Дата. 4 октября – День работников архивной службы Краснодарского края
Архивный отдел администрации Курганинского района – это хранилище документов, входящих в список источников комплектования отдела. И в него ежегодно поступает от 41-й организации более тысячи документов на бумажном носителе и в электронном виде.
Начальник архивного отдела Наталья Бурцева рассказала о процедуре приема документов и цели хранения.
Документы любят учет
Каждое ведомство строит работу с документами согласно Правилам организации, хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
- Ежегодно хранилища архива пополняются документами согласно описи дел постоянного хранения и от ликвидированных организаций документами по личному составу. Документы согласно перечню делятся: организация системы управления, нормативно-правовое обеспечение, распорядительная документация, организация деятельности, планирование, прогнозирование, кадровые, по охране труда, осуществление закупок, финансирование, бухгалтерия, статистическая отчетность и так далее, - говорит Наталья Валентиновна. - Кроме документов постоянного хранения, все организации, которые входят в список источников комплектования, ведут, но не передают нам документы по личному составу. Они их хранят у себя постоянно или до момента ликвидации. Если у организации происходит реорганизация без права преемников документов, тогда они передаются архивному отделу на хранение в зависимости от года создания документов (до 2003 года документы хранятся 75 лет, после 2003 года - 50 лет).
В организациях есть сотрудники, ответственные за ведение архива. Они приводят документы в порядок, составляют описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. При образовании организации разрабатывается номенклатура дел – документооборот, который ведется с установленными сроками хранения. У каждой организации в зависимости от деятельности - свой набор документов, поэтому делопроизводитель или лицо, ответственное за документооборот, собирая названия документов каждого отдела, записывает их в сводную номенклатуру дел по отделам. Каждому делу присваивается согласно номенклатуре свой индекс дела и определяется срок хранения согласно перечню хранения документов. В конце года происходит подсчет документов - их учет, проводится экспертиза ценностей документов.
- Документы на электронном носителе мы не принимаем просто так: надо каждый документ рассмотреть, заархивировать: то есть присвоить архивный шифр, чтобы затем можно было найти документ по номеру, дате или ключевому слову. Так, из администрации района принимаем ежегодно порядка 3 тысяч постановлений, и любое из них в дальнейшем может понадобиться по той или иной причине, - пояснила Наталья Бурцева.
В архиве хранится история района
В списке источников комплектования – 41 организация; из них 4 – государственных и краевых, 28 – муниципальных и 9 – общественных. Из всех организаций только в 10 есть помещения под архив. В основном документы хранятся в шкафах специалистов.
- У нас же созданы все условия для обеспечения сохранности большого массива документов на бумажных носителях, - констатирует начальник архивного отдела. - Мы выражаем благодарность главе района Андрею Николаевичу Ворушилину за понимание наших проблем и реальную поддержку в приобретении оборудования для хранения документов (стеллажи, архивные короба), мебели, компьютерной техники и оргтехники, фототехники, оборудования для создания противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов.
Централизованное хранение информации облегчает потребность граждан в получении нужных им сведений разнообразного содержания. На сегодняшний день сотрудниками отдела выдано более 3000 справок, а запросов от граждан и организаций поступило порядка 1700.
- Основные вопросы – земельные отношения, разрешение строительства, подтверждение о награждении медалями и орденами наших граждан, опека, подтверждение проживания на территории России в начале 90-х годов, пенсионные. С прошлого года действует новая электронная программа по пенсионному вопросу. Теперь запросы по этой теме присылают со всей страны и из-за границы, - сообщает Наталья Валентиновна.
Начальник архивного отдела поблагодарила за добросовестное отношение к работе ответственных за архив: Светлану Ханову (администрация Безводного сельского поселения), Елену Артемову (администрация Константиновского сельского поселения), Татьяну Павленко (Детская художественная школа), Людмилу Борщеву (отдел культуры), Ольгу Гайдукову (отдел по физической культуре и спорту).
- Все ответственные за архив понимают, что на них возложена обязанность хранить информацию по истории района для будущих поколений, - говорит Наталья Бурцева. - Приятно работать и с сотрудниками центральной районной библиотеки, сельских клубов. Мы участвуем в их мероприятиях, получаем возможность рассказать детям о событиях разных лет благодаря сохранившимся архивным документам и собранным воспоминаниям жителей нашего района, готовим выставки с фотодокументами, документами на бумажных носителях. В нашем архиве хранится зафиксированная на бумажных и электронных носителях история района: люди уходят, организации прекращают деятельность, а документы остаются, и многие из них – навечно.
Подписывайтесь на наш канал в MAX: https://max.ru/kurganinskie