Некоторые разговоры с сотрудниками ну никак нельзя назвать приятными. Это может быть диалог с целью корректировки действий подчиненного, обратная связь, дисциплинарные диалоги, или даже увольнение. В преддверии такой беседы обычно повышается тревожность, а негативный эмоциональный фон тот еще помощник в сложных беседах. Как подготовиться к такой беседе, чтобы она перестала быть сложной - в этой статье!
Подготовка к сложному диалогу решит примерно 95% проблем этого диалога и снизит ваш уровень тревожности так же значимо.
Основная ошибка в проведении сложной беседы заключается в попытке импровизировать. Сложно выдавать "интерпретацию на тему" или "вольную импровизацию", если в голове пусто. Откуда возьмутся сильные логичные фразы и сильный логически выстроенный план диалога, если он никогда в голове не был? Ответ очевиден - ниоткуда не возьмется, и руководитель, попытавшийся импровизировать, сядет в лужу.
Этап 1. Подготовка
Прежде чем назначить встречу с сотрудником, стоит пару минут поговорить с умным человеком, с самим собой. Первый вопрос такой: какова цель беседы? Чтобы что? Что должно произойти с подчиненным после беседы?
Отсутствие четкой цели собьет вас с толку. Сложно подобрать слова, предложения, интонации и инструменты влияния, если нет четкого понимания, что конкретно вы планируете сделать.
Второй вопрос для подготовки - на какие минимальные договоренности вы согласитесь. Если ваш собеседник начнет аргументировать свою позицию, предлагать свои варианты или попытается отторговать какие-либо условия. Дальше минимально приемлемого варианта вы беседу продолжать не будете, потому что для вас в этом нет смысла. Здесь же можно продумать, с какой позицией и аргументами придет на встречу собеседник, и подготовить контраргументы.
Этап 2. Начало встречи
С места в карьер - плохая тактика. Начните с малого разговора (тот самый small talk), чтобы немного разрядить ситуацию и расслабить вашего собеседника. И только после этого обозначьте цель встречи и ваши ожидания от нее.
Этап 3. Содержание беседы
Деловое общение предполагает 2 содержательные части беседы - ориентация в проблеме и выработка решения. Иногда вам стоит позадавать вопросы, чтобы разобраться что к чему, в других же беседах этого не потребуется.
Самая общая рекомендация для планирования беседы - следуйте "Правилу английского сержанта" (не спрашивайте откуда название, я не в курсе). Правило гласит:
- Скажите собеседнику, что вы собираетесь ему сказать;
- Скажите ему всё, что собирались сказать;
- Скажите собеседнику, что вы только что ему сказали.
Перевожу на русский: обозначьте повестку диалога и ваши ожидания, обсудите запланированные вопросы, обсудите возможные варианты решений или договоренностей, выберите самый оптимальный, подведите итог встречи и резюмируйте договоренности.
Этап 4. Подведение итогов
В общем то, как я написал абзацем выше, в конце встречи имеет смысл резюмировать то, о чем вы договорились. И не забудьте поблагодарить собеседника за уделенное время (вообще за что-нибудь, главное искренне).
Этап 5. Стать мастером переговоров
На эту структуру встречи можно навесить вагон и маленькую тележку разных переговорных техник и инструментов, кучу стратегий и методов, неизменным всегда остается самый первый вопрос - ради чего вы идете на эту встречу.
Подписывайтесь, и читайте в следующих статьях об этих самых техниках ведения бесед и переговоров, о методах влияния и убеждения.