Спортивные соревнования – это не только профессиональное командное мероприятие, но и всегда большой организационный вопрос. Нужно переместить спортивную команду, снаряжение и инвентарь на большое расстояние и сделать это в строго оговоренные сроки и по согласованному маршруту. Организация логистики, в этом случае, может стать настоящим вызовом.
Регулярные рейсы авиакомпаний часто не подходят для решения такой задачи, из-за ограниченного количества мест, неудобного расписания или необходимости разделять команду. В этом случае наиболее подходящим решением может стать чартерный рейс, который устраняет все недостатки регулярных рейсов и позволяет путешествовать с комфортом, гибкостью и без разделения команды.
Спортивный чартерный рейс – это аренда целого самолета для перевозки спортивной команды. При чартере бронируется весь борт под нужды команды. Это позволяет полностью контролировать расписание, в том числе вносить оперативные корректировки в зависимости от продолжительности матча, планировать маршрут, тип самолета и бортовое обслуживание.
Выбирая чартерный рейс, спортивная команда получает ряд преимуществ:
Гибкость расписания: Вы сами определяете время вылета и прилета, что идеально подходит для спортивных матчей
Выбор маршрута: возможность лететь напрямую в указанный аэропорт без пересадок, даже если регулярные рейсы туда отсутствуют
Комфорт и приватность: весь борт – это ваша личная зона. Вы можете общаться, работать или отдыхать без посторонних
Индивидуальный сервис: возможность заказать специальное питание, напитки, а также оформить самолет в соответствии с вашими пожеланиями (например, использовать подголовники с эмблемой спортивной команды)
Экономия времени: отсутствие очередей на регистрацию и досмотр (возможна организация отдельного терминала для обслуживания команд), быстрая посадка на борт
Оптимизация затрат: определение типа самолета в соответствии с требованиями бюджета спортивного клуба
Безопасность: чартерные рейсы выполняются регулярными перевозчиками или специализированными чартерными перевозчиками с соблюдением всех требований безопасности
Организация чартера – это многоступенчатый процесс, требующий внимания к деталям.
1. Определение потребностей и целей.
- Дата выполнения: определение даты вылета и возврата
- Время вылета и прибытия: определение времени вылета и прибытия с учетом времени на дорогу в гостиницу или со стадиона. Команда по прилету на соревнования следует в гостиницу, где организуется питание. Следование в гостиницу может быть организовано как с использованием транспорта принимающей команду стороны, так и с использованием наемного транспорта. Осуществляется не только доставка самих членов команды, но и доставка багажа и спортивного инвентаря. После игры команда готовится к отправке в течение часа, далее следует в аэропорт вылета для посадки в самолет и, после прибытия команды, в аэропорт прибывает багаж. При планировании времени вылета важно знать время, которое команда будет находиться в дороге и учитывать время на операции с багажом.
- Количество пассажиров: при первичной заявке определяется примерное количество пассажиров. Перед вылетом команда информирует о точном количестве пассажиров, для которых производится бронирование авиабилетов и выписка маршрут-квитанций. Количество пассажиров может быть изменено до момента окончания регистрации. Важно оперативно реагировать на все изменения и вносить корректировки в список пассажиров. Если матчи проводятся сразу в нескольких городах, то количество пассажиров может изменяться. На каждом полетном сегменте важно производить корректировку количества рационов питания.
- Бюджет: сумма, которую команда или ее спонсоры готовы потратить на организацию логистики при проведении выездных матчей.
- Особые пожелания: требования к самолету, питанию, сервису на борту, терминалам для обслуживания и дополнительным видам услуг (например, услуги грузчиков, организация транспорта под борт ВС).
2. Выбор надежного организатора перевозок
Это самый важный этап. Важно найти партнера, который возьмет на себя всю организацию перевозки. Существуют два основных варианта:
Авиакомпания-оператор: Вы напрямую договариваетесь с авиакомпанией, которая имеет собственный флот. Это может быть выгодно с точки зрения бюджета, но может потребовать больше самостоятельной работы
Компания организатор перевозок: специализированный посредник, который сотрудничает с несколькими операторами и может оперативно подобрать оптимальный вариант под ваши потребности. Организатор возьмет на себя все переговоры, оформление документов, координацию и сопровождение рейсов
При выборе партнера важно обращать внимание на следующие особенности:
- Репутация: изучите отзывы, проверьте наличие сертификата эксплуатанта и соответствие его планируемой перевозке
- Опыт: узнайте сколько лет компания работает на рынке и какие проекты она за это время реализовала
- Флот: убедитесь, что компания предлагает самолеты, подходящие для вашей команды и маршрута
- Стоимость: сравните предложения разных компаний, но не гонитесь за самой низкой стоимостью в ущерб вашему спокойствию
- Сервис: узнайте какие услуги включены в стоимость и как компания решает возникающие проблемы
3. Запрос коммерческого предложения
На этом этапе необходимо направить выбранному организатору запрос с указанием всех параметров планируемой перевозки (количество пассажиров, маршрут, даты, время, сервис, особые пожелания). На основании этих данных вы получите коммерческое предложение, которое должно включать:
Стоимость аренды самолета: основная статья расходов с учетом аэропортового обслуживания, топливного сбора, услуг экипажа, оплаты аэронавигационных сборов, страхования пассажиров
Дополнительные услуги: стоимость питания, напитков, брендирования самолета, предоставления дополнительных видов обслуживания
Внимательно изучите коммерческое предложение и задайте все интересующие вопросы. Не должно оставаться никаких непонятных вам формулировок или возможности двойного толкования.
4. Заключение договора.
После согласования всех условий необходимо заключить договор с выбранным организатором. В договоре должны быть четко прописаны:
Стороны: полные и сокращенные наименования и реквизиты сторон, в том числе юридические и почтовые адреса для предоставления финансовых документов по итогам перевозки
Предмет договора: описание полного маршрута с учетом возможных технических посадок для дозаправки (если такие планируются во время выполнения рейса), даты выполнения рейсов, времени вылета и прибытия в местном времени аэропортов вылета и прибытия, тип воздушного судна с указанием компоновки (количество кресел бизнес-класса, экономического класса), уровень питания (рацион питания может быть оформлен в виде отдельного приложения к договору), дополнительные виды услуг по вылету и прибытию
Стоимость и порядок оплаты: сумма договора, порядок платежей (предоплата, оплата по факту выполнения рейса, отсрочка платежей на оговоренный срок), условия возврата средств
Ответственность сторон: обязанности организатора и заказчика
Форс-мажорные обстоятельства: условия, при которых договор может быть расторгнут или изменен
Порядок разрешения споров: как будут разрешаться разногласия между сторонами
Перед подписанием договора внимательно прочитайте все пункты и убедитесь, что они соответствуют всем достигнутым договоренностям.
5. Организация рейса
После заключения договора организатор рейса берет на себя всю основную работу:
- Заключение договора с перевозчиком и оплата стоимости чартера
- Согласование графиков вылета и получение подтверждения от всех аэропортов по маршруту движения
- Согласование дополнительных вариантов обслуживания по маршруту (например, открытие аэропортов вне регламента их работы, предоставление заправки в транзитном аэропорту без высадки команды в терминал)
- Заказ и оплата питания в соответствии с рационом, разработанным доктором команды
- Заказ отдельного прохода в терминал для команды или предоставление отдельного терминала в аэропорту вылета или прибытия
- Организация отдельных стоек регистрации для пассажиров и багажа команды
- Бронирование авиабилетов и выписка маршрут-квитанций в соответствии со списками, полученными от администратора команды, с внесением всех необходимых изменений до момента окончания регистрации
- Организация выгрузки багажа и доставки его до стойки регистрации в аэропорту вылета и получение багажа на ленте транспортера, доставка его до автомобиля с погрузкой для дальнейшей отправки
- Информирование о ходе движения воздушного судна, всех изменениях по метеоусловиям или иным причинам, которые могут повлиять на график движения
- Сопровождение рейса флайт-менеджером
Заказчик в свою очередь предоставляет организатору рейса список пассажиров с изменениями и всю информацию о багаже.
6. Выполнение рейса
В день вылета команды на соревнования из базового аэропорта важно учитывать тот факт, что на обработку багажа команды требуется определенное время. Багаж обычно состоит из спортивных сумок, металлических ящиков и специальных упаковок для снаряжения. Все указанные вещи часто являются негабаритными, т.е. сдаются через камеру негабаритного багажа аэропорта вылета. С учетом этого факта организатор рейса планирует стойки регистрации в максимальной близости к камере негабаритного багажа. Время на обработку багажа команды зависит от количества мест. Если количество багажа более 50 мест, то может потребоваться до 60 минут от момента прибытия машины с багажом до окончания погрузки на транспортные тележки аэропорта для вывоза под борт.
С учетом изложенного выше, необходимо планировать прибытие багажа заранее до приезда команды.
В момент приезда команды, организатор перевозок заранее печатает посадочные талоны и размещает их на стойках регистрации, информации или в любом удобном месте в зоне прохождения досмотра при входе в здание терминала. Члены команды получают посадочный талон и, в случае отсутствия у них багажа, сразу проходят в зону досмотра и к выходу на посадку в самолет.
Посадка в самолет начинается за 40 минут до вылета или по мере готовности борта к вылету. Размещение членов команды на борту производится с учетом пожеланий администратора команды. При наличии в самолете бизнес-класса, там могут быть размещены члены тренерского штаба.
Важным моментом является возможность размещения одного члена команды на блоке из трех кресел с тем, чтобы можно было отдохнуть в горизонтальном положении во время полета. С учетом этого факта необходимо выбирать воздушные суда с компоновкой не менее 135 кресел экономического класса. Могут быть предложены и меньшие по компоновке воздушные суда, но в этом случае требуется дополнительное согласование с администратором команды.
Представитель организатора перевозок проверяет по багажной ведомости количество фактически загруженных мест багажа и количество мест по регистрации. В случае обнаружения расхождения, трап не убирается до окончательного устранения всех сомнений.
На борту для команды используются подушки, пледы и одноразовые тапочки. Также салон самолета может быть дополнительно укомплектован подголовниками с эмблемой спортивной команды или эмблемой организатора перевозки. Членам команды дополнительно могут быть предложены дорожные наборы.
Питание и напитки для членов команды предлагаются на борту по указанию администратора и врача команды. На коротких перелетах продолжительностью до 1,5 часов питание может быть предложено до вылета.
Обслуживание питанием производится с начала или с хвоста салона в соответствии с указанием администратора или врача команды.
Информирование пассажиров на борту сводится к необходимому минимуму, основной частью которого является продолжительность рейса. Эта информация необходима для планирования транспорта встречающей стороны.
По прибытию в аэропорт назначения организатор перевозок заранее согласовывает с перевозчиком приоритетность рейса для наземных служб. К моменту установки самолета на место стоянки на перроне уже должны находиться трап, автобус и багажные тележки с обслуживающим эти средства персоналом.
После прибытия в зону выдачи багажа аэропорта назначения, представитель организатора перевозок пересчитывает количество мест багажа, сверяет их с количеством мест, оформленных в аэропорту вылета и, в случае обнаружения расхождения, проводит расследование с тем, чтобы организовать оперативную досылку незагруженного багажа или принять решение о его оставлении в комнате невостребованного багажа аэропорта вылета до прибытия команды обратно.
Представитель организатора перевозок контролирует процесс загрузки багажа в машину и фиксирует время отправления ее из аэропорта.
7. Послеполетное обслуживание
После окончания рейса организатор перевозок может предложить доставку членов команды и багажа специальным автотранспортом, а также организацию проживания команды.
Факторы, влияющие на стоимость спортивного чартера:
- Тип самолета: от небольших региональных самолетов до широкофюзеляжных лайнеров
- Дальность полета: чем дальше лететь, тем больше расход топлива и выше стоимость
- Сезонность: в пиковые периоды (летние отпуска, каникулы, праздники) стоимость может быть выше ввиду отсутствия свободных бортов
- Аэропорты: ставки сборов различных аэропортов могут существенно отличаться
- Дополнительные услуги: питание, напитки, брендирование, заказ транспорта
- Сроки бронирования: чем раньше бронируете перевозку, тем больше шанс на получение выгодной цены
- Геополитическая ситуация: военные конфликты и другие нестабильные ситуации могут повлиять на стоимость топлива или внести ограничения в использование некоторых аэропортов по маршруту
Организация спортивного чартерного рейса – это сложный, но выполнимый процесс. Следуя изложенным выше рекомендациям и работая с надежным партнером, вы сможете организовать комфортное и безопасное путешествие для своей команды, которое оставит только приятные впечатления.
#аренда самолета #организация чартера #спортивный чартер #групповой чартер