Как показывает практика, большинство отказов в лицензировании связано именно с неправильным подбором специалистов (несоответствие их стажа, образования, квалификации по видам работ, которые планируется выполнять), а также с ошибками в оформлении документов при найме работников в штат. Ниже подробный анализ типичных ошибок.
Основные ошибки при подборе специалистов для лицензирования
1. Проблемы со стажем
Многие заявители недооценивают сложность подтверждения стажа. Для лицензии требуется хотя бы три сотрудника на руководящей должности, у которых минимум 3 года стажа по специальности за последние 10 лет. Но при этом мало кто помнит, что учитывается стаж только по специальности, подлежащей аттестации. Ещё одно требование, о котором забывают: работать нужно в фирме с лицензией Минкультуры, чтобы стаж был учтён.
Типичные ошибки:
- Стаж в трудовой книжке (или ПФР) не совпадает с фактическим периодом выполненных работ.
- Учитывается общий стаж специалиста, даже если часть работы не по профильной специализации.
- В трудовых документах ошибки в написании должности, профессии, квалификации.
- Указаны периоды без документального подтверждения проектами или другими доказательствами.
Поэтому ещё до подачи заявки на лицензию мы всегда досконально проверяем каждого специалиста: и того, что уже несколько лет работает у соискателя, и того, кого нанимаем в штат. Все документы должны быть корректно составлены, а информация в информационных базах должна быть актуальна и верна. Если выявляем недостатки — рекомендуем принять меры и исправить их до того, как они приведут к проблемам (и речь не только о лицензировании, но и дальнейшей работе такого специалиста).
2. Неправильное оформление документов: трудовые договоры и трудовые книжки
Минкульт требует, чтобы все сотрудники были оформлены в штат официально, т.е. заключение гражданско-правовых договоров (ГПХ) и найм самозанятых реставраторов для лицензии не подходит. Все требования ТК РФ должны быть соблюдены: с сотрудником заключается только трудовой договор (контракт), запись о приёме на работу и всех внутренних перемещениях вносятся в трудовую книжку, сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией и т.д. Учитывая востребованность аттестованных узких специалистов в сфере реставрации, регулятор разрешает совмещение, но здесь придётся тщательно документировать найм и следить, чтобы не было признаков фиктивности работы специалиста.
Статья по теме: Как нанять временных работников для лицензирования и проверок Минкультуры
Типичные ошибки:
- Несоответствие фактической должности указанной в трудовых документах работника.
- Отсутствие должностных инструкций или их несоответствие реальным обязанностям специалиста в штате.
- Нечитаемые или нечеткие копии трудовых книжек, договоров.
- Несоблюдение требований по заверению копий документов.
Проблема решается так же, как в п. 1: тщательной проверкой документов, грамотным оформлением сотрудника в штат с учётом особенностей его предстоящей работы и должностных инструкций, устранение разночтений и недочётов в документации, своевременная актуализация данных.
3. Отсутствие подтверждения повышения квалификации через ФИС ФРДО
Специалисты обязаны раз в 5 лет проходить повышение квалификации, включая подтверждение через (Федеральный реестр документов об образовании). Если данные о пройденном обучении и полученном документе отсутствуют в реестре — это может стать основанием для отказа в связи с невыполнением лицензионных требований по сотрудникам.
Типичные ошибки:
- Наличие удостоверения или диплома, но отсутствие записи в ФИС ФРДО.
- Указание просроченной квалификации без актуализации.
- Отсутствие формального подтверждения через официальный реестр.
Здесь важно вот что: для обучения своих сотрудников выбирайте надёжный центр переподготовки и повышения квалификации, который имеет аккредитацию и выдаёт документы государственного образца (они автоматически вносятся в ФИС ФРДО и проходят проверку без проблем).
4. Аттестация специалистов и соответствие секциям / портфолио
Для видов работ по пунктам 1 и 3–10 Перечня работ (например, реставрация, консервация и др.) специалисты обязаны пройти аттестацию в Минкультуры и предоставить портфолио. Аттестация проходит по секциям: архитекторов, декоративно-прикладного искусства, живописи и др. Здесь основная проблема — отказ или отрицательный результат аттестации в связи с ошибками в определении своей категории и секции, а также путаница и недочёты в документах сотрудника.
Типичные ошибки:
- Несоответствие выбранной секции профилю специалиста.
- Портфолио составлено поверхностно или не по требованиям (отсутствие фото «до/после», описания проектов и т. д.)
- Неправильно оформленные документы на аттестацию, из-за чего комиссия возвращает пакет или приглашает специалиста на очную беседу.
- Аттестация на слишком высокую категорию без соответствующего стажа (требования: 15 лет — высшая, 10 лет — первая, 7 лет — вторая, третья без стажа).
Решением проблемы может стать консультация со специалистами по лицензированию, которые неоднократно готовили работников своих клиентов к аттестации и успешно проходили её. Ещё вариант: звонок в аттестационную комиссию Минкульта, где можно уточнить «свою» секцию, требования к документам и задать другие вопросы по аттестации.
Статья по теме: Требования к портфолио реставратора для аттестации в Минкульте
5. Технические недостатки и несоблюдение формальных требований
Министерство культуры строго относится к форме документов, предоставляемых с заявкой о предоставлении лицензии. Даже при наличии квалифицированных специалистов ошибки в их документах окончательно лишают шанса на получение лицензии. И сейчас речь о тех документах, которые оформляет сам работодатель.
Типичные ошибки:
- Нечёткие копии документов, трудночитаемые записи — в скан-копиях, прикрепляемых к заявлению, эти недочёты выглядят ещё хуже и в итоге сыграют решающую роль.
- Отсутствие заверения копий (нотариального или иного, как требует закон).
- Несовпадение адресов, данных в разных документах (например, ЕГРЮЛ и заявлении о выдаче лицензии).
- Подготовка пакета без учёта специфики видов работ: лицензия оформляется под конкретные пункты, и если выбрать в Перечне не те виды работ, что в действительности будете выполнять — неправильно составите список необходимых специалистов, неправильно подготовите на них документы, что и приведёт к отказу или необходимости потом дополнить виды работ в лицензии.
Для лицензии Минкультуры мало просто найти архитектора, инженера, специалистов-реставраторов и уговорить их поработать в вашей компании. Нужно правильно определить их перечень по видам работ, подтвердить квалификацию и стаж, составить документы по всем правилам — и тогда лицензия ваша. Рекомендуем применять системный подход: на этапе подготовки тщательно проверять все формальности по ТК РФ, пользоваться официальными реестрами (ФИС ФРДО, реестр аттестованных специалистов Минкультуры, НРС), следовать требованиям Постановления № 67 и Приказов регулятора.
Нужна помощь в подборе специалистов и оформлении их в штат? Мы подготовим компанию по всем лицензионным требованиям, поможем найти и нанять подходящих сотрудников и получить лицензию Минкультуры. Звоните!
☎ 7 (495) 228-30-08
☎ 7 (812) 425-24-11
Оригинал статьи: Ошибки при подборе сотрудников для лицензии Минкультуры