Когда компания подключает нового исполнителя, кажется, что главное — подписать договор и отправить задачу. На практике все сложнее. Ошибки на старте приводят к утечкам данных, налоговым претензиям и срывам проектов. Чтобы этого избежать, компании стоит выстроить полноценный онбординг для фрилансеров.
Проверка начинается с KYC
Первый этап — убедиться, что исполнитель имеет право оказывать услуги. Это не показатель недоверия, а юридическая необходимость.
Нужно проверить:
- У самозанятых — актуальность статуса НПД в ФНС.
- Для физлиц — корректные данные для удержания НДФЛ.
- Для ИП — регистрация и реквизиты.
Все эти шаги можно автоматизировать: современные платформы проверяют статус онлайн и формируют документы без участия менеджеров. Это ускоряет процесс и снижает риск ошибок.
Договор и документы
Договор с исполнителем должен быть предельно конкретным: предмет, сроки, результат и порядок приемки. Размытые формулировки повысят вероятность переквалификации в трудовые отношения и могут привести к дополнительным налоговым обязательствам.
Электронный документооборот позволяет подписывать, хранить и передавать документы быстрее и надежнее, чем в бумажной форме.
Управление доступами
Когда исполнитель получает доступ к CRM, аналитике или корпоративным чатам, важно сохранить баланс между удобством работы и безопасностью компании. Лучшие практики:
- назначать ограниченные роли в системах;
- установить срок действия прав;
- использовать корпоративные аккаунты вместо личных.
После завершения проекта доступ должен закрываться автоматически — это защитит данные и исключит ненужные риски.
Зачем бизнесу онбординг фрилансеров
Онбординг — это не формальность, а элемент защиты компании. С его помощью исполнитель получит все необходимые инструменты для работы без задержек, а бизнес сохранит контроль над данными и юридическую прозрачность сотрудничества.
Solar Staff автоматизирует ключевые этапы: проверку налогового статуса, оформление договоров ГПХ, электронный документооборот и массовые выплаты. Платформа позволяет компаниям подключать исполнителей быстро и безопасно, сохраняя контроль над бизнес-процессами.