Автоматизация документооборота в архивном деле: готовые решения и реальные кейсы

Почему автоматизация архива стала необходимостью

В эпоху цифровизации всё больше организаций переходят на электронный документооборот (ЭДО). По данным 2024 года, российский рынок систем ЭДО вырос на 15% и достиг почти 95 млрд рублей. Уже 68% предприятий внедрили электронные системы, а к 2027 году ФНС планирует довести долю электронных счетов-фактур до 75%.

Статистические данные

Тем не менее бумажные документы продолжают занимать доминирующее положение: по данным Росархива, 95% архивных фондов по-прежнему хранятся на бумаге, а оцифровано лишь 6%.

Проблемы бумажного архивного хранения

Компании и государственные учреждения сталкиваются с рядом вызовов:

• высокие расходы на строительство и содержание архивных помещений;
• нехватка площадей при росте объёмов документации;
• низкая скорость поиска документов;
• риск повреждения и утери;
• физическая нагрузка на сотрудников.

Эти проблемы делают автоматизацию архива не просто желательной, а необходимой.

Система «Актив» — инновационный подход к хранению документов

Компания ГК «Сатурн» разработала универсальную систему хранения «Актив», которая объединяет:

• Электростеллажи для архива с сенсорным и компьютерным управлением;
• Программное обеспечение для управления доступом и документооборотом.

Электростеллажи Актив для архива

Функции программного обеспечения:

• разграничение прав доступа;
• автоматический поиск по базе данных;
• дистанционное управление стеллажами;
• фиксация всех операций с документами;
• формирование актов и листов размещения.

Преимущества системы:

• Экономия времени — поиск нужного документа занимает секунды;
• Исключение ошибок — световая навигация указывает нужную полку;
• Оптимизация площади — вместимость архива увеличивается вдвое;
• Снижение затрат — меньше расходов на персонал и содержание помещений;
• Контроль доступа — прозрачность работы с архивом и документацией.

Реальные проекты автоматизации архивов

За 35 лет компания реализовала более 500 проектов в архивах России различного масштаба:

• Академический районный суд, Екатеринбург
  Оборудовали 48 архивных помещений нового четырёхэтажного здания, максимально увеличив вместимость и внедрив современные технологии хранения документов.
• МБУ «Архив города Перми», Пермь
  Модернизировали архив в здании старой постройки со сложной планировкой, обеспечив удобство и безопасность хранения.
• Новосибирский государственный университет, НГУ, Новосибирск
  Создали архивное хранилище с повышенной вместимостью и автоматизированным поиском документов для ускорения работы сотрудников.

📂 Ознакомиться с другими реализованными проектами можно в нашем портфолио.

Система «Актив» успешно внедрена в государственных учреждениях, судах, медицинских организациях и коммерческих компаниях.

Как внедрить систему хранения документов

Сотрудничество с ГК «Сатурн» проходит по простому алгоритму:

1. Первичное обращение и консультация.
2. Индивидуальный проект размещения архивных стеллажей.
3. Заключение договора и согласование условий.
4. Поставка оборудования.
5. Монтаж (самостоятельно или силами специалистов).
6. Организация хранения документов.
7. Готовый результат — современный, удобный и безопасный архив.

Заключение

Автоматизация архивов повышает эффективность работы, сокращает расходы и защищает информацию. Современные стеллажи для архива и интеллектуальные системы управления документооборотом помогают организациям справляться с бумажными потоками и подготавливают их к полноценному переходу на цифровой формат.