Многие партнеры фирмы 1С предлагают компаниям купить и установить 1С:Документооборот «из коробки». Цены у всех одинаковые, ведь стоимость лицензии определяет разработчик системы.
Разница в том, что «вкладывается в коробку», кроме софта. Или не вкладывается. Кто-то из партнеров ограничивается установкой СЭД, кто-то предлагает почасовое сопровождение, кто-то ничего не добавляет.
Компания 1С-КПД проанализировала, с какими проблемами чаще всего сталкивается малый и средний бизнес при внедрении 1С:Документооборота. А затем собрала свои лучшие наработки, которые максимально закрывают главные “боли” клиентов.
Новый пакет дополнений и бонусов ускоряет запуск системы в разы и экономит заказчикам более миллиона рублей. При этом сам пакет добавляется в коробку бесплатно: 1С-КПД по-прежнему предлагает программный продукт по цене лицензии.
Насколько это предложение на практике выгоднее стандартного? Разбираемся вместе с руководителем проектов 1С-КПД Константином Тихоновым.
1. Эталонные настройки: старт без ошибок и с первого дня
Главная проблема самостоятельного внедрения — настройка системы. Чтобы правильно запустить 1С:Документооборот, нужны специфические компетенции. Если их нет, компания вынуждена учиться с нуля. Это месяцы экспериментов, ошибок и задержек.
Другой вариант — нанять специалиста. Но его услуги стоят дорого. К тому же, если он уволится в процессе, наработки могут быть потеряны, а новому сотруднику придется вникать заново.
Часто нанимают ИТ-специалистов, знакомых с другими продуктами 1С, например, с 1С:Бухгалтерией. Но опыт работы с учетной программой совсем не гарантирует успешного запуска электронного документооборота. Неизбежны ошибки. Типичный пример: процесс согласования договора запускается, но не доходит до подписания. Компания теряет сделку. Другая распространенная ошибка: задачи продолжают падать на уволившихся сотрудников из-за неверно настроенных ролей.
Чтобы снять с клиентов все эти затраты и риски, 1С-КПД вложила в коробку эталонный набор базовых настроек системы, отшлифованный в сотнях проектов. Он подходит для 99% небольших и средних компаний. Дополнительно настраиваются три ключевых вида документов, востребованных именно в вашей организации.
— Мы назвали эти настройки эталонными, потому что они проверены практикой и работают в подавляющем большинстве российских компаний, — говорит Константин Тихонов. — Используя наш пакет, заказчик экономит около миллиона рублей и несколько месяцев внедрения, получая правильную систему с первого дня. Дополнительный плюс: администратор системы видит перед собой пример правильной настройки основных функций системы. По этому образцу он может самостоятельно автоматизировать более сложные процессы.
2. Онлайн-курс + индивидуальные консультации: учимся на практике, а не в теории
Даже идеально настроенная система требует, чтобы сотрудники понимали, как с ней работать и как ее развивать дальше. Именно поэтому в коробку добавлен онлайновый курс-практикум по настройке 1С:Документооборота. С его помощью сотрудники, отвечающие за документооборот, за короткий срок учатся не просто пользоваться системой, но и развивать ее на профессиональном уровне.
Курс ценен сам по себе — он уже помог многим клиентам с нуля внедрить систему своими силами. Но, поскольку в коробку уже вложен эталонный пакет базовых настроек, вашим сотрудникам не придется начинать с чистого листа. Они смогут сразу переключиться на внедрение более продвинутых функций системы.
Дополняет курс индивидуальное обучение администратора и ключевых сотрудников. Обычно это несколько часов практической работы, где специалист 1С-КПД отвечает на вопросы и показывает вживую, как решить в системе те или иные рабочие задачи.
— Онлайн-курс дает системное понимание, а индивидуальное обучение снимает конкретные практические вопросы, — поясняет руководитель проектов 1С-КПД Константин Тихонов. — Это помогает администратору и ключевым пользователям уверенно сопровождать систему и экономит заказчику немалые деньги и время.
3. Пошаговые инструкции: когда обучение встроено прямо в систему
Даже при грамотном внедрении компании сталкиваются с ещё одной проблемой: пользователи просто не знают, как работать с системой. Если обучения нет, администратору приходится вручную писать инструкции для сослуживцев. На это уходят десятки часов, а рабочее время квалифицированного специалиста стоит дорого. А если ему ещё и самому нужно сначала изучить систему, процесс затянется на 3–4 месяца.
В коробке от 1С-КПД эта задача решена заранее: каждый заказчик получает комплект проверенных пошаговых инструкций. Они основаны на опыте сотен проектов, написаны понятно и без воды, содержат описания всех действий, которые могут понадобиться пользователю.
— Двух-трех часов достаточно, чтобы разобраться, как в целом устроена система и начать применять ее в своих рабочих задачах, — отмечает Константин Тихонов. — Благодаря простой и логичной структуре к инструкциям можно вернуться в любой момент, чтобы освежить в памяти нужное действие. А дальше можно досконально осваивать систему по потребности — день за днем, в свободные минуты.
В итоге начало практического использования системы многократно ускоряется.
4. Методические материалы: стартуйте правильно, в том числе, юридически
Как ни важен практический переход к электронному документообороту, его еще следует оформить юридически. Для этого нужны внутренние документы: приказ о вводе системы в эксплуатацию и положение об электронном документообороте. Они создают единые правила работы с документами, выверенные методологически и юридически. В компании распределяются зоны ответственности за документооборот. Сотрудники избегают ошибок, споров, конфликтов, нарушений законодательных норм и т.д.
— Если готовить эти документы с нуля, снова потребуется время и ресурсы, — говорит руководитель проектов 1С-КПД Константин Тихонов. — Поэтому 1С-КПД вложила в коробку готовые методические материалы, которые легко адаптировать под особенности конкретной организации и сразу можно использовать. Нашим клиентам не нужно самим изучать нюансы законодательства: готовые шаблоны учитывают все необходимые нормы.
Вместо заключения
Все эти бонусы решают не разрозненные задачи, а одну общую проблему — делают запуск электронного документооборота быстрым, безопасным и предсказуемым.
Без пакета дополнений от 1С-КПД компаниям приходится тратить значительные ресурсы на поиск и оплату специалистов, настройку системы, разработку инструкций и методических материалов. Речь идет о месяцах работы и суммах затрат от миллиона рублей и выше.
С предложением 1С-КПД заказчики получают, все «лекарства от головной боли» в одном комплекте: преднастроенную систему, обучение для администраторов, инструкции для пользователей, документы для юридического оформления.
При этом стоимость самой лицензии остается такой же, как у любого другого партнера 1С. Разница только в том, что входит в коробку вместе с софтом.