Как найти условное форматирование
Условное форматирование – инструмент, который позволяет автоматически подкрашивать ячейки в соответствии с заданным условием.
Находится на вкладке «Главная» и имеет соответствующее название «Условное форматирование».
В Google Sheets можно найти, щелкнув в любой ячейке на правую кнопку мыши, опуститься вниз до «Показать другие действия с ячейкой», а затем «Условное форматирование». Или же можно выбрать на панели вкладку «Формат» и уже там «Условное форматирование».
Базовое наполнение
Изначально электронная таблица предлагает множество популярных вариантов, среди которых правила на сравнение чисел в диапазоне (больше, меньше, равно, между), выделение дат, повторяющихся значений и даже текстовых вхождений. Среди стандартных предложений есть отбор первых и последних значений, выше и ниже среднего и других. Цветовые шкалы и гистограммы автоматически анализируют данные и красят светофором или интуитивно понятным градиентом.
Базовые наборы решают только часть задач, поэтому перейдем к более интересному – созданию собственных уникальных.
Форматирование по собственным правилам
Во времена освоения электронных таблиц данная конструкция была для меня немного не понятной. Казалось бы, заходишь в условное форматирование, выбираешь «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», пишешь стандартную ЕСЛИ. Если выделенные мной ячейки, то… То все, именно на этом моменте наступал ступор и непонимание того, чем же заполнить мою функцию и как вообще донести таблице, что если, например, статус проекта «Завершен», то покрась в красный, если «В работе», то в зеленый, если «На рассмотрении», то в желтый.
В процессе обучения стало понятно, что для написания формулы на условное форматирование в данном случае логика в разы проще. Конкретная ячейка со статусом равна статусу «Завершен»? Да, значит красим, нет, значит не красим. Выглядит это не так:
=ЕСЛИ(С2 = «Завершен»;…)
А вот так:
=$С2 = «Завершен»
Нажимаете «Ок» и применяете к нужному диапазону, в моем случае, это =$C$2:$C$6. Чтобы выделить диапазон, достаточно встать курсором на ячейку с диапазоном и в самой таблице выделить нужный столбец или строку. Также диапазон можно ввести вручную.
Внимательный читатель заметит знаки доллара $ у некоторых ячеек и задастся вопросом откуда они взялись и что означают. Ответ прост – это фиксаторы, не позволяющие смещаться строке или столбцу при растягивании вниз или вверх.
Если доллар стоит перед буквой, то закрепляется столбец и при растягивании, он не меняется, аналогично с цифрой и строкой. Если закреплено и то, и то одновременно, то при любых движениях ссылка на данную ячейку не изменится.
Возвращаясь к нашему примеру, условное форматирование не поддерживает множественные формулировки, поэтому для каждого из статусов нужно будет прописать аналогичные формулы, заменив статус и цвет. Последовательность правил в данном случае не важна.
Всегда обращайте внимание на «Объект правил форматирования» (к чему и где применяются ваши правила).
Рекомендации по использованию
Помимо этого, некоторые нюансы:
Использование ярких цветов не самая лучшая практика. Они слишком бросаются в глаза. Помните, что пользователем может быть любитель темной темы, а значит нечто нейтральное (например, #FFF2CC вместо #FFFF00, будет воспринято лучше.
Обычно для решения задач рекомендуется использовать 3-4 цвета, иначе таблица становится излишне акцентной и смысл форматирования теряется.
Многое зависит от ваших привычек и привычек пользователей, поэтому если наличие 20 цветов с разными оттенками не пугает вас и вашу команду – творите. Главное, не запутайтесь.
Каждый отдельно взятый цвет должен нести смысл и если его интерпретация будет понятной интуитивно, то условное форматирование использовано на 100%. Смотри картинку.
Даже будучи не погруженным все ясно – если зеленое – все хорошо, красное – плохо, желтое – нечто среднее.
Во втором случае сложнее – нужно читать, анализировать и сопоставлять цвет с фактом (в данном случае со статусом).
Поэтому в данном случае, да и даже в случае с формулами, лучше сделать проще, чем нагромождать. Условное форматирование – тому доказательство. Начинайте и старайтесь поддерживать условия и формулы читабельными и презентабельными. Что касается условного форматирования, то помните – ваша задача упростить восприятие, а не запутать пользователя. Всегда проверяйте ссылки в формулах и тестируйте правила на небольшом диапазоне.