Просто купить кассу и начать работать недостаточно. Помимо фискального накопителя и регистрации в ФНС, о которых мы говорили в предыдущих статьях, нужно заключить договор с ОФД. В статье разберем, что он из себя представляет, зачем нужен и как с ним работать.
Что такое ОФД
Это — оператор фискальных данных. Он отвечает за то, чтобы передать в налоговую информацию, которую собирает фискальный накопитель. То есть процесс выглядит так:
- Покупатель берет что-то в магазине.
- Продавец оформляет чек на онлайн-кассе после приема оплаты.
- Информация о расчете поступает в фискальный накопитель (ФН).
- ФН шифрует данные и отправляет их вашему ОФД.
- Оператор обрабатывает полученную информацию, немедленно передает ее в ФНС и обеспечивает хранение в течение пяти лет.
Нужен такой посредник, чтобы ФНС получала данные в режиме реального времени, и у продавцов было меньше возможностей уходить от налогов.
Можно ли работать без ОФД
Да, в следующих случаях.
Первый — отсутствие онлайн-кассы. Если вы освобождены от применения ККТ или не используете ее, передавать данные в ФНС не требуется, а значит, и ОФД не нужен.
Второй — касса, работающая в автономном режиме. При отсутствии стабильного интернет-соединения (например, труднодоступных местностях и местностях, удаленных от сетей связи) передавать данные ОФД сложно. В этом случае продавец обязан самостоятельно предоставлять информацию из ФН в инспекцию при его замене.
Как выбрать ОФД
У любого ОФД должно быть разрешение на обработку фискальных данных, которое выдает ФНС. Она же ведет реестр операторов, где можно выбрать себе ОФД по вкусу.
Но операторов на рынке огромное множество, так что выбирать советуем по этим критериям.
- Удобство личного кабинета. С ОФД придется работать регулярно, поэтому вам в первую очередь должно быть удобно и понятно. Хорошо, если есть мобильное приложение.
- Стоимость обслуживания и наличие дополнительных услуг. Обычно подключить одну кассу к ОФД можно примерно за 3000 рублей. Но компании предлагают огромное количество тарифных планов, в которые входят и поддержка, и покупка фискального накопителя, и оформление электронной подписи, и подробная аналитика. Особое внимание стоит обратить на возможные скрытые комиссии и навязанные услуги.
- Поддержка. Какой у нее график работы? Как быстро отвечает? решает ли проблемы? Нужно ли за нее платить? На все вопросы стоит найти ответы заранее, возможно — поискать отзывы клиентов. Потому что сбои в работе все равно будут происходить, и важно, чтобы они минимально отражались на вашем бизнесе.
Но главный критерий, конечно, легальность работы. Если вы вдруг нашли идеального оператора фискальных данных, но в реестре ФНС его нет — договор заключать нельзя.
Как подключить кассу к ОФД
Сперва нужно заключить договор. Делается это просто:
- Выберите ОФД и перейдите на официальный сайт.
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете.
- Выберите и оплатите тариф.
Все. Можно считать, что договор заключен — можно переходить к кассе.
Шаг 1: регистрация кассы в налоговой
Кратко разберем процесс по шагам.
- Зайдите на официальный сайт ФНС (nalog.ru) и авторизуйтесь в личном кабинете.
- Перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
- Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите опцию «Заполнить параметры заявления вручную».
- В открывшейся электронной форме внимательно введите все запрашиваемые данные о вашей кассе и организации/ИП. Сверьтесь с документами на оборудование.
- Подпишите заявление квалифицированной электронной подписью (КЭП) и нажмите «Отправить». Налоговая проверит данные. Если все верно, кассовому аппарату присвоят уникальный регистрационный номер (РНМ).
Шаг 2: фискализация
- Соедините вашу ККТ с компьютером или ноутбуком через один из доступных интерфейсов: Wi-Fi, Ethernet (проводная сеть), USB или Bluetooth.
- Запустите утилиту настройки ККТ, которая идет в комплекте с драйвером торгового оборудования (ДТО). В открывшемся окне выберите пункт меню «Зарегистрировать».
- Введите «Код защиты» и синхронизируйте время с ПК. ККТ автоматически распечатает первый отчет.
- Заполните открывшуюся на компьютере форму «Данные об организации и ККТ». В следующей форме «Параметры ОФД» введите параметры оператора фискальных данных. Обычно это название, адреса серверов, номер договора с ОФД, ваш логин/пароль в системе ОФД (если применимо). Обычно операторы размещают данные для подключения кассы в подвале официального сайта.
- Проверьте данные и распечатайте «Отчет о регистрации».
Важно! Сохраните фискальный признак документа (ФП или ФПД) и номер фискального накопителя (ФН) из этого отчета — это 10 цифр, которые напечатает касса. Они понадобятся для завершения регистрации и при любых проверках.
Шаг 3: получение карточки регистрации
- Вернитесь в «Учет контрольно-кассовой техники» вашего личного кабинета ФНС.
- Найдите кассу (по РНМ или заводскому номеру) и нажмите кнопку «Завершить регистрацию».
- В новой форме введите фискальный признак (ФП/ФПД) и номер ФН из распечатанного «Отчета о регистрации».
- Подпишите и отправьте.
- В течение пяти рабочих дней налоговая пришлет электронную карточку регистрации ККТ. Сохраните ее.
Шаг 4: подключение к ОФД
- Авторизуйтесь в личном кабинете вашего ОФД.
- Найдите раздел для добавления кассы («Подключить ККТ», «Мои кассы» и т.п.).
- Заполните форму, указав регистрационные данные кассы (РНМ, ФН и др.).
- Подтвердите подключение.
Готово! После этих шагов онлайн-касса полностью и готова к работе.
Как поменять ОФД
Если все-таки выбранный оператор фискальных данных не устраивает, его всегда можно поменять. Для этого нужно:
- Расторгните договор с текущим ОФД (обычно это можно сделать в онлайне через личный кабинет)/
- Заключите договор с новым оператором ФД.
- Перерегистрируйте кассу в ФНС, указав причину «Изменение ОФД» и данные нового оператора. Касса сформирует отчет о перерегистрации.
Касса выдаст отчет о перерегистрации — и можно работать.
Что важно запомнить
- ОФД (оператор фискальных данных) — обязательный посредник для передачи сведений о расчетах из ФН в ФНС.
- Легально обойтись без ОФД можно только при работе без кассы или в автономном режиме (без интернета).
- Для начала работы с ОФД требуется: заключить с договор и при регистрации/перерегистрации кассы в ФНС указать его реквизиты.
- Критерии выбора ОФД: удобство ЛК, стоимость и прозрачность тарифов, качество поддержки и, главное, наличие в реестре ФНС.
- Смена ОФД включает расторжение старого договора, заключение нового и перерегистрацию кассы с указанием нового оператора в ФНС.
Нужна помощь или остались вопросы? Наши специалисты с радость помогут вам!
Наши контакты:
Телеграм: https://t.me/territoriyaposfr
Дзен: https://dzen.ru/posrf