Месяц назад знакомая дизайнер прибежала ко мне вся взволнованная. Ей пришло уведомление от налоговой - штраф 20 тысяч рублей. Оказалось, она полгода работала как самозанятая, но забывала пробивать чеки клиентам. Просто не знала, что это обязательно.
Я сама когда-то прошла через этот квест с чеками. Сначала казалось сложно: что нажимать, когда отправлять, как не забыть. А потом выстроила систему, которая работает на автомате.
Сейчас расскажу всё по шагам - так, чтобы вы никогда не получили письмо из налоговой с неприятным сюрпризом.
Как я стала самозанятой и чуть не попала на штраф
Два года назад я начала вести бухгалтерию для небольших компаний. Сначала помогала знакомым за символическую плату. Потом клиентов стало больше, суммы выросли.
Подруга сказала: регистрируйся как самозанятая, это легально и налоги не большие. Я скачала приложение "Мой налог", прошла регистрацию за пять минут. Всё просто: фото паспорта, селфи - готово.
Первый месяц я получала деньги от клиентов и радовалась жизни. А про чеки как-то не думала. Мне казалось, раз деньги приходят на карту, налоговая всё видит - и ладно.
На второй месяц позвонила клиентка: "Мне нужен чек для бухгалтерии". Я растерялась. Какой чек? Где его взять? Села гуглить и узнала, что каждый перевод от клиента нужно оформлять чеком. Обязательно. Иначе - штраф.
Хорошо, что я узнала об этом вовремя. Быстро пробила чеки за прошлый месяц - в приложении есть функция задним числом, но только в течение нескольких дней после получения денег.
Три главных правила про чеки, которые нужно запомнить
Первое правило: чек нужно выбить сразу после получения денег. Максимум - до 9-го числа следующего месяца. Но лучше сразу, пока не забыли.
Я себе поставила правило: получила перевод - тут же открываю приложение и делаю чек. Пока деньги "горячие", пока помню, от кого и за что.
Второе правило: один перевод - один чек. Даже если клиент переводит частями. Получили 5000 в понедельник, ещё 3000 в пятницу - это два разных чека.
Помню, как один раз клиент перевёл мне аванс, а через неделю - остаток. Я по ошибке пробила один чек на всю сумму. Пришлось аннулировать и делать два правильных.
Третье правило: чек обязательно нужно отправить клиенту. Не просто пробить для себя - именно отправить. В приложении есть кнопка "Поделиться" - через неё можно скинуть чек в мессенджер или на почту.
Клиенту это тоже важно. Если он компания - чек нужен для бухгалтерии. Если физлицо - просто подтверждение оплаты.
Пошаговая инструкция: как пробить чек за две минуты
Открываете приложение "Мой налог". На главном экране большая зелёная кнопка "Новая продажа". Нажимаете.
Появляется форма. Там всего три поля, которые нужно заполнить.
Первое - название услуги или товара. Пишите понятно: "Консультация по бухгалтерии", "Дизайн логотипа", "Ремонт компьютера". Не нужны сложные формулировки, главное - чтобы было ясно, за что деньги.
Второе - сумма. Вбиваете ту цифру, которую получили от клиента. Всё до копейки. Получили 7500 - пишете 7500.
Третье - выбираете, кто заказчик: физическое лицо или компания. Это важно, потому что налог будет разный.
Я первое время путалась. Клиент написал "ИП Иванов" - это физлицо или компания? Запомнила просто: если клиент просит чек для бухгалтерии или у него есть ИНН компании - выбираем "Юридическое лицо".
Всё, нажимаете "Выдать чек". Готово. Чек сформирован. Теперь его нужно отправить.
Как отправить чек и не запутаться
После того как чек пробит, приложение показывает его на экране. Внизу несколько кнопок. Нам нужна "Поделиться".
Нажимаете - выскакивает меню с вариантами: WhatsApp, Telegram, почта, СМС. Выбираете то, через что общаетесь с клиентом.
Я обычно отправляю в тот же мессенджер, где мы договаривались о работе. Так клиент сразу видит чек и не теряет его.
Чек приходит в виде ссылки. Клиент нажимает - открывается красивая страница с полной информацией: что куплено, сколько заплачено, дата, ваши данные.
Бывает, клиент просит чек повторно - потерял или не сохранил. Не проблема. В приложении есть раздел "Продажи" - там все ваши чеки. Открываете нужный, снова нажимаете "Поделиться" и отправляете.
Я даже завела привычку: сразу после отправки чека пишу клиенту: "Чек отправила, проверьте, пожалуйста". Так я точно знаю, что он его получил.
Момент, когда я поняла, как это экономит нервы
Прошлой весной у меня было особенно много заказов. Я работала с восемью клиентами одновременно. Переводы сыпались каждый день.
Раньше я бы занервничала: а все ли чеки пробила? А никого не забыла? А вдруг налоговая найдёт ошибку?
Но у меня уже была отлаженная система. Получила перевод в 10 утра - в 10:05 чек пробит и отправлен. Пришли деньги в обед - сразу же сделала чек.
В конце месяца я открыла раздел "Продажи" и спокойно проверила: все ли переводы закрыты чеками. Всё сошлось. Никакого напряжения, никаких штрафов.
Тогда я поняла: чеки - это не бюрократия и не лишняя головная боль. Это защита. Моя защита от проблем с налоговой. И защита клиента, который получает подтверждение оплаты.
На всё про всё уходит две минуты. Но эти две минуты спасают от штрафов в десятки тысяч.
Три ошибки, которые делают все новички
Первая - откладывают чеки на потом. "Вечером пробью все за день". Вечером забывают. Утром уже не помнят, кто сколько перевёл.
Я пробовала так делать. Результат - путаница и лишние нервы. Сейчас правило железное: получил деньги - сразу чек.
Вторая ошибка - неправильно выбирают тип клиента. Компанию отмечают как физлицо или наоборот. Потом налог считается неправильно.
Если сомневаетесь - спросите у клиента напрямую. "Вам нужен чек для компании или как физлицу?". Лучше уточнить один раз, чем потом исправлять.
Третья - не сохраняют подтверждения отправки. Клиент может сказать: "Я не получал чек". А у вас нет доказательств, что отправляли.
Я делаю скриншот после отправки. Или сохраняю переписку. Мелочь, но выручала пару раз, когда возникали вопросы.
Что делать, если забыли пробить чек
Бывает, забыли. Получили перевод, отвлеклись, а вспомнили только через неделю. Паника?
Нет. В приложении есть возможность выбить чек задним числом. Открываете "Новая продажа", заполняете как обычно. Только дату меняете на ту, когда реально получили деньги.
Главное - успеть до 9-го числа следующего месяца. Получили деньги 15 января - чек можно пробить до 9 февраля включительно.
Я один раз пропустила чек на 3000 рублей. Вспомнила через четыре дня. Спокойно зашла в приложение, выставила правильную дату, пробила чек. Всё прошло гладко.
Но лучше, конечно, не доводить до этого. Выработайте привычку - и забывать не будете.
Простая система, которая работает каждый день
Я веду табличку в телефоне. Простую, в заметках. Две колонки: дата и сумма. Когда жду перевод от клиента, записываю туда.
Пришёл перевод - открываю заметку, сверяю сумму, пробиваю чек. Ставлю галочку напротив. Вечером просматриваю - все ли галочки стоят.
Ещё помогают уведомления банка. Пришло СМС о переводе - сразу захожу в "Мой налог". Не откладываю даже на час.
Знаю людей, которые ставят напоминание на телефоне: "Проверить чеки за день". Каждый вечер в одно время. Тоже вариант, если вам так удобнее.
Главное - найти свою систему. Такую, которая не даст забыть и не отнимет много времени.
Что изменилось с тех пор, как я навела порядок
Прошёл год с того момента, как я выстроила чёткую систему с чеками. За это время - ноль проблем с налоговой. Ноль штрафов. Ноль нервов.
Клиенты довольны - чеки приходят сразу, не нужно напоминать и выпрашивать. Это повышает доверие. Люди видят: человек работает по-честному, всё официально.
Я сама стала спокойнее. Раньше в конце месяца сидела и думала: а вдруг что-то упустила? Сейчас знаю точно - всё под контролем.
Два раза была выездная проверка от клиентов-компаний. Их бухгалтерия запрашивала подтверждения. Я за пять минут выгрузила все чеки из приложения и отправила. Никаких вопросов не возникло.
Самозанятость - это удобно и выгодно. Но только если делать всё правильно. А чеки - это основа основ. Научитесь их пробивать с первого дня - и спите спокойно.
У вас есть свои лайфхаки по работе с чеками? Или может, были сложные ситуации? Делитесь в комментариях - вместе разберёмся.