Кейс РВМ-Софт: настройка Битрикс24 для компании по бухгалтерскому учету.

РВМ-Софт.

Описание компании заказчика

Заказчик — бухгалтерская компания из Саратова, предоставляющая услуги по ведению учета, сдаче отчетности и налоговому консультированию для малого и среднего бизнеса. Штат компании — 15 сотрудников.

Проблемы до автоматизации

До внедрения CRM-системы работа с клиентами велась с использованием электронной почты, мессенджеров и таблиц Excel. Это порождало типичные сложности:

1. Потеря заявок: входящие запросы из разных каналов (телефон, сайт, соцсети) не фиксировались централизованно.
2. Дублирование данных: информация о клиентах и истории взаимодействий хранилась у отдельных менеджеров, что затрудняло подмену.
3. Низкая скорость согласований: процесс согласования договоров и отчетов между менеджерами, бухгалтерами и руководством был неструктурированным и занимал много времени.

Процесс выбора и критерии решения

Компания рассматривала несколько CRM-систем. Ключевыми критериями выбора стали:

1. Гибкость платформы: возможность адаптировать процессы под специфику бухгалтерских услуг.

2. Наличие интеграций: обязательное соединение с телефонией, сайтом и социальными сетями.

3. Аналитика и отчетность: встроенные инструменты для построения дашбордов и контроля KPI.

Решение о настройке Битрикс24 было принято из-за соответствия этим критериям в рамках одного продукта, что исключало необходимость использования разрозненных инструментов.

Этапы внедрения

Работа была разделена на три этапа:

1. Аудит бизнес-процессов: специалисты провели детальный разбор всех этапов работы с клиентом — от первой заявки до закрытия договора.

2. Настройка основных модулей: были сконфигурированы CRM, телефония, задачи и документооборот.

3. Обучение сотрудников: проведены практические сессии для всех сотрудников с акцентом на ежедневные операции.

Реализованный функционал

* Автоматизация ключевых процессов.

Настроены воронки продаж для бухгалтерских услуг и карточки клиентов. Создан сквозной процесс обработки заявки: от звонка до подписания договора, с автоматической постановкой задач менеджеру и бухгалтеру.

* Интеграции.

Реализован захват заявок с сайта и форм в социальных сетях. Встроена телефония c коллтрекингом для учета всех звонков.

* Отчетность и дашборды.

Настроены дашборды для руководства с ключевыми метриками: количество новых обращений, конверсия в сделки, загрузка бухгалтеров.

Измеримые результаты

Внедрение автоматизации на Битрикс24 позволило достичь следующих показателей:

• Скорость обработки заявки сократилась с 4 часов до 30 минут.
• Количество потерянных обращений снизилось до нуля.
• Время на согласование документов уменьшилось на 40%.
• Конверсия входящих заявок в клиентов выросла на 25% за счет своевременности реакции.

Выводы для отрасли

Данный кейс Битрикс24 демонстрирует, что для бухгалтерских компаний критически важна автоматизация первичного взаимодействия с клиентом и внутреннего документооборота.

Рекомендации

В первую очередь автоматизируйте процесс обработки входящих заявок и ведения клиентской базы.

Настройте обязательные поля в карточке клиента для сбора единообразной информации.

Используйте встроенные инструменты аналитики Битрикс24 для контроля эффективности каждого канала привлечения клиентов.