Сегодня поговорим о том, как в экселе сделать выпадающий список. Это очень полезная вещь, особенно если вы часто заполняете таблицы и не хотите каждый раз вручную вводить одни и те же данные.
Такие списки помогают избежать ошибок, ускоряют работу и просто делают таблицу удобнее.
Зачем это нужно
Представьте, что вы ведете учет товаров или отделов, или, скажем, фамилий сотрудников. Если каждый раз вводить все вручную, то легко ошибиться. А если в Excel сделать список в ячейке, то можно просто выбрать нужное значение из заранее заданного набора.
Все аккуратно, быстро и без опечаток.
Первый и самый простой способ
Смотрите, если вы вводите в столбик повторяющиеся значения, например названия городов, можно воспользоваться встроенной возможностью эксель.
Встаньте в следующую пустую ячейку и нажмите сочетание клавиш Alt и стрелка вниз. Excel покажет все значения, которые уже встречались выше в этом столбце.
Вам останется просто выбрать нужное.
Преимущество этого метода в его простоте. Но есть и ограничение. Такой список работает только в пределах одного столбца и не позволяет добавлять новые значения. Поэтому если нужно что-то более гибкое, переходите ко второму способу.
Проверка данных - классический способ
Теперь давайте разберем более надежный вариант сделать список в ячейке в экселе. Он работает в любой таблице и позволяет создать список на основе заранее заданного диапазона значений.
Допустим, у вас есть столбик с фамилиями.
Вы хотите, чтобы в определенной ячейке пользователь выбирал одну из этих фамилий.
Для начала выделите диапазон с названиями и присвойте название этому диапазону. Посмотрите в левый верхний угол окна Excel, там есть поле, где обычно отображается адрес ячейки.
Сотрите адрес и введите, например, слово «фамилии».
Помните, в имени не должно быть пробелов, и оно должно начинаться с буквы. После этого нажмите Enter.
Теперь выделите ячейку, где хотите сделать список в ячейке, и откройте вкладку «Данные». Там найдите команду «Проверка данных».
В появившемся окне выберите тип данных «Список». В поле «Источник» введите знак равенства и имя вашего диапазона, то есть напишите “=фамилии” (без кавычек).
Нажимаете ОК, и в выбранной ячейке появляется маленькая стрелка. Нажмите на нее - и список готов. Вы можете выбрать любое значение из вашего диапазона.
Можно растянуть ячейки и тогда в каждой ячейке можно выбирать нужное значение из выпадающего списка.
Кстати, если потом захотите поменять список, можно открыть вкладку «Формулы» и воспользоваться «Диспетчером имен».
Там легко редактировать или удалять диапазоны, которым вы давали имена.
Элементы управления формы
Давайте теперь посмотрим еще один интересный способ. Он немного сложнее, но зато позволяет красиво оформить список и задать дополнительные параметры.
Для этого понадобится вкладка «Разработчик». Если вы ее не видите, включите ее в настройках Excel. "Слева вверху вкладка "Файл" -> Внизу "Параметры":
"Настроить ленту" -> Галочка на "Разработчик":
После этого откройте эту вкладку и нажмите кнопку «Вставить». В списке выберите элемент «Поле со списком» из раздела «Элементы управления формы».
Теперь просто нарисуйте этот элемент на листе:
Щелкните по нему правой кнопкой и выберите «Формат объекта».
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Элементы управления».
Здесь нужно указать диапазон, из которого будут браться значения. Это тот же самый список товаров, что мы создавали раньше.
В поле «Связь» укажите ячейку, куда Excel будет выводить номер выбранного элемента.
Также можно задать, сколько строк будет видно, когда список разворачивается.
Теперь нажмите ОК и попробуйте.
При выборе элемента Excel показывает в указанной ячейке его номер.
Попробуйте прямо сейчас, чтобы лучше запомнить.
Подведем итоги
Мы с вами рассмотрели три способа создания выпадающих списков.
Первый, с помощью сочетания клавиш Alt и стрелка вниз, самый простой, но ограниченный.
Второй, через проверку данных, универсальный и подходит почти для всех случаев.
И третий, с элементами управления формы, дает больше возможностей для оформления.
Какой способ выбрать, решайте по ситуации. Если нужно просто ускорить ввод данных, достаточно проверки данных. А если вы делаете более сложную таблицу или форму, попробуйте элементы управления.
Главное, не бойтесь экспериментировать. Попробуйте прямо сейчас сделать свой первый выпадающий список и посмотрите, как удобно становится работать. Когда разберетесь, поймете, что в Excel многие задачи можно решать проще, чем кажется на первый взгляд.