Приветствую вас, дорогие посетители блога! Сегодня я подробно и простыми словами объясню, что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, какие полезные техники и инструменты можно использовать, чтобы качественно и эффективно расходовать свое время.
Попалась мне как-то на глаза цитата великого древнегреческого философа Теофраста о том, что время – самая большая ценность, что есть у человека, потому что это единственный невосполнимый ресурс из всех имеющихся. А мы зачастую даже не замечаем, как и куда уходят наши бесценные минуты, часы, дни и даже года.
Не пора ли все исправить? Если считаете, что пора, читайте дальше. Я расскажу про специальные методы управления временем.
Определение
Для тех, кто пока не знает, о чем пойдет речь, кратко и максимально просто объясню, что такое управление временем и кто все это придумал.
Тайм-менеджмент – навык планирования и распределения времени с целью повышения продуктивности трудовой деятельности и качества личной жизни. Для этого разработаны различные техники и методы, используются разнообразные инструменты.
Для чего нужен time management? Он позволяет:
- делать больше дел за меньшее время;
- определять свои ценности;
- отказываться от бессмысленных занятий;
- успевать отдыхать;
- исполнять все задуманное;
- не откладывать дела на потом;
- не опаздывать и не забывать о планах;
- устранять поглотители времени.
Современные технологии тайм-менеджмента тесно связаны с современной психологией. Сегодня навыки тайм-менеджмента помогают людям контролировать самих себя: заниматься тем, что несет пользу, находиться там, где необходимо, влиять на качество жизни, свое поведение и мысли.
Понятие “тайм-менеджмент” начали использовать в 1959 году. Но самые первые методы планирования возникли еще в древности, когда, например, древнеримский философ Сенека предложил латинскому поэту Гай Луцилию разделять время на полезно и бесполезно потраченное, вести его учет и оценивать.
Всю историю управления временем можно разделить на 4 периода:
- Донаучный. Древний мир с Сенекой и Луцилием.
- Тейлоризм. С 1910 по 1950 – начало промышленной революции и Фредерик Тейлор с первыми идеями по рациональному подходу к организации деятельности человека.
- Классический тайм-менеджмент. С 1950 по 1990 – упор на заинтересованность человека в самостоятельном повышении личной эффективности.
- Современный тайм-менеджмент. С 1990 – акцент на качественный труд и успешную личную жизнь соответственно особенностям современного мира (объединение с психологией, использование современных технологий и т. п.).
Встречи, дела, работа, отдых, поездки, личная жизнь и даже обычные домашние заботы – современные техники тайм-менеджмента помогают добиться успеха в любых сферах жизни. Как именно – читайте дальше.
Основы тайм-менеджмента
Для того чтобы познакомить вас с “фундаментом” тайм-менеджмента, я составила небольшую таблицу. Во главе само понятие, а далее три “кита”։
- Принципы.
- Приемы и техники.
- Инструменты тайм-менеджмента.
Я привела в пример основы тайм-менеджмента: главные принципы, популярные техники, наиболее часто применяемые инструменты. Например, к каждому принципу применимы разные техники, а не только те, что вошли в таблицу.
Читайте также, что такое дедлайн и как его соблюдать – это по теме этой статьи.
Что входит в современный тайм-менеджмент
Современный подход к организации и планированию своего времени имеет два направления:
- Индивидуальный. Используется по собственной инициативе для личных целей.
- Корпоративный. Используется руководством компаний, организаций для достижения коллективных целей.
В любом направлении стремление контролировать время не ограничивается только планированием и учетом, как это было раньше. Сегодня организация времени идет рука об руку с повышением личной эффективности. А это такие технологии, как:
- Установка целей и задач.
- Планирование на день, неделю, месяц, год.
- Создание мотивации и ее поддержка.
- Выявление проблем и их решение.
- Делегирование.
- Устранение лени и прокрастинации.
- Работа над самодисциплиной.
Из этого списка хочу отметить ключевые области в тайм-менеджменте.
- Планирование
Необходимо, чтобы определять конкретные цели и разрабатывать план действий по их достижению.
- Установка приоритетов
Важна для определения важности задач, их постановки согласно приоритетности.
- Управление задачами
Включает в себя распределение времени на каждую конкретную задачу, сроки выполнения. Для примера: 2 часа на задачу каждый день, сроки выполнения – 1 неделя.
Это основные составляющие тайм-менеджмента. Но сюда еще можно включить распределение времени на различные виды деятельности в течение суток, недель и даже месяцев, что позволяет определять затраты и эффективность использования.
Внимание! Ключевые области в управлении временем могут отличаться в зависимости от индивидуальных задач или целей, сферы деятельности и даже образа жизни.
Самые популярные техники и системы тайм-менеджмента
Здесь я кратко рассмотрю наиболее популярные техники тайм-менеджмента из составленной мной таблицы. Они подходят для деловой сферы деятельности и прекрасно вписываются в бытовые задачи.
Расписание, список
Всем знакомый подход к планированию, ведь этим мы все занимались с детства.
Список – это записанные в порядке необходимости дела или задачи на нужный период времени. По мере выполнения зачеркиваются или иным способом помечаются как выполненные.
Чем полезен список: не дает забыть о намеченных делах, показывает, что сделано, что осталось.
Расписание – это аналог списка, но с указанием времени выполнения задач.
Чем полезно: настраивает на рациональный подход к делам и времени.
В обоих вариантах подкупает простота. Но иногда бывает сложно определиться со временем на планируемую задачу. В этом случае выручает контекстное планирование.
Что такое контекст в тайм-менеджменте? Это дополнительное условие или обстоятельство для исполнения задачи. Не привязывает ко времени.
Очень просто понять на основе примера.
Открыть счет в банке – это задача. Для этого надо идти в банк. Банк в данном случае и есть контекст.
Съездить на пикник. Для этого необходим выходной и хорошая погода.
В виде списка это выглядит так:
- Открыть счет в банке (когда банк будет открыт).
- Съездить с друзьями на пикник (в выходные, если будет хорошая погода).
SMART
Очень многие организации и компании применяют эффективное планирование по методу SMART. Если коротко, то он заключается в постановке целей (задач) так, чтобы они оказались актуальными, достижимыми, конкретными, значимыми и были привязаны ко времени.
И снова наглядный пример.
Лягушка на завтрак
Очень простая техника, предлагающая заносить в приоритетные самые неприятные дела. Основывается на том, что после того, как самое нежелаемое сделано, появляется стимул легко расправиться с остальными задачами.
И здесь я предлагаю взглянуть на пример-таблицу, где я представила обычный список дел и список с приоритетными “лягушками”.
А теперь вариант с “лягушкой на завтрак”.
Фишка в том, чтобы начинать день с самой неприятной задачи.
Pomodoro
Техника для тех, кто часто отвлекается от дел, страдает прокрастинацией или имеет рассеянное внимание.
Метод предполагает распределение времени на работу и отдых по схеме:
- 25 минут труда и 5 минут отдыха – это 1 помидор. Повторяем 4 помидора.
- Перерыв 25–30 минут.
- 25 минут работы и 5 минут отдыха. Еще 4 помидора.
И так до конца задачи или рабочего периода.
Такое планирование времени позволяет эффективно организовать время работы и отдыха, устранить риск переутомления, повысить продуктивность.
Матрица Эйзенхауэра
Прекрасный метод планирования, где все задачи распределяются на 4 категории, согласно важности/неважности и срочности/несрочности. И комбинируются по приоритетности. Наглядно это выглядит так.
Швейцарский сыр
Методика подходит для планирования и организации сложных и объемных дел. Тот вариант, когда не знаешь, с чего начать и как начать.
Смысл заключается в разбивании большой задачи на несколько мелких. Сыр в этом аспекте – большая задача, а дырки в нем – дела, ее составляющие. Возьмем, к примеру, большую уборку в доме. Тогда дырки в нем – это этапы уборки.
Слон на бифштексы
Еще одна методика, направленная на распределение дел без привязки ко времени. Слон – большая, даже огромная задача, требующая разделения на более мелкие.
Можно сказать, это аналог швейцарского сыра. Но в данном варианте, как я заметила, предлагается начинать с самых “вкусных” кусков, т. е. с дел, которые легче и интереснее.
Канбан
Одна из старых классических техник, которая активно используется на производствах и в компаниях для контроля и планирования задач. Представляет собой доску с графами, где вписаны задачи и стадии их выполнения, и стикеры с отметками всего этого для крепления в нужную графу.
С ее помощью проще понимать, как правильно распределять время для задач, следить за стадиями их выполнения и т. д.
Канбан используют в разработках программных обеспечений, в управлении проектами и обслуживании клиентов и т. п. Техника также может использоваться и для домашнего планирования.
Думаю, для применения этой техники в личных интересах нужна серьезная мотивация в выполнении задач. Придется избавиться от лени, чтобы организовать средства, материалы и инструменты для планирования. Правда, вместо реальной доски в личном планировании, например, можно использовать какой-нибудь менеджер для дел вроде Todoist.
Хронометраж
Эта техника управления временем заключается в записывании своих дел по часам. Изначально это делается для анализа временных затрат на конкретные задачи и для их оптимизации, когда записываются все абсолютно дела за день, начиная с умывания и заканчивая тем же процессом перед сном. Такой вот подробный тайминг дня.
Когда выяснится, на что и сколько времени уходит, будут четко откорректированы дела и действия, можно составлять частичный хронометраж для самых важных дел дома или на работе.
Мемуарник
Мы все знаем, что мемуарник – это тетрадь для записи событий личной жизни, но оказывается, есть и такая техника. И придумана она также для записи особо важных событий в жизни с целью фиксации и анализа жизненных ценностей. Это позволяет правильно расставлять приоритеты.
Отмечу, что метод не очень популярный, но вполне себе творческий, поэтому не думаю, что составлять мемуарник своих ценностей может быть скучно, нудно и неинтересно.
Суть метода: сделать в подходящем инструменте (в тетради, еженедельнике, электронном журнале для дел и т. п.) графы и вписать туда главные составляющие жизни (деньги, дети, здоровье, работа, семья и т. п.).
Таким образом можно оценить, каким ценностям в жизни уделяется внимания больше, а каким меньше, где упущения, что исправить. Данный подход стимулирует мозг: могут появиться новые идеи, интересные мысли для личного развития.
Техники управления временем можно комбинировать и менять, подстраивая свои задачи под наиболее подходящую, пока тайминг рабочего времени или времени на другие важные дела не даст желаемых результатов.
Основные инструменты тайм-менеджмента
Любой метод планирования и оптимизации времени в личной и рабочей жизни подразумевает использование определенных инструментов.
Самые простые из них – пишущие предметы и все, на чем можно записывать: лист, стикер, чек-лист, тетрадь, ежедневник, еженедельник, блокнот.
Таймеры
Кто не знает, таймеры представляют собой своеобразный вид часов с возможностью измерения интервалов времени.
Франческо Чирилло, который изобрел метод Pomodoro, использовал как раз таймер, причем в виде помидора, в честь которого и назвал свою технику.
Ментальные карты
Очень удобный для тайм-менеджмента графический инструмент, позволяющий структурировать любую информацию. Представляет собой схему, работающую по примеру нейронов: в центре обозначается основная задача, от нее ветвями идут идеи, подзадачи и прочая необходимая информация.
И снова наглядный пример, как управлять временем и планировать встречу на ментальной карте.
Ментальная карта подходит для планирования и управления проектами, составления отчетности, делегирования.
Что такое делегирование в тайм-менеджменте: это передача своих полномочий, задач или обязанностей кому-то другому.
Так, руководители передают некоторые свои полномочия коллегам или сотрудникам. Владельцы магазинов, изначально самостоятельно стоящие за прилавком, по мере развития бизнеса делегируют свои обязанности продавцам и менеджерам. В семье супруги могут делегировать свои задачи друг другу или детям.
Интеллект-карту можно нарисовать от руки или создать в любом онлайн-конструкторе вроде Canva.
Электронные органайзеры
Специальные компьютерные программы для планирования целей и задач: ежедневники, планеры, календари (LeaderTask, Notion и т. п.).
В них предусмотрена возможность планировать, фильтровать и группировать задачи, есть функции повторения и напоминания.
Канбан-доски
Предназначены для распределения и отслеживания задач, рабочих процессов и их результатов.
Доска крепится к стене, если это реальный инструмент, а не виртуальный. На ней обозначаются графы с нужными данными, в которые затем крепятся стикеры с обозначенными задачами. Стикеры перемещают в графах согласно статусу задачи. Самый простой вариант разделения задач: “В ожидании”, “В процессе”, “Сделано”.
Можно доску создать самостоятельно или купить в онлайн-магазине. Возможно, она будет в специализированных торговых точках, в магазинах канцелярских товаров.
Советы
И вот какие советы по тайм-менеджменту дают некоторые специалисты. Как я заметила, с ними согласны богатые и знаменитые. Например, Илон Маск.
Итак, возьмите на вооружение некоторые правила, если решили относиться ко времени как к ценному ресурсу. Они помогут не бросить тайм-менеджмент быстрее, чем он начнет приносить пользу, и использовать его техники максимально эффективно.
Что можно посоветовать:
- На пути к глобальной цели ставьте цели поменьше, которые подарят хорошие эмоции, и на них держите внимание. Можете планировать открыть свой супермаркет, но до этого слетать на Бали с любимым человеком, купить автомобиль мечты, похудеть на 15 кг.
- Планируйте время разумно. Не надо делать из себя раба и вредить здоровью. Всегда выделяйте реалистичные часы для работы. И пусть это будет 40 рабочих часов в неделю, а не 60 или 80!
- Планируйте отдых, потому что отдых – это удовольствие. А жизнь без удовольствий не приносит удовлетворения даже с идеально сделанной работой.
- Записывайте свои идеи, цели, планы. Когда они только в голове, то многозадачность, суета, забывчивость могут свести все на нет. Записанное и обозначенное с большей вероятностью будет исполнено.
- Не бойтесь ошибок. Анализируйте их и исправляйте, двигаясь дальше.
- Если все надоело, вам скучно, усталость одолела, не насилуйте себя! Позвольте организму восстановиться, поленитесь, чтобы набраться сил для новых целей.
- Вот, собственно, что значит эффективно использовать методы тайм-менеджмента.
На нашем блоге есть также подборка лучших книг по тайм-менеджменту.
Заключение
Один очень умный человек сказал, что время ничего не стоит, но оно бесценно, и мы не можем хранить его, но можем тратить!
Тайм-менеджмент – это тот навык, который позволяет ценить свое время и тратить его рационально. Если мы не можем его вернуть, то можем хотя бы не терять зря. В этом суть навыка управления временем.
Берегите свое время! До скорой встречи.
С Уважением, Елена Товмасян