Бухгалтера нужно выбирать очень тщательно, ведь часто это ключевая персона бизнеса, второй по важности человек в команде, имеющий широкие полномочия и возможности.
Выбор бухгалтера
Часто руководители компаний и предприниматели не имеют профильного образования, опыта в бухгалтерском и налоговом учете, умения пользоваться учетными программами, поэтому действия бухгалтера воспринимают как единственно возможные, ему доверяют деньги и ценности, подписывают документы без скрупулезного изучения.
Умышленные действия бухгалтера или его ненамеренные поступки по незнанию или лени могут нанести ущерб бизнесу и привести к проблемам с правоохранительными органами лично руководителя.
Даже если у директора нет сомнений в добросовестности и компетентности бухгалтера и степень доверия к бухгалтеру высока, нужно проводить периодические проверки его действий, можно самостоятельно, но лучше с помощью независимых аутсорсинговых компаний.
В зоне риска находятся
- начинающий бизнес, где директор сосредоточен на оценке рынка и конкурентов, проработке стратегии, маркетингового и финансового плана, продвижении продукции, а вопросы бухучета и налогов находятся на втором плане,
- руководители малого бизнеса, которые вынуждены брать на себя функции начиная от продавца и заканчивая юристом, поэтому делегируют вопросы бухгалтерии доверенному лицу и больше к ним не возвращаются в силу загруженности,
- компании с большим ассортиментом товаром и услуги и большим количеством сотрудников, в таком случае бухгалтеру легче спрятать злоупотребления,
- если в компании отсутствует внутренний контроль, не выстроены бизнес-процессы, нет мониторинга действий персонала, у бухгалтера может возникнуть иллюзия безнаказанности.
Уязвимые места
Доступ к деньгам
Бухгалтер часто имеет доступ к расчетным счетам компании, самостоятельно формирует платежные документы на оплату и обрабатывает выписки после проведения операций. Директор дает поручения на оплату и контролирует исполнение часто только по значительным суммам или ключевым клиентам.
Это дает возможность бухгалтеру перечислять деньги на личные счета или подставные фирмы, а также для махинаций с зарплатными ведомостями, когда часть денег перечисляется сверх расчетной суммы.
С наличными деньгами в кассе также легко проводить незаконные манипуляции. Бухгалтер может составлять авансовые отчеты от имени сотрудников, прикладывая к ним подложные чеки, а деньги присваивать.
Если регулярно не производится должный контроль состояния расчетных счетов и кассы, то нечистый на руку бухгалтер может нанести существенный прямой ущерб компании.
Вина директора в этом случае очевидна: он допустил вывод средств, не организовал контроль за действиями бухгалтерии. Поэтому при судебных разбирательствах значительную часть ответственности будет нести руководитель.
Электронная подпись
Электронная подпись — цифровой аналог живой подписи, она приравнивается к собственноручной подписи и обеспечивает безопасность и юридическую значимость операций и сделок. Ее использование регламентируется федеральным законом от 06.04.2011 № 63_ФЗ «Об электронной подписи».
По закону участники электронного взаимодействия должны обеспечить конфиденциальность ключей электронной подписи. Передавать право использовать электронную подпись нельзя ни на основании приказа, ни на основании договора, ни на основании доверенности. Закон разрешает только техническую возможность проставления подписи другим лицом под контролем владельца.
Если директор передает подпись бухгалтеру, ответственность и все риски за ее использование несет сам владелец ЭП, доказать свою невиновность при неправомерных действиях бухгалтера директор в этом случае не сможет. Рекомендуется использовать другие возможности для делегирования полномочий, например, выпустить электронные подписи на уполномоченных сотрудников.
Предусмотрена ответственность владельца квалифицированной электронной подписи при передаче ее третьим лицам:
- за предоставление недостоверных сведений о юридическом лице или ИП — административная ответственность по ст. 14.25 КоАП РФ — штраф до 10 тыс. рублей, за повторное нарушение дисквалификация до трех лет,
- за незаконное использование ЭП для создания юридического лица — уголовная ответственность по ст. 173.2 УК РФ — штраф до 300 тыс. рублей и лишение свободы до трех лет,
- за уклонение от уплаты налогов номинальному директору, передавшему ЭП третьим лицам — уголовная ответственность по ст. 199 УК РФ — штраф до 300 тыс. рублей, лишение права занимать должность до трех лет или лишение свободы до двух лет, а если действия совершены группой лиц по предварительному сговору или в особо крупном размере — штраф до 500 тыс. рублей, лишение права занимать должность до трех лет или лишение свободы до пяти лет.
Расчет зарплаты
Бухгалтер, занимающийся расчетом и выплатой заработной платы, может без ведома директора установить себе повышенный оклад или назначить премию, использовать откровенно мошеннические схемы для получения дополнительного дохода.
Сейчас зарплата должна рассчитываться и выплачиваться не менее двух раз в месяц, поэтому увидеть изменение общей суммы выплаты не всегда легко. Если коллектив большой, проверить начисления каждого работника руководителю тоже проблематично. Кроме того, недобросовестный бухгалтер может использовать поддельные зарплатные ведомости, направляя в банк реестры с другими суммами или добавляя в список уволившихся сотрудников.
Чтобы избежать таких ситуаций, руководителю нужно регулярно проводить аудит расчета заработной платы и начислений по оплате труда.
Неиспользование законных способов оптимизации налогов
Можно вовремя сдавать отчетность, уплачивать налоги, но в настоящее время этого мало. Если не использовать все законные способы оптимизации налогов (вычеты по НДС, льготы по налоговым ставкам, налоговые каникулы, региональные послабления и т. д.), то суммы уплачиваемых налогов могут привести к финансовому краху бизнеса.
Бухгалтер владеет всей финансовой информацией, поэтому дать заключение об эффективности применяемой системы налогообложения, используемых инструментов оптимизации и создать финансовую модель альтернативных методов для хорошего специалиста несложно. Если этого не делать, то в ситуации постоянно меняющегося законодательства руководителю невозможно принимать верные решения, а компании сложно оставаться в рамках рентабельности. Крупные компании могут позволить себе финансовых аналитиков для оценки этих показателей, а малом и среднем бизнесе бухгалтер не только фиксирует состоявшиеся факты хозяйственной деятельности, но и может сделать выводы.
«Серые схемы» ухода от налогов теперь не работают, налоговая служба оперативно выявляет все нарушения. Важно не только снижать налоговую нагрузку, но и понимать возможные риски, связанные с налоговыми проверками.
Неуплата и неверный расчет налогов
Руководитель бизнеса должен контролировать исполнение налоговых обязательств и обеспечить их своевременную уплату.
Некомпетентность бухгалтера, его невнимательность, обычная лень или страх перед налоговой могут привести к тому, что учет будет вестись некорректно, льготы и вычеты не будут использоваться, налоги рассчитываться во всей возможной полноте, а отчетность сдаваться с нарушением сроков.
Если бухгалтер ведет учет на личном компьютере и доступ к базе данных есть только у него, то возможностей оперативной проверки его действий у руководителя нет. Выход — использование облачных технологий и доступ в программу самого директора.
Все, что касается пополнения бюджета и исполнения обязанностей налогоплательщика, государство контролирует с особенной тщательностью.
Поэтому руководитель как главный исполнительный орган компании несет основную ответственность — от административной до уголовной.
Бухгалтер может легко подставить директора даже без злого умысла — по незнанию, глупости, лени. Предумышленно испортить жизнь руководителю тоже просто - бухгалтер знает о финансовой стороне бизнеса лучше всех.