Как маленькая команда справляется с потоком, который легко мог бы «похоронить» целый отдел? Туристическая компания «Петербургский Краевед» вместе с интегратором «ArtSolution24» всего за 17 дней превратила хаотичную переписку в выстроенный процесс с помощью «Битрикс24» Теперь заявки обрабатываются автоматически, и это полностью изменило ритм работы.
Когда поток заявок — это одновременно радость и бол
Такие диалоги занимали у менеджеров до 90% рабочего времени: десятки одинаковых вопросов, счет вручную, сбор данных для пропусков. На развитие бизнеса сил просто не оставалось.
«Петербургский с 2010 года показывает Петербург и Ленинградскую область с неожиданной для туристов стороны: редкие особняки, оборонительные линии, усадьбы и даже палеонтологические раскопки. Штат сотрудников небольшой, но внимание к деталям - максимальное. Однако без CRM команда понимала - дальше она не вытянет.
Как работали раньше:
- заявки приходили через сайт и мессенджеры;
- менеджеры вручную отправляли клиентам всю информацию: стоимость, условия, место встречи;
- данные для экскурсий с пропускным режимом также собирали вручную;
- счета выставлялись через интерфейс ЮKassa, каждый раз заполняя форму заново.
В итоге до 90% рабочего времени уходило на переписку и рутинные задачи. Команда словно застряла в бесконечных диалогах, и на стратегические задачи, а именно поиск новых направлений и развитие бизнеса - сил уже не оставалось.
Почему именно «Битрикс24»
Конкуренты уже пользовались CRM: заявки хранились в одном месте, процессы были полностью автоматизированы. Команде нужна была платформа не только для CRM, но и для постановки задач, общения и хранения материалов. Важна была гибкость под специфику турбизнеса. «ArtSolution24» предложил точные решения, и внедрение прошло быстро — без долгих согласований и лишней бюрократии.
Как изменились процессы
Воронки по экскурсиям
Заявки теперь автоматически разделяются на сборные экскурсии и индивидуальные. Дальше сделки двигаются по воронке: формируется счёт, уходят напоминания и инструкции.
Интеграция сайта и ЮKassa
Заявка с сайта сразу попадает в CRM, система сама выставляет счет и отправляет его клиенту в WhatsApp и на почту. Никаких ручных вводов данных и двойной работы.
Автоматизация общения
90% клиентов используют WhatsApp — его сделали главным каналом. Роботы теперь сами присылают подтверждения, инструкции, напоминают о поездке, собирают данные, уведомляют о статусе оплаты.
Работа с партнёрами
Заявки автоматически подтверждаются через Telegram, клиент тот же получает ответ.
Система «кворума»
Для экскурсий с минимальным числом участников видно количество записавшихся. При наборе группы событие подтверждается и клиентам уходит счет.
Результаты проекта: больше заявок, новые направления и всё та же команда.
Цифры говорят сами за себя:
- В разгар сезона команда из трёх человек спокойно обрабатывает до 800 заявок в месяц - без перегрузки и авралов;
- Автоматическая генерация счетов и сообщений экономит десятки часов работы ежемесячно;
- Появилось время для запуска новых проектов - например, перепродажу экскурсий партнёров.
- Контроль оплат стал прозрачным, ошибки минимизированы, клиенты получают быстро ответы и чёткие инструкции.
Эффект для бизнеса:
- повысился уровень доверия и лояльности туристов;
- освободившиеся ресурсы команда теперь направляет на развитие и создание новых продуктов.
«Раньше мы буквально тонули в переписке, а теперь все изменилось. Благодаря автоматизации места на экскурсии продаются быстрее, а клиенты довольны сервисом. У нас появилось больше времени для развития бизнеса — и это действительно ценно»,
*отмечает Евгений Невлер, руководитель компании «Петербургский Краевед».