Уважаемые руководители муниципальных предприятий! Вы уверены, что знаете реальную стоимость печати одного документа в вашем офисе? Часто затраты на оргтехнику прячутся в разных статьях бюджета и остаются «невидиками» до тех пор, пока не придет время сдавать отчетность или экстренно искать средства на ремонт.
Если у вас есть хотя бы два из пяти перечисленных ниже признаков, ваше предприятие почти наверняка теряет деньги, которые можно было бы направить на действительно важные цели.
Признак 1: Ваш принтер требует ремонта чаще, чем раз в полгода
Частые поломки — это не просто досадная неприятность, а прямой сигнал о финансовых потерях. Каждый ремонт — это не только счет от сервисной компании, но и:
- Простой сотрудников. Пока техника не работает, ваш бухгалтер, юрист или кадровик не может выполнять свои прямые обязанности.
- Сорванные сроки. Нельзя распечатать срочный договор, отчет или приказ.
- Выброшенные деньги на «лечение» старой техники. Гораздо выгоднее заменить устаревший аппарат, чем постоянно вкладывать в его ремонт.
➡️ Чек-лист:
- За последний год вы вызывали мастера более 2 раз?
- В предприятии есть «принтер, который вечно ломается»?
- Сотрудники относятся к печати документа как к «лотерее» — повезет или нет?
Признак 2: Вы тратите на картриджи больше 10 000 рублей в год
Стоимость оригинальных картриджей для принтеров может быть завышена, а их ресурс — занижен. Если вы не ведете детальный учет этих трат, они легко выходят из-под контроля. Особенно тревожные сигналы:
- Постоянные закупки. Картриджи приходится покупать каждый квартал или даже чаще.
- Использование неоригинальных или заправленных картриджей. Это ведет к ухудшению качества печати и риску повредить принтер, что выльется в еще большие расходы на ремонт.
- Отсутствие прозрачности. Вы не можете быстро назвать сумму, потраченную на расходники за год.
Признак 3: Ваши сотрудники тратят рабочее время на «возню с техникой»
Зарплата специалиста, который разбирается в оргтехнике, намного выше стоимости его услуг как «заправщика принтеров». Если ваши бухгалтеры, секретари или инженеры регулярно:
- Заправляют или меняют картриджи,
- Ищут и вызывают мастеров,
- «Колдуют» с настройками, чтобы заставить принтер работать,
– значит, вы платите им не за их прямую работу. Это скрытая, но очень существенная статья перерасхода фонда оплаты труда.
Признак 4: В вашем офисе работает 3 и более разных МФУ и принтеров
Раздутый и неоптимизированный парк техники — это:
- Лишние затраты на расходники. Нужно покупать разные картриджи для каждой модели.
- Сложность обслуживания. Нет единого стандарта, сложнее контролировать и ремонтировать.
- Нерациональное использование. Один аппарат может быть постоянно загружен, в то время как другой простаивает.
Часто такая ситуация складывается стихийно, когда проще купить новый принтер, чем разбираться со старым. В итоге, предприятие содержит целый «зоопарк» устройств, каждое из которых требует денег.
Признак 5: Вы не знаете, сколько стоит одна распечатанная страница
Задайте этот простой вопрос своему заместителю или бухгалтеру. Если вместо точной цифры вы получаете размытый ответ, вроде «ну, это зависит от принтера и картриджа…», — это главный сигнал о том, что процесс не управляется.
Без понимания стоимости страницы невозможно:
- Эффективно планировать бюджет.
- Контролировать расходы.
- Доказывать эффективность использования средств перед вышестоящими органами.
Вывод: Что делать, если вы узнали свою ситуацию?
Если хотя бы два пункта из этого чек-листа вам знакомы, не стоит винить сотрудников или технику. Проблема в самой модели управления печатью.
Современное решение — это переход на модель с оплатой за копию. Вам больше не нужно:
- Думать о ремонтах — это забота провайдера.
- Закупать картриджи — они предоставляются автоматически.
- Отвлекать сотрудников — сервисное обслуживание включено.
- Содержать «зоопарк» техники — вам подберут оптимальное количество устройств.
- Гадать о стоимости — вы знаете точную цену за каждую копию и получаете один прозрачный счет.
Вы получаете не просто технику, а предсказуемый бюджет и полный контроль над затратами на печать.
Следующий шаг: Проведите бесплатный аудит ваших затрат на печать!
Мы бесплатно проанализируем ваши текущие расходы на оргтехнику и подготовим для вас расчет, который наглядно покажет, сколько средств муниципальное предприятие может экономить ежемесячно. Это ни к чему вас не обязывает, но даст вам точные цифры для принятия взвешенного управленческого решения.