Когда свадьба собирается осознанно, свадебный день остаётся стильным, а смета — прозрачной и логичной. Давайте разберём, что действительно может «раздувать» бюджет, и как сохранять контроль над финансами, не жертвуя при этом эстетикой события.
I — «Фейсконтроль» для списка гостей
— Будьте честны к себе. Поймите, кого вы зовёте по сердцу, а не «из вежливости» (потому что это, к примеру, лучшая подруга вашей мамы). Чем шире список, тем быстрее увеличиваются расходы и требования к сервису — и это напрямую влияет на свадебный бюджет. А свадьба — в первую очередь, праздник для вашей пары
— Если вам сложно сразу понять, кого звать, разделите предполагаемый список на:
А — тех, кого вы точно хотите видеть,
В — тех, кого «по возможности».
И сначала получите ответы от группы А, а затем освободившиеся места предложите людям из группы В.
— Поставьте понятные границы в приглашениях. Например, если не хотите видеть детей, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была преподнесена в деликатной манере. Например:
а) «Для того, чтобы вы полностью смогли расслабиться и насладиться торжеством вместе с нами, просим вас заранее позаботиться о том, с кем оставить детей»;
б) «Мы бы хотели, чтобы в день нашей свадьбы вы вдоволь повеселились и отдохнули, поэтому мы решили устроить праздник исключительно для совершеннолетних гостей»;
в) «Формат нашего праздника — 18+, поэтому просим заранее предусмотреть с кем останутся ваши детки, пока вы будете отдыхать вместе с нами»
А чтобы снизить вероятность появления дополнительных малознакомых вам гостей, проследите, чтобы все приглашения были именными — это естественно снимает ожидание +1.
— Сначала отправьте Save the Date (за 4-6 месяцев до свадьбы), а потом уже приглашение (за 1 месяц до события). Первое сориентирует, сколько гостей первично подтвердит участие, а второе — даст понимание по финальному составу. Такой порядок экономит бюджет, сразу убирает лишние ожидания и делает список гостей точным.
II — Пиковые даты или разгар сезона
Так, субботняя свадьба летом почти всегда стоит дороже. Но есть решения, как сохранять свадебный бюджет и при этом не потерять в атмосфере:
— Подумайте о свадьбе в межсезонье: весна, ранняя осень, зима. В эти периоды площадки и подрядчики работают по более «низкому тарифу». В зимние месяцы рестораны охотнее дают бонусы: бесплатный welcome, апгрейд меню или номер для пары. Весной и в начале осени свадебный свет мягче и дольше держится, поэтому можно экономить на дополнительной подсветке. А ещё межсезонье упрощает логистику — меньше пробок, свободнее транспорт и отели, дешевле билеты для иногородних гостей.
— Выберите немного нестандартный день. Например, четверг/пятницу или воскресенье, когда ажиотаж (и цены) чуть ниже.
— Постарайтесь найти всех ключевых подрядчиков уже за 8-12 месяцев до свадьбы и обязательно зафиксируйте все цены заранее. В договорах пропишите точные суммы: аренда, сервис, логистика, стоимость работы команды. Это защитит свадебный бюджет от сезонного роста цен.
III — Коэффициент срочности
Когда свадьба собирается ещё «вчера», заметно дорожает всё: доставка, пошив/подгонки нарядов, овертайм команды, срочные печати.
— Дайте себе время на подготовку к свадьбе в районе 6-12 месяцев. Так вы точно все успеете.
Это фиксирует цены у площадки и ключевых подрядчиков, а не «сезонные + срочность». К тому же, за год вперёд легче договориться о приятных бонусах (час раннего монтажа, апгрейд номера для пары).
— Идите четко по приоритетам: площадка и ваша дримтим → всё остальное.
Сначала бронируйте место и подрядчиков (свадебный организатор, фотограф, видеограф, ведущий). И только затем уже декор, полиграфию и прочие мелочи. Так вы не переплачиваете за перестановки и не ловите «остатки по завышенной цене».
— Держите резерв 10–15% в смете, как вашу небольшую подушку безопасности. Это деньги на непредвидимое: дополнительный транспорт, расходы на +1 гостя, дополнительный час работы кого-то из команды.
— Удобный формат сметы, где будет всё: контакты, статусы оплат, дедлайны, тайминг. Когда это в одном месте — меньше ошибок и повторных расходов. Наши пары всегда хвалят нашу понятную онлайн-смету, с которой им удобно в любой момент отслеживать текущую финансовую сторону праздника.
— Пропишите жёсткие рамки по времени для монтажа/демонтажа и выступлений. Каждые +30 минут после 23:00 — это овертайм технической службы, площадки и ведущего. Чёткий тайминг = сохранение бюджета.
— А еще сборы, церемония и банкет на одной площадке — меньше машин, переносов, простоя команды. Это заметно режет логистические расходы и риски.
IV — Скрытые сборы и «мелочи»
На первый взгляд это незначительные расходы: пробковый сбор, клининг, ранний заезд, парковка, овертайм персонала. Но именно эти «мелочи» легко добавляют к смете десятки тысяч и незаметно делают свадьбу дороже. Чем раньше вы разложите всё по пунктам, тем проще сохранять свадебный бюджет и держать контроль.
— Запросите у каждого подрядчика информацию по тому, что именно «включено» в стоимость, а что оплачивается «отдельно», чтобы было проще взять во внимание дополнительные траты.
— Ранний заезд и поздний выезд — фиксируем в часах, а не «на словах». Например, в договоре: «доступ с HH:MM, демонтаж до HH:MM без доплат». Иначе каждые +30 минут легко превратятся в доп. расходы с вашей стороны.
— Узнайте, платная ли стоянка для гостей, сколько мест бесплатно для подрядчиков, нужен ли пропуск к разгрузке. Меньше кругов → меньше часов у водителей.
— Постарайтесь свести завоз всего необходимого на площадку (техника, алкоголь, элементы декора) в один-два захода. Один грузовой рейс и общий координатор погрузки экономят и деньги, и нервы.
— Уточните, включены ли в цену площадки сервис (обычно 10–15%), НДС, пробковый, клининг. Просите «итог к оплате» одной строкой. И не забудьте про сумму депозита, условия его возврата и сроки.
Плохая новость: Бюджет свадьбы часто увеличивается из-за совокупности моментов, которые так легко можно упустить из виду, не зная event-нюансов.
А теперь — хорошая: если вы доверите организацию вашего события нам, мы этого не допустим. Вот, что писала нам одна из невест:
«Я примерно понимала, чем будет занято агентство. Но не ожидала, что мои организаторы пришлют на следующий день после свадьбы оставшийся ПЕРЕСЧИТАННЫЙ ПО БУТЫЛКАМ алкоголь, смету с доп. расходами и посчитанными поездками на такси до копейки, с пометками на полях, где смогли СЭКОНОМИТЬ, и соответственно сдачу в 48к.
Может не все такие, а только мои организаторы Илона с Юлей:
— помогли из скудного выбора свадебных площадок под наш формат найти ту единственную;
— общались с кейтерингом и считали граммы и литры;
— вели постоянную переписку с подрядчиками, организовывали встречи;
— привезли алкоголь на площадку и доставили остаток обратно домой;
— утром свадебного дня купили мне носки для кроссовок и новые сережки, ведь свои я забыла дома;
— приняли на площадке работу декораторов, свет, звук, барабаны;
— подготовили подарки для подрядчиков;
— вызывали и сажали гостей в такси, без нашего участия;
— следили, чтобы все свадебные подрядчики остались накормлены, а работа каждого — оплачена;
— все, что мы где-то забывали, подбирали себе на хранение.
И это настолько деликатно, с субординацией к каждому.»
Загляните в портфолио на сайте нашего свадебного агентства и давайте начнём продумывать историю вашей свадьбы за чашечкой кофе при встрече.
Ссылка на оригинальный источник статьи на официальном сайте свадебного агентства Salute Event.
