Если сотрудники используют автомобиль для рабочих задач, у работодателя возникают дополнительные обязанности в охране труда.
Это касается не только штатных водителей, но и любого перемещения сотрудников. Служебные визиты к клиентам, командировки, использование личного авто в интересах компании или предоставление машины как льготы — всё это формирует юридический режим, который необходимо корректно оформить.
Есть несколько вариантов использования автомобиля работниками и минимальные требования к ним, которые стоит закрепить в ЛНА.
Водитель по должности
Когда управление автомобилем включено в трудовую функцию, применяется «водительский» режим с усиленными требованиями охраны труда.
Для таких сотрудников обязательно проводить или отправлять их на:
- предварительный медосмотр при приёме
- периодические медосмотры не реже одного раза в два года
- предрейсовые перед каждой сменой и послерейсовые после её окончания
Дополнительно требуется выдача СИЗ и надлежащее документирование допуска к управлению транспортным средством: приказы, листы инструктажа, подтверждение прав и стажа.
Служебный автомобиль у офисного сотрудника
Юридически важно избежать формулировок, которые ведут к признанию работника водителем, а также предусмотреть ограничения по использованию, чтобы исключить злоупотребления.
В этом режиме сохраняются только предварительный и периодические медосмотры в рамках допуска к работе.
В ЛНА целесообразно закрепить порядок использования: кто допускается к управлению, как выдается задание и маршрут, кто визирует результаты поездки и отвечает за документы.
Автомобиль у дистанционного/гибридного сотрудника
При дистанционном договоре формально отсутствуют требования в части охраны труда при перемещениях сотрудника на автомобиле, однако фактические разъездные задачи могут быть источником риска для работодателя.
Нужны ясные формулировки рабочих выездов: кто выдаёт задание, чем подтверждается цель и результат.
Также следует установить порядок уведомлений при ДТП или несчастном случае, даже если он произошел во время перемещений в командировке или на общественном транспорте. Такие несчастные случаи могут быть признаны связанными с производством.
Автомобиль выделен как бенефит
Предоставление автомобиля в качестве поощрения не предполагает служебных задач, однако фактические признаки его эксплуатации в интересах работодателя повышают риски и меняют оценку ситуации.
В документах следует зафиксировать запрет на служебное использование транспорта, определить круг его пользователей и вести отдельный учёт расходов во время совершения поездок (например, на топливо).
Также необходимо разработать порядок действий при инцидентах: уведомления, акты, хранение подтверждающих документов.
Вывод
Для каждого сотрудника, который использует автомобиль, требуется чёткий режим в ЛНА, соответствующее количество медицинских осмотров и инструктажей, а также доказательства фактических действий. Если придерживаться правильного оформления каждого подобного работника, то компания снижает вероятность претензий при судебных разбирательствах.