Одна случайно выброшенная бумага может обернуться не просто потерей денег, а настоящей утечкой личных данных.
Адрес, подпись, паспортные сведения, номер счета — все это нередко указано в привычных бумагах, которые мы не задумываясь отправляем в мусорное ведро. Злоумышленникам иногда достаточно одного листка, чтобы оформить кредит, получить доступ к личному кабинету или даже подделать документы.
Если вы заботитесь о своей информационной безопасности, не спешите избавляться от бумаг, которые кажутся «ненужными».
Некоторые документы нужно хранить, а другие — уничтожать правильно, чтобы не дать посторонним доступ к конфиденциальной информации.
Вот пять видов документов, которые особенно важно сохранять или утилизировать с соблюдением правил безопасности.
1. Договоры на покупку имущества и подтверждающие документы
Договор купли-продажи, акт приема-передачи, чек или расписка содержат не только финансовую информацию, но и персональные данные — ФИО, паспортные реквизиты, адрес регистрации.
Эти бумаги стоит хранить до окончания налогового срока владения имуществом — они подтверждают расходы и могут сэкономить вам тысячи рублей при продаже.
Но если документ все же утратил актуальность, не выбрасывайте его в обычный мусор — уничтожьте с помощью шредера или передайте в пункт безопасной утилизации.
Так вы защитите себя от возможного мошенничества и не дадите злоумышленникам использовать ваши данные.
2. Договоры и расписки, по которым вы получали или передавали деньги
Любая расписка или договор займа — это не просто финансовая гарантия, а документ, содержащий конфиденциальную информацию: суммы, реквизиты, подписи сторон.
Если такой документ попадет в чужие руки, им можно воспользоваться для шантажа, подлога или даже оформления фиктивных долгов.
Храните такие бумаги до завершения всех расчетов, а затем уничтожайте с соблюдением требований информационной безопасности — не целиком, а с разрезанием текста и подписи.
3. Технические паспорта и документы на оборудование
Паспорта на газовые, электрические и иные бытовые устройства содержат серийные номера, данные о владельце, адрес установки и даты обслуживания.
Эти сведения также могут быть использованы для подделки гарантий, мошеннических обращений в сервис или подмены данных в страховых случаях.
Храните документы до официального вывода техники из эксплуатации, а при утилизации — уничтожайте их полностью.
Помните: штраф за нарушение предписаний газовой службы (например, при отсутствии техпаспорта) может составлять до 10 тысяч рублей (ст. 9.23 КоАП РФ).
4. Долговые расписки
Одна из самых чувствительных категорий бумаг.
Расписка содержит подписи, паспортные данные и суммы — все, что нужно для подделки новых долгов или подачи фиктивных исков.
Если вы выбросите такую бумагу, она может оказаться инструментом для мошенников.
Храните расписки в защищенном месте, например, в сейфе или закрытой папке.
После окончания срока хранения уничтожайте документ так, чтобы невозможно было восстановить текст и подписи.
5. Квитанции и платежные документы
Многие считают, что квитанции с коммунальных или налоговых оплат не представляют интереса, но они часто содержат ФИО, адрес, номер лицевого счета, последние цифры банковской карты.
Этой информации достаточно для фишинга, телефонного мошенничества и подбора данных для доступа к онлайн-сервисам.
Храните такие документы минимум три года — на случай споров с поставщиками услуг.
А когда срок выйдет, обязательно уничтожайте их безопасным способом — не просто рвите, а измельчайте полностью.
Для компаний: защита бумажных данных — часть информационной безопасности
Информационная безопасность касается не только личных документов, но и корпоративных.
В организациях ежедневно проходят сотни бумаг, содержащих персональные данные сотрудников, клиентов и партнеров:
- договоры и кадровые документы,
- медицинские справки и листки нетрудоспособности,
- доверенности, акты, счета,
- клиентские базы и контактные списки.
Все эти материалы подлежат защищенному хранению и правильной утилизации.
Просто выбросить старые документы в мусорный бак — значит нарушить Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».
За разглашение или несанкционированную передачу таких сведений предусмотрена административная ответственность:
- для должностных лиц — штраф до 20 000 рублей,
- для компаний — до 100 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ).
Чтобы избежать утечек, организации должны:
- использовать шредеры или специальные контейнеры для уничтожения документов;
- вести журнал учета утилизации;
- ограничивать доступ к архивам;
- обучать сотрудников правилам обращения с бумажными носителями.
Не забывайте про электронные носители
Информационная безопасность — это не только про бумагу.
Флешки, внешние диски, серверы, старые компьютеры и жесткие диски — все это тоже носители персональных данных.
Если данные на них больше не нужны, их необходимо уничтожать по истечении срока хранения или после достижения цели их сбора, как требует закон о персональных данных (152-ФЗ).
Недостаточно просто удалить файлы — информация остается в памяти устройства и может быть восстановлена.
Поэтому рекомендуется:
- производить безвозвратное удаление с помощью специализированных программ;
- при утилизации оборудования — физически уничтожать носители (размагничивание, измельчение, термическая обработка);
- фиксировать факт уничтожения в акте или журнале учета.
Это особенно важно для организаций, работающих с персональными данными, финансовыми отчетами или медицинской информацией.
Несоблюдение сроков хранения и порядка удаления данных может рассматриваться как нарушение закона и повлечь штрафы и утечку информации.
Итог
Информационная безопасность начинается не с компьютера и не с антивируса — она начинается с документов и носителей данных.
Храните важное, уничтожайте устаревшее правильно и никогда не позволяйте личной или корпоративной информации оказаться в чужих руках.