Мы уже привыкли, что всё вокруг становится цифровым: документы, платежи, даже госуслуги. Теперь очередь дошла и до транспортно-экспедиторской сферы. С 2026 года компании, работающие в логистике и перевозках, будут обязаны использовать новую систему — ГИС ЭПД, государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Разберёмся, что это за «зверь», зачем его вводят и как он изменит жизнь экспедиторов, перевозчиков и их клиентов.
Зачем понадобилась новая система
До сих пор экспедиторы и перевозчики работали по смешанной схеме: часть документов оформлялась на бумаге, часть — в электронном виде. У кого-то были свои форматы файлов, кто-то использовал внутренние корпоративные системы, кто-то вообще полагался только на бумажные акты.
Проблемы тут очевидны:
- разрозненные форматы документов — сложно проверять и сопоставлять;
- дублирование — часто один и тот же документ существовал и на бумаге, и в «цифре»;
- серые схемы — отсутствие единого учёта позволяло некоторым компаниям уходить от налогов или работать «в тени»;
- споры — несоответствие данных в бумажных и электронных версиях вызывало конфликты с контрагентами и государством.
Именно поэтому в июне 2025 года был принят Федеральный закон №140-ФЗ, который утвердил переход к единой цифровой системе документооборота. Теперь все экспедиторские документы должны будут оформляться и храниться в ГИС ЭПД.
Ключевые даты и этапы
Чтобы было проще, выделим главные точки:
- 1 сентября 2025 года — вступают в силу подзаконные акты, которые регулируют деятельность экспедиторов (например, порядок действий при выявлении запрещённых предметов в грузе). Это уже первый шаг к цифровизации.
- 1 марта 2026 года — стартует единый реестр экспедиторов, вести его будет Минтранс на платформе «ГосЛог». Только компании, зарегистрированные в реестре, смогут работать легально.
- 1 сентября 2026 года — главный рубеж: экспедиторские документы по общему правилу должны оформляться только в электронном виде и передаваться в ГИС ЭПД. Форматы документов утверждает ФНС России.
Таким образом, к осени 2026 года все процессы будут переведены в «цифру». Бумажные варианты останутся в прошлом.
Что будет храниться в ГИС ЭПД
В систему будут попадать все ключевые документы, которые раньше оформлялись в бумажном виде:
- экспедиторские поручения;
- договоры на перевозку;
- акты выполненных работ;
- иные подтверждающие документы.
Каждый файл будет иметь унифицированный формат. Это значит, что больше не будет «разночтений» — все участники работают по единой схеме.
Что изменится для компаний
1. Больше контроля со стороны государства
Теперь вся информация о перевозках и экспедиторских услугах будет стекаться в единую систему. Это снижает риски серого рынка, повышает собираемость налогов и делает отрасль более прозрачной.
2. Новые требования к бизнесу
Компании должны будут:
- интегрировать свои учётные системы с ГИС ЭПД;
- обеспечить передачу всех документов в электронном виде;
- обучить сотрудников новым процедурам.
3. Ответственность за ошибки
Ошибки при заполнении документов или несвоевременная передача данных могут привести к штрафам или даже к блокировке деятельности.
4. Рост издержек на старте
Придётся вложиться в ИТ-инфраструктуру, наладить интеграцию с государственными системами, купить софт и провести обучение персонала.
А что получат компании взамен?
Хотя переход выглядит как дополнительная нагрузка, у него есть и плюсы:
- меньше бумажной рутины — не нужно хранить кипы актов и накладных;
- быстрее проверки — налоговые и контролирующие органы работают с единой системой, снижается количество запросов;
- унифицированные форматы — меньше споров между компаниями;
- прозрачные отношения с клиентами — клиент может быть уверен, что услуга оказана легально.
Как готовиться уже сейчас
- Изучить нормативку — закон №140-ФЗ и подзаконные акты.
- Проверить ИТ-системы — способны ли они интегрироваться с ГИС ЭПД.
- Обучить сотрудников — бухгалтеров, логистов, экспедиторов.
- Подготовить клиентов — объяснить партнёрам, как будут меняться процессы.
Вывод
ГИС ЭПД — это не просто «ещё одна система», а новый этап цифровизации логистики в России. Она объединяет рынок в единое пространство, где все работают по одинаковым правилам. Да, бизнесу придётся адаптироваться: инвестировать в технологии, обучать сотрудников и перестраивать процессы. Но в итоге отрасль станет прозрачнее и эффективнее.
Для экспедиторов, перевозчиков и специалистов ВЭД работа с ГИС ЭПД скоро станет таким же обязательным навыком, как раньше был учёт бумажных накладных. Кто начнёт готовиться заранее — выиграет.