабочие процессы и не допускать ошибок помогает автоматизация бухгалтерского учета. Рассказываем, как внедрить систему автоматизированного учета шаг за шагом.
Как автоматизация бухгалтерского учета экономит финансы бизнеса
Бухгалтерский учет «на бумаге» — это затратный по финансам и времени процесс. Особенно нагрузка на специалистов возрастает в отчетный период. Поэтому большинство компаний выбирает автоматизацию бухгалтерии — когда часть обязанностей специалиста переходит в специальные программы.
При ведении бухгалтерского учета организации руководствуются требованиями и правилами, установленными на законодательном уровне. Вот лишь часть из них:
В зависимости от специфики деятельности, активов, обязательств и масштабов компании могут меняться состав форм отчетности и пояснения. В результате отчетность по итогам периода из нескольких страниц трансформируется в целый том — с детальной информацией об организации. И даже бухгалтерский учет в таблицах Excel не спасает от рутины, траты времени и ошибок.
Какие процессы ускоряет автоматизация бухгалтерского учета:
- формирование первичных документов;
- регистрация хозяйственных операций;
- расчет налогов и страховых взносов;
- формирование отчетности;
- контроль задолженности и взаиморасчетов;
- анализ финансовых показателей;
- обмен информацией с контролирующими органами.
Важное примечание: автоматизировать можно только хорошо отлаженные процессы учета. Попытка внедрить автоматизацию в ненастроенные процессы может привести к отрицательным результатам — ошибкам в данных, увеличению нагрузки на специалистов, дополнительным затратам на исправление ситуации. В идеале — доверить внедрение программ для автоматизации бухгалтерии квалифицированным специалистам, например, компании RG-Soft.
Как внедрить автоматизацию бухгалтерского учета
Автоматизация бухгалтерского учета — это внедрение в бизнес-процессы специальных программ, которые часть рутинных операций выполняют без вмешательства человека. Разберем основные шаги такого внедрения.
Шаг 1. Оцените потребности бизнеса
Выбор программы для бухгалтерии зависит в том числе от размеров компании. Одни программы учета оснащены минимальным набором инструментов для небольшого бизнеса, другие подходят крупным организациям и холдингам.
- ИП и малый бизнес. Предприниматели с небольшим ассортиментом товара могут вести бухгалтерский учет в Excel-таблицах. Но по мере роста бизнеса таблицы становятся неэффективным инструментом. Это сигнал, что пора внедрять программу для автоматизации учета. Например, малому бизнесу подходит «1С:Бухгалтерия».
- Средний бизнес. Компаниям, не входящим в холдинги, подойдет «1С:Бухгалтерия» (с базовыми или доработанными конфигурациями). Но так как бизнес-процессов у них много, обычно они используют и другие решения 1С, например 1С:ERP, «1С:Управление холдингом». Комплексные программы автоматизируют сбор данных о денежных потоках, остатках на складах, закупках, подготовку аналитических отчетов.
- Крупный бизнес. Как правило, крупные компании имеют филиалы или дочерние образования. Учет «на бумаге» и в таблицах здесь практически невозможен. Автоматизация бухгалтерского учета в крупных компаниях строится с помощью программ 1С:ERP, «1С:УХ».
На первом шаге оцените потребности бизнеса, в том числе размер компании и потенциал к масштабированию, чтобы выбрать программу точечно по запросу.
Шаг 2. Назначьте ответственного
Автоматизация бухгалтерского учета требует постоянного контроля и координации. Чтобы процесс прошел без срывов и ошибок, важно назначить внутри компании ответственного сотрудника. Он станет связующим звеном между бизнесом и компанией-интегратором, которая реализует проект по внедрению.
Основные обязанности ответственного:
- Формулировать задачи и ожидания бизнеса.
- Собирать и передавать интегратору документы для настройки системы.
- Контролировать сроки и этапы внедрения.
- Наладить коммуникацию между интегратором, руководством и бухгалтерией.
- Фиксировать проблемы и вносить предложения для оперативного решения.
Шаг 3. Выберите инструменты для автоматизации
Программа для автоматизации учета — это не единственное, что нужно для внедрения полноценной системы. Оцените, какие именно инструменты нужны вашему бизнесу:
- Бухгалтерские информационные системы. Это та программа 1С, которая будет закрывать повседневные задачи бухгалтерии.
- Специализированные сервисы. Это дополнительные инструменты для сбора данных и подготовки отчетности. Например, сервисы ЭДО, управление остатками на складе и т. д. Различные конфигурации 1С оснащены встроенными модулями для сбора данных, в других случаях потребуется интеграция.
- CRM-системы. Если бизнес использует программу 1С, то необходимость в отдельной CRM отпадает.
На этом шаге определитесь с программой, которую будете использовать. Она должна иметь релевантные инструменты для решения задач бухгалтерского учета. Программа фиксирует каждую операцию (приход товара, оплату счета, начисление зарплаты), формирует проводки и обновляет соответствующие регистры учета.
Шаг 4. Найдите интегратора по внедрению и настройке
Компании-интеграторы — это официальные партнеры продуктов 1С. Они помогают бизнесу определиться с лучшим решением и корректно внедрить программу в бизнес-процессы.
Интеграторы могут полностью автоматизировать ваш бухгалтерский учет проект под ключ. А именно:
- Проведут интервью с собственником, руководителями, бухгалтерами и оценят потребности бизнеса.
- Проведут аудит текущих процессов компании, чтобы выбрать программу 1С с подходящей конфигурацией.
- Составят план действий по внедрению программы для автоматизации бухгалтерского учета.
- Выполнят все действия в соответствии с техническим заданием. Отметим, что ТЗ составляет заказчик в связке со своими специалистами и сотрудниками интегратора.
- Обучат сотрудников работе в системе: предоставят инструкции, видеоуроки.
Некоторые интеграторы по запросу заказчика могут выехать на место ведения бизнеса, чтобы оценить текущие процессы, провести презентацию программы или обучить сотрудников офлайн.
Шаг 5. Тестирование и работа в новой реальности
Внедрение системы автоматизации — это не заключительный шаг, а начало нового периода для компании. На этом этапе важно не терять связь с компанией-интегратором, чтобы своевременно решать технические нюансы и иметь возможность задавать вопросы.
На этом этапе важно:
- Регулярно анализировать эффективность работы системы — удобство формирования отчетов, скорость получения данных, уровень прозрачности учета.
- Использовать новые возможности для оптимизации бизнес-процессов.
- Поддерживать контакт с интегратором, чтобы обсуждать перспективы масштабирования и дальнейшие улучшения.
По мере развития бизнеса вы сможете вместе с интегратором расширить функционал: доработать конфигурацию 1С под новые задачи или перейти на более продвинутые решения. Это позволяет не просто автоматизировать текущие процессы, но и закладывать основу для долгосрочного роста.
В таблице — основные моменты по автоматизации бухгалтерского учета:
С какими ошибками можно столкнуться в ходе автоматизации бухучета
Ошибки в процессе автоматизации могут стать причиной убытков и простоев в работе.Какие ошибки чаще всего встречаются на старте:
Завышенные требования. Не переводите «в цифру» сразу все процессы — это может внести путаницу. Автоматизируйте учет постепенно, начните с первичных документов, а потом переходите к более сложным задачам.
Неправильный перенос данных в новую программу. Ошибки на этом этапе могут привести к хаосу в системе или потере сведений. Доверьте миграцию данных интегратору или следуйте инструкции разработчика.
Формальное внедрение программы 1С. Система введена в эксплуатацию, но сотрудники продолжают вести учет на бумаге. Сразу пресекайте такой подход и помогите сотрудникам освоить новый формат работы.
Отсутствует обслуживание программы. Перед внедрением системы автоматизации уточните у интегратора возможность регулярной поддержки.
Сотрудники не подготовлены. Недостаточная квалификация сотрудников может привести к саботажу. Не игнорируйте обучение, донесите до персонала важность переноса данных в цифровое пространство.Автоматизация снижает нагрузку на бухгалтеров и повышает точность документации. Руководителям проще контролировать бизнес-процессы в режиме реального времени и выполнять требования законодательства о бухгалтерском учете.
Часто задаваемые вопросы
Чем автоматизация бухгалтерии отличается от учета в Excel?
Учет в Excel — это работа с данными вручную, при таком подходе не исключены ошибки из-за большого объема информации. Автоматизация бухгалтерии предполагает использование программ, например, 1С. Программы автоматически формируют проводки и отчеты, фиксируют финансовые потоки, обеспечивают взаимодействие с контролирующими органами.
Когда стоит переходить на автоматизацию бухгалтерского учета?
Переходить на автоматизации бухгалтерии стоит, когда ручные методы или Excel перестают обеспечивать оперативность и точность работы. Обращайте внимание на сигналы: растет объем операций, часто возникают ошибки в данных, уходит много времени на подготовку отчетности, данные дублируются и теряются между подразделениями. Если хотя бы один из этих «маячков» сработал — вашему бизнесу пора автоматизировать учет.
Сколько времени занимает внедрение автоматизированной системы учета?
Сроки зависят от масштаба бизнеса, сложности процессов и выбранного решения. Например, внедрение базовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» занимает 1–2 недели, внедрение системы автоматизации в среднем бизнесе — до двух месяцев. На внедрение ERP или «1С:Управление холдингом» в крупном бизнесе и группе компаний может уйти от 3 до 6 месяцев. Ключевую роль играет компания-интегратор: грамотные специалисты могут ускорить процесс за счет точного анализа потребностей и четкого плана внедрения.
Автоматизация учета становится проще, если доверить процесс профессионалам. Компания RG-Soft более 20 лет помогает бизнесу любого масштаба внедрять решения 1С. Специалисты проведут аудит текущих процессов, подберут оптимальную конфигурацию 1С, настроят систему и обучат сотрудников работать в ней. Вы получите готовое решение «под ключ», которое работает с первого дня.