Введение. Понятия и смыслы.
Управление временем или тайм-менеджмент - современные понятия в обиходе каждого офисного работника. В мире, где время - это деньги и главный исчерпаемый ресурс работника, управление временем стало одним из основных инструментов, который доступен далеко не всем.
В современных условиях мир захлебнулся "удаленкой", "самоизоляцией" и "конференц-связью". Тайм-менеджмент стал остро необходим не только для контроля выполнения задач, но и для исполнения своих собственных заданий.
Необходим ли тайм-менеджмент в сфере проектирования и строительства? Да, конечно. Причём наравне с качеством исполнения работ, с потраченными ресурсами в виде денег, управление временем проектировщиков, конкретных исполнителей, также важно.
Время и сроки не одно и то же в проектировании. Опытные специалисты шутят "я сделаю эту работу за 3 дня, но в течение месяца". И в каждой шутке только доля шутки. Проблемы сроков и тонкие взаимосвязи уходят глубокими корнями в разные стороны, стараясь размазать ответственность по всем исполнителям и организациям проектирования, экспертизы, строительства. Углубляясь в эти слова, можно далеко уйти в поиске виноватых. И главное в этом поиске не выйти на самого себя...
Опустим тему сроков и исполнения задач, согласно сроков контрактов и договоров. Остановимся на управлении временем конкретного исполнителя в проектировании.
Принципы управления временем проектировщика
- планирование
- приоритизация
- структурирование
Планирование сейчас доступно для многих проектных организаций. Начиная от Битрикс и прочих систем (их бесконечное разнообразие), планирование может быть актуальным как на конкретный день, так и на целую неделю. Если задача одна или их несколько, планировать рабочий день не составляет труда. Гораздо сложнее планировать то, чего нет. Нет работы - нет планов на её выполнение. Самый главный страх исполнителей заключается в том, что план не совпадает с фактом. Тем самым как будто отбивая желания исполнителей строить те самые планы, которые постоянно меняются и переигрываются. Если так происходит каждый день в течение нескольких месяцев, значит вы работаете или не на своём месте, или не в той компании и не в том режиме. Всегда есть непредвиденные случаи, срочные задачи, приоритеты поменяются, концепция может меняться и план уже не выполним. Планирование учит нас выстраивать самостоятельно важность своих дел, время на дело, понимать сложность выполнения этого дела.
Приоритизация необходима, если "слуга работает на нескольких господ", тут уж как говорится или ты сам берешь ответственность кому "служить сегодня" или если ваша работа построена в одной организации, но с разными ГИПами или руководителями, то приоритизация задач исходит от вышестоящего руководства "какими задачами заниматься именно сейчас". То есть по сути выстраивает приоритеты, какие проекты важнее, а какие менее важные, ваше руководство или вы сами. Одинаково важными в данный момент времени не могут быть все проекты и все задачи. Всегда есть остро важный, а есть менее важные.
Структурирование позволяет нам понять как оценить выполнение задачи, что должно быть результатом, кто и как будет отслеживать выполнения задачи и что при этом должно быть доступно для контроля за задачей.
Я опишу лишь некоторые методы управления временем, которые считаю главными в проектном мире, и которые я использовала или использую до сих пор.
Матрица Эйзенхауэра.
Знаменитая матрица Эйзенхауэра предлагает делить полученный ворох рабочих задач на 4 категории:
- важное и срочное
- важное и несрочное
- срочное и неважное
- несрочное и неважное
По моему опыту внедрения этой матрицы в работу проектировщика, и руководителя, я не получила достаточной отдачи. Не сработалась с этой идей и вовсе даже и забыла про неё в какой-то момент.
Объяснение моё строится на том, что даже в течение дня нельзя убедительно расставить приоритеты между текущими задачами, а именно между "важным и несрочным" и "срочным и неважным". При этом должна точно отметить, что "несрочного и неважного" в моей работе и вовсе не встречалось ни в течение рабочего дня, ни в течение рабочей недели.
Быстрые темпы работы, интенсивность получения замечаний от Заказчика или экспертизы, может мешать ваши задачи мгновенно по несколько раз в час и тут уж без быстрой адаптации никак.
Метод ПОМОДОРО или фиксация времени.
Методы могут называться по-разному, но основной замысел таков: время на активную работу, потом отдых, снова работа активно, снова отдых. Перерывы при этом могут быть короткими на 5-7 минут, а могут быть и на 20-30 минут (обед, чай, кофе).
К сожалению, использование этого метода для среднестатистического проектировщика не совсем пригодно. Во-первых, при статической неактивной работе за компьютером, монотонно выполняя свои задачи, 25 минут для концентрации внимания исполнителям крайне мало. Нужно примерно 50-70 минут активной монотонной работы чертежником, далее перерыв 15 минут на чай, прогулку, расслабление, проветривание помещения.
Врачи рекомендуют устраивать каждый час перерыв от монитора для спасения нашего с вами зрения примерно на 15 минут. Многие специалисты рекомендуют естественное проветривание каждый час по 10-15 минут, что благотворно влияет на организм. Но тут есть свои нюансы. Вспомнить даже производственную гимнастику, где гигиена труда и правила безопасности были на лидирующих позициях в Советском союзе. Бережное отношение к людям было важным инструментом.
Увы, также из практики, лично засекала время активно работающего управленца в сфере проектирования. Сколько минут ГИП, руководитель проекта, руководитель проектного института может не отвлекаться от дел? Так вот статистика моя привела к выводам, что в активной фазе рабочего дня количество отвлекающих звонков может доходить до 1 отвлекающего действия через каждые 15 минут. Это говорит о том, что работнику нужно снова вернуться к делу, которое он бросил и потратить еще больше времени на концентрацию, чем потратил бы не отвлекаясь на внешние факторы.
Но и тут есть свои нюансы, так бывает не каждый день. Нужно понимать фазы активного отвлечения и фазы монотонной работы.
Метод фиксации времени, полезен и важен. То есть приходя утром на рабочее место, я расписываю задачи, делаю это письменно (тут работает правило - выкинь это из головы, выпиши на бумагу). И уже в ходе дня получаю/придумываю дополнительные задачи, выписывая их также на лист. На каждую задачу выделяю мысленно время и тут иногда происходит осознание "нет это сегодня уже не успеется", тогда задача дробится на подзадачи и исполняется столько сколько возможно, давая шанс закончить её в общий понятный и приемлемый срок.
Метод хронотипа сотрудника.
Сотрудники делятся не на жаворонков и сов, как многие могли подумать, а на другие типы:
Львы - просыпаются без будильника с 5:30 до 10:00. Продуктивны с 10 до 17 примерно.
Волки - тяжело встают утром, обязательно с будильником и не одним. Работают активно до 20:00.
Медведи - встают спокойно по будильнику с 7 до 11:00, эффективно работают с 11 до 18:00.
Дельфины - часто просыпаются ночью и также быстро засыпают. Эффективны в работе с 10 до 18, но беспокойны и потому им надо задолго готовиться ко сну.
Сама я отношусь к типу Львы. Активная фаза работы с 8:30 до 15:30. Далее сложнее, но это не значит, что работать при этом я не стану. Скорее то, что будет сказано после 18:00, я запомню слабо. Да, бывают исключения и вполне себе монотонно я могу работать и поздно вечером, но увы, это не креативно, не продуктивно или рутина, которую просто нужно доделать. Ночами не работала и не училась никогда из принципа. Ранний подъём и свежая голова важнее ночных заседаний.
Метод А,В,С.
Мой любимый применяемый в проектировании и на работе, а также даже в личных делах. Много лет я живу по этому методу и он не подводит ни разу.
Принцип этого метода достаточно прост, главное не лениться. Выписывая все дела, которые необходимо выполнить в течение дня или в течение недели, нужно оценить время выполнения этих дел.
Далее оставить только дела текущего дня. Выбрать самые острые и важные, которые нужно сделать как можно быстрее. как правило, это крупные дела, требующие большого времени, внимания и сил. Такие дела называются категория А. Если они совсем велики, я дроблю их на А1, А2, А3.... чтобы у страха не были глаза велики.
Далее определяю дела категории В. Это важные вещи, задачи, задания, но если не сделать А, к В можно и не подходить, то есть не столь острые.
А также я выделяю дела категории С. Эти дела не относятся к приоритетным и немедленным. И даже если их не выполнить, то особо ничего не изменится, но сделать их надо.
Так как я утренний человек, сильна и бодра утром, то начинаю раскачиваться с вещей важных и не утомительных, переходя на дела категории А, В и если остаётся время на дела категории С.
Дома, в жизни я применяю этот же метод, так как дел становится значительно меньше и волнений не остаётся совсем, если определиться с категориями задач и раздробить их.
Тем самым хочу также подчернить, что любому проектировщику, который видит результат своей работы через зрение, очень важно видеть вычеркнутые жирной линий дела, закрашенные задачи и "плюсики" напротив списка дел каждый день!
Это лишь малая часть методов и способов управления временем реальной работы проектировщика или руководителя в сфере проектирования. Естественно, что чем выше должность конкретного сотрудника тем больше он может применять инструментов и тем больше развязаны его руки для самостоятельного управления своим временем, делегирования задач и управления временем своих сотрудников, если такие имеются.