Письма и чаты — это не «просто переписка», а ваш профиль поведения: как вы берёте ответственность, справляетесь с рисками и влияете на других. Разберём реальные формулировки и что в них считывают HR и руководители — с готовыми заменами.
Фрагменты переписки
«Коллеги, я не успела, потому что меня завалили задачами. Сегодня никак».
«Нужно согласовать макет. Посмотрите».
«СРОЧНО!!! Всё горит, кто может — подключайтесь!»
«Ну как скажете… можете опять переделать “по-своему”».
«Пересылаю как есть, разберётесь?»
Комментарии автора к каждому
1) «…я не успела, потому что… Сегодня никак».
Что считывает HR: снятие ответственности и отсутствие плана.
Что делать: «Не успеваю к 16:00. Предлагаю: (а) отдать на проверку черновик в 16:00, (б) финал — завтра к 11:00. Риск закрываю так: … Нужна помощь в …».
2) «Нужно согласовать макет. Посмотрите».
Сигнал: просьба без критерия «что считать согласованным» и без срока.
Замена: «Просьба согласовать макет версии 0.7 до 17:00. Критерии приёмки: три пункта. Если ок — отвечаете “согласовано”, иначе — коммент в файле по чек-листу».
3) «СРОЧНО!!! Всё горит…»
Сигнал: тревожный стиль, отсутствие фактов. Люди устают и перестают реагировать.
Замена: «Инцидент уровня High: платежи не проходят 12 минут. Действия: (1) откат до v1.2, (2) уведомили саппорт, (3) апдейт через 15 минут. Нужен дежурный фронт».
4) «Ну как скажете… опять “по-своему”».
Сигнал: пассивная агрессия, конфликт вместо решения.
Замена: «Вижу иную точку зрения. Чтобы не терять время, предлагаю А/В: 24 часа на проверку метрики, дальше берём вариант с лучшей цифрой».
5) «Пересылаю как есть, разберётесь?»
Сигнал: перекладывание контекста; HR видит «не структурирует информацию».
Замена: «Резюме на 5 строк: цель письма, что уже сделано, что нужно от получателя, к какому часу, вложения/ссылки. Полная переписка — ниже для истории».
Рабочая инструкция (что делать пошагово)
- Шаблон письма на 7 строк.
Тема: [действие] + объект + срок. В тексте: контекст (1 строка) → цель → что уже сделано → что нужно от адресата → критерий “готово” → срок → кто владелец. Это делает вас предсказуемой. - Формула принятия ответственности.
«Проблема — моя зона. План: шаги/сроки/риски. Где нужна помощь: …» Важно называть что вы делаете, а не почему не получилось. - Формат срочности без драмы.
Тег уровня (Low/Medium/High), факт (что сломано/кому больно), дедлайн следующего апдейта, ответственный. Один восклицательный знак — максимум. - Протокол после созвона.
10 строк в чат/почту: «решили → кто → до когда → критерии приёмки → риски → следующая точка». Вы снимаете «испарение договорённостей». - Управление тоном.
Избегайте: «наконец-то», «как обычно», «ну». Выбирайте: «фиксирую», «предлагаю», «уточняю», «нужна проверка по чек-листу». Один раз спрашиваем «почему», дальше — «что меняем».
Где обычно спотыкаемся
- Стена текста. Без абзацев и маркеров — кадровый «red flag»: «не умеет структурировать».
- Письма в 02:13. Считывается как плохие границы и неустойчивость. Используйте отложенную отправку.
- Скрытая аудитория (bcc) и массовые cc. Выглядит как игра и давление. Зовите людей только с ролью.
- «Соглашусь, лишь бы отстали». Потом выясняется, что «согласовали не то». Лучше уточнить критерии, чем исправлять.
Разберёмся спокойно: 10 триггеров, которые видят HR и руководители
- Просьба без срока и критерия «готово».
- Снятие ответственности: «меня завалили», «не смогла из-за…».
- Эмоциональные маркеры («СРОЧНО!!!», капслок, многоточия).
- Пассивная агрессия, ирония, сарказм.
- Пересыл «как есть» без резюме.
- Отсутствие протокола после решений.
- Письма в нерабочие часы без уважительной причины.
- Чрезмерный или скрытый охват адресатов (cc/bcc).
- «Переобещания» без фоллоу-апа.
- Стиль «вопросов без предложений» — нет варианта решения.
Разве не лучше, чтобы письмо отвечало на «что менять и к какому сроку», а не «кто виноват»?
Переписка — это ваша управленческая витрина. Структура, критерии, сроки и спокойный тон превращают письмо в инструмент, а не в источник шума. Когда письмо понятно, вы становитесь человеком, с которым легко работать.
Поделимся опытом
Какие фразы в вашей компании раздражают сильнее всего? Присылайте — соберём словарь замен и сделаем карточку «письмо на 7 строк» для закрепления в чате.
#деловаяпереписка #тонкоммуникаций #HRсигналы #управленческийстиль #офиснаяэтика #женщинавменеджменте #структураписьма #результатвсрок