Основные расходы в командировке, которые работодатель обязан покрыть, включают оплату проживания на каждый день поездки, организацию трансфера от аэропорта и обратно, а также до мест проведения мероприятий.
В локальном документе компании, согласованном с работодателем, помимо основных затрат могут быть указаны и дополнительные расходы для учёта.
Бронирование и оплата жилья для сотрудника в командировке лежат на руководителе. Если сотрудник задерживается в пути из-за непредвиденных обстоятельств, связанных с рейсом, все дополнительные расходы также оплачивает руководитель.
Бронирование мест проживания
Сотрудник, направляемый в командировку, может арендовать отель, гостиницу или другие апартаменты. При этом обязательно наличие подтверждающих бронирование документов. Как правило, бронирование жилья организует руководитель компании.
При аренде частных апартаментов между сторонами заключается гражданско-правовой договор в соответствии с ГК РФ, где подробно прописаны условия аренды: срок, стоимость, участники договора, их права и обязанности.
Работодатель при необходимости покрывает дополнительные услуги, приобретённые в отеле. Необязательные траты, например, в баре или ресторане гостиницы, оплачиваются сотрудником самостоятельно.
Гарантии сотруднику
Во время командировки за сотрудником сохраняются гарантии согласно трудовому законодательству: оплата среднего заработка за дни поездки, сохранение рабочего места и компенсация расходов, связанных с выполнением служебных заданий.
Организация полностью берёт на себя возмещение затрат на проживание, транспорт, а также другие возможные расходы по предварительной договорённости.
Выбирать и бронировать жильё можно как заранее — через менеджеров или Личный кабинет на платформе «АэроТур.Business», так и по месту прибытия.
Для получения полной компенсации необходимо сохранять все подтверждающие документы (чеки, квитанции, договоры аренды и финансовые бумаги). В случае утраты подтверждающих документов компенсация будет произведена исходя из средней стоимости проживания в месте командировки.