Проверка налоговой — стресс для любого предпринимателя. Даже если бизнес работает «в белую», ошибки в документах или учёте могут обернуться штрафами.
С 2025 года мораторий на внеплановые проверки снят, и бизнес снова в зоне риска. Поэтому лучше заранее проверить, всё ли у вас в порядке.
В этой статье — пошаговый чек-лист, как подготовить компанию или ИП к визиту инспектора
1. Проверьте бухгалтерский и налоговый учёт
💡 Совет: используйте автоматизированные сервисы учёта (например, «МойСклад», 1С, Контур). Это минимизирует риск ошибок.
2. Сверьтесь с контрагентами
Инспекция часто проверяет сделки с «проблемными» компаниями.
✅ Что нужно сделать:
- Запросите у партнёров актуальные реквизиты и выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Убедитесь, что контрагенты не в «чёрных списках» ФНС.
- Храните акты сверок.
⚠️ Если у вас есть «подозрительный» контрагент, налоговая может не признать расходы по сделке.
3. Проверьте кассовую дисциплину
С 54-ФЗ онлайн-кассы обязательны почти для всех. Любые ошибки = штраф.
✅ Обратите внимание:
- Все чеки пробиваются вовремя.
- Применяется правильная ставка НДС.
- ОФД передаёт данные без сбоев.
- Кассовая книга и Z-отчёты ведутся регулярно.
4. Подготовьте кадровые документы
Даже у малого бизнеса налоговая смотрит на кадровый учёт.
✅ Что проверить:
- Трудовые договоры со всеми сотрудниками.
- Личные дела работников.
- Табели учёта рабочего времени.
- Начисление и уплата НДФЛ и страховых взносов.
💡 Частая ошибка: выплаты «в конверте». В 2025 году за это штрафы выросли.
5. Сверьтесь с налогами и отчётностью
✅ Ваш чек-лист:
- Все декларации поданы в срок.
- Нет задолженности и пени.
- Сверьтесь по лицевому счёту в ФНС (через Личный кабинет).
Если нашли ошибки — лучше подать уточнёнку сами, чем ждать, пока её найдёт налоговая.
6. Подготовьте документы на имущество и склад
Инспекторы любят проверять остатки и основные средства.
✅ Что иметь под рукой:
- Инвентаризационные описи.
- Документы на оборудование, транспорт, недвижимость.
- Учет складских остатков (желательно в системе, а не в Excel).
💡 Здесь автоматизация спасает: в «МойСклад» или 1С все остатки видны в один клик.
7. Составьте папку «для проверки»
Лучшее решение — собрать заранее полный комплект документов.
📂 В неё входят:
- учредительные документы, лицензии;
- бухгалтерская и налоговая отчётность;
- договоры с ключевыми контрагентами;
- кассовые документы;
- кадровые документы;
- инвентаризационные акты.
Так вы покажете проверяющим, что в компании порядок.
8. Обучите сотрудников
Инспекторы часто задают вопросы рядовым сотрудникам. Важно, чтобы они:
- знали, где хранятся документы;
- отвечали чётко, без лишних деталей;
- перенаправляли сложные вопросы к руководителю или бухгалтеру.
9. Используйте автоматизацию
Многие проблемы возникают не из-за «серых схем», а из-за банального хаоса в документах.
Автоматизация помогает:
- снизить риск ошибок;
- вести учёт в единой системе;
- формировать отчётность в один клик;
- хранить документы в порядке.
Итог
Подготовка к проверке — это не разовая задача, а регулярный процесс. Если выстроить систему документооборота и автоматизировать учёт, налоговая перестанет быть страшилкой.
👉 Чем раньше начнёте наводить порядок, тем спокойнее пройдёт любая проверка.