Как подтвердить гостиничные расходы командировочных

Как подтвердить гостиничные расходы командировочных

Вопрос из чата:

Добрый день. Подскажите пожалуйста насчет закрывашек по командировке. Сотрудник забронировал через яндекс.вертикали гостиничный номер. оплату внес перед поездкой с карты. яндекс прислал чек где прописал сумму за гостиничные услуги. и ваучер на предварительное бронирование бронирование, где прописано, что завтрак включен.

Чтобы учесть затраты я беру только чек и по идее нужен акт. верно или я ошибаюсь? этот акт брать у самой гостиницы?

Вы частично правы, но для полного учета расходов на проживание в командировке в Российской Федерации (РФ) вам может потребоваться не только🧾 чек.

Для подтверждения расходов на проживание, особенно при бронировании через онлайн-сервисы, важно иметь документы, подтверждающие как оплату, так и факт получения услуги (проживания).

Необходимые документы для учета расходов

Чтобы учесть затраты на гостиницу в авансовом отчете, сотруднику необходимо предоставить в бухгалтерию следующие документы, подтверждающие расходы на проживание:

🔴Кассовый чек (или Бланк строгой отчетности — БСО):

🔴Чек от "Яндекс.Вертикали" (или "Яндекс Путешествий"), который вы получили, подтверждает факт оплаты гостиничных услуг. Важно, чтобы в чеке была прописана сумма за гостиничные услуги. Если оплата была с карты сотрудника, чек должен быть приложен к авансовому отчету.

🔴Документ, подтверждающий факт проживания и объем услуги (аналог акта/счета):

🔴Ваучер на предварительное бронирование, который вы получили, подтверждает намерение бронирования, но сам по себе может быть недостаточен для подтверждения фактического проживания.

🔴Вместо акта (который обычно оформляется при длительных услугах или расчетах между юрлицами), гостиницы обычно выдают Счет или Квитанцию (Счет-фактуру) на проживание, которая является Бланком строгой отчетности (БСО) и содержит:

- Реквизиты гостиницы.

- ФИО проживающего сотрудника.

- Даты заезда и выезда.

- Наименование услуги ("Гостиничные услуги", "Проживание") и ее стоимость.

Примечание: Если завтрак включен в стоимость проживания и не выделен отдельной строкой, он учитывается как часть расходов на проживание.

Где брать недостающие документы

Вы не ошибаетесь в том, что нужен документ, подтверждающий именно факт оказания услуги. В вашем случае, если ваучер не содержит всех реквизитов, аналогичных счету (БСО) гостиницы, вам нужен именно такой документ:

🔴Счет/Квитанцию (БСО) на проживание нужно брать у самой гостиницы (или отеля), в которой проживал сотрудник. Сотрудник должен получить его при выезде (или по факту заселения/предоплаты), так как именно гостиница является фактическим исполнителем услуги и должна выдать документ, подтверждающий ее предоставление.

Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ, для признания расходов в целях налогообложения прибыли (и для возмещения сотруднику) необходимы первичные учетные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.

Чек от агрегатора ("Яндекс.Вертикали") подтверждает оплату посреднику.

Счет или БСО от гостиницы подтверждает факт получения услуги (проживания) и период ее оказания, что критично для командировочных расходов.

При бронировании через онлайн-сервисы, часто требуется комплект документов:

Чек об оплате (от агрегатора или гостиницы) + Документ, подтверждающий проживание (Счет, Квитанция или иной БСО от гостиницы, либо Ваучер/маршрутная квитанция с достаточными реквизитами, подтверждающими услугу).

Что делать сейчас:

Уточните у сотрудника, получил ли он Счет или Квитанцию на проживание (БСО) от самой гостиницы при выезде. Если нет, ему следует обратиться в гостиницу для получения этого документа. Комплект Чек (от Яндекса) + Счет/Квитанция (от гостиницы) + Ваучер будет наиболее надежным.

Сохраняйте и ставьте 🔥, если хотите чаще читать такие #разборыжитейскихситуаций