При планировании автоматизации организаций мы сталкиваемся с двумя вариантами требований к проекту. Первый и самый лучший, когда организация точно понимает, что она хочет получить в результате автоматизации своих бизнес-процессов. Второй, когда есть примерное направление, но нет точного понимания конечного результата.
Для организации с первым типом требований характерно то, что изменения уже назрели и даже перезрели, без них бизнес не может развиваться дальше, развитие учётной системы является одним из шагов по расширению бизнеса.
При втором типе требований компания подобна "слепому котёнку". Бизнес чувствует необходимость перемен, но не знает, куда двигаться.
Каждый из подходов имеет свои, как плюсы, так и минусы.
Пристально рассмотрим каждый.
Первый тип предполагает наличие четко сформулированных требований. Это вариант реализации подходит для компаний работающих долгое время и имеющих сформировавшуюся внутреннюю организационную структуру.
Проект будет успешен, если организация:
• Точно понимает конечный результат.
• Имеет четкие требования к бюджету и срокам проекта.
• Заранее осознает все критические точки и возможные проблемы.
• Система создается под конкретные бизнес-задачи и потребности.
• Сотрудники клиента принимают изменения, так понимают конечную цель.
К недостаткам первого типа подхода можно отнести:
• Высокие затраты. Необходимы значительные инвестиции в анализ и документирование требований. Также появляется необходимость в приобретении дорогостоящего оборудования и программного обеспечения.
• Жёсткие рамки. Сложно вносить изменения в процессе реализации.
• Риск устаревания. Требования могут потерять актуальность к моменту внедрения.
• Длительная подготовка. Процесс формирования четких требований может затягиваться.
Второй тип, это компания – стартап с принципом “главное ввязаться, а там посмотрим”. Преимущества такого подхода выражаются в:
• Минимальные начальные инвестиции. Компания может начать автоматизацию без крупных вложений в дорогостоящего оборудования и программного обеспечения, что особенно важно на старте бизнеса.
• Гибкость. Возможность корректировки целей в процессе реализации.
• Адаптивность. Система может развиваться параллельно с бизнесом.
• Экономия ресурсов. Нет необходимости в детальном предварительном планировании.
• Поэтапное внедрение. Можно начинать с малого и постепенно масштабировать.
• Обучение в процессе. Команда получает опыт по ходу реализации проекта.
Недостатками второго типа можно отнести:
• Неопределенность. Сложно оценить сроки и бюджет проекта.
• Длительный процесс внедрения. Постепенное развитие может привести к затягиванию процесса полной автоматизации бизнеса.
• Риск срыва сроков. Частые изменения требований могут затягивать процесс.
• Увеличение затрат. Возможны дополнительные расходы на доработку.
• Сопротивление персонала. Неясность целей может вызывать недоверие.
• Потеря фокуса. Существует риск уйти от первоначальных целей.
Для выбора типа подхода ведения проекта организация должна для себя ответить на вопросы:
• Текущее состояние бизнес-процессов
• Готовность организации к изменениям
• Доступность ресурсов
• Срочность внедрения
• Стратегические цели компании
Если коротко то:
Первый вариант подходит крупным структурированным компаниям, с хорошим планированием бюджета, где все бизнес-процессы происходят последовательно и имеется широкий горизонт планирования.
Второй вариант больше подходит начинающим компаниям, с еще не устоявшейся структурой, которая достаточно пластична и структура персонала может меняться.