В условиях постоянной оптимизации расходов каждый бюджетный рубль должен работать с максимальной отдачей. Вы контролируете крупные статьи затрат, но уверены ли вы, что видите полную картину по, казалось бы, «мелким» расходам? Например, на офисную печать. Часто эти траты размазаны по разным статьям, не поддаются четкому учету и в итоге образуют значительную сумму. Первый шаг к наведению порядка — это независимый аудит парка печатной техники. Давайте разберемся, почему это важнейший инструмент для принятия взвешенного управленческого решения.
Что скрывается за привычными словами «аудит оргтехники»?
Не стоит пугаться этого термина. Аудит — это не проверка контролирующих органов. Это диагностика, которая отвечает на простые вопросы:
- Сколько на самом деле стоит печать одного документа?
- Эффективно ли мы используем имеющуюся технику?
- Каковы наши реальные, а не предполагаемые, месячные объемы печати?
- Сколько средств уходит на обслуживание и ремонт?
По сути, это фотография текущей ситуации в вашем офисе, сделанная с помощью объективных данных и замеров.
Что входит в аудит и как он проходит?
Процедура абсолютно бесплатна, не требует от вас усилий и не мешает рабочему процессу. Наш специалист проводит несколько простых, но информативных шагов:
- Инвентаризация парка техники. Мы фиксируем количество, модели и возраст всех принтеров, МФУ и копиров.
- Анализ моделей использования. Определяем, какое устройство и кем используется, каковы ежемесячные объемы печати по каждому из них.
- Сбор данных о затратах. Помогаем вам систематизировать информацию о расходах за последний год: покупка новой техники, закупка картриджей и тонера, услуги сервисных центров.
- Оценка скрытых издержек. Мы учитываем время, которое сотрудники тратят на заправку, решение проблем с печатью и простой в ожидании ремонта.
Что вы получаете на руки? Финансовую прозрачность.
По итогам аудита вы получаете не просто отчет, а наглядные вычисления, которые включают:
- Расчет общей стоимости владения (TCO). Вы увидите единую цифру, в которую вашем предприятию обходится печать за год. Эта сумма часто становится откровением.
- Точную стоимость одной копии. Мы рассчитаем, сколько в среднем стоит каждая распечатанная страница с учетом всех затрат.
- Карту эффективности. Поймете, какая техника используется рационально, а какая простаивает или, наоборот, перегружена.
- Рекомендации по оптимизации. Мы представим вам сценарии развития событий:
Что дальше?
Сценарий 1: Продолжаете работать как есть, и какие расходы вас ждут в будущем (с прогнозом на износ текущей техники).
Сценарий 2: Переход на модель с оплатой за копию. В этом случае мы предоставим точный расчет экономии с помесячной и годовой разбивкой.
Зачем это нужно руководителю МУП?
4 ключевых преимущества
- Принятие решений на основе данных, а не догадок. Вы получаете цифры, а не предположения. Это позволяет аргументированно отстаивать необходимость изменений или, наоборот, подтвердить текущую эффективность.
- Инструмент для защиты бюджета. С отчетом об аудите вы можете обоснованно показать вышестоящим органам, как новая модель печати позволит сократить непрозрачные расходы и перевести их в предсказуемую статью.
- Выявление скрытых резервов экономии. Аудит помогает найти «узкие места», где деньги тратятся неэффективно, и предлагает конкретные пути решения.
- Нулевые риски. Аудит бесплатен и ни к чему вас не обязывает. Вы получаете ценную аналитику, не неся никаких затрат. Это возможность бесплатно получить экспертный взгляд со стороны.
Вывод: Аудит — это не про оргтехнику, это про управление финансами
Для муниципального руководителя аудит парка печатной техники — это не техническая, а управленческая и финансовая процедура. Это быстрый и эффективный способ получить полный контроль над одной из статей операционных расходов, сделать ее прозрачной и управляемой.
Проведя один день на диагностике, вы можете получить стратегию экономии бюджетных средств на годы вперед.
Следующий шаг: Закажите бесплатный аудит для вашего предприятия!
Это займет не более 2-3 часов и не потребует от вас подготовительной работы. Наш специалист приедет в удобное для вас время, проведет все необходимые замеры, а через 1-2 дня вы получите на email понятный и подробный отчет с расчетами и рекомендациями.
Сделайте первый шаг к прозрачности и контролю над расходами уже сегодня.