Да, актуализировать документы абсолютно необходимо.
Более того, в большинстве случаев это не просто рекомендация, а прямая юридическая обязанность лица или организации, ответственного за их содержание.
С 1 сентября 2025 года вступил в силу Приказ Минэнерго № 511, заменивший ранее действовавший Приказ № 115. Это не формальная замена цифр — изменились правила, процедуры и формы. Значит, все документы, где ссылались на старые нормы, нужно пересмотреть и привести в соответствие.
Давайте разберём подробно, почему это важно и какие последствия ждут тех, кто не уделит внимания актуализации.
⸻
🔎 Почему актуализация обязательна?
1. ⚖️ Юридическая сила и действительность
Документ, который противоречит действующему законодательству, может быть признан недействительным (полностью или частично) в судебном порядке.
Это означает:
• вы не сможете ссылаться на него для защиты своих прав,
• вы не сможете требовать исполнения условий, прописанных в нём.
❗ Пример: акт готовности, оформленный по старому Приказу № 115 после 1 сентября 2025 года, фактически утратил юридическую силу.
⸻
2. 🤝 Избежание конфликтов и споров
Устаревшие нормы создают почву для разногласий.
• С контрагентами (например, в договорах указаны старые тарифные схемы или процедуры согласований).
• С сотрудниками (например, в локальных актах содержатся устаревшие нормы ТК РФ).
• С государственными органами (например, при проверке предоставлен акт по старой форме).
Пример из практики: в трудовом договоре указан порядок выплаты отпускных, который утратил силу. Результат — спор с работником, жалоба в трудовую инспекцию и проверка.
⸻
3. 🚨 Административная и иная ответственность
Несоответствие документов закону влечёт за собой:
• 💸 Штрафы (от Ростехнадзора, ГЖИ, Роспотребнадзора, налоговой).
• 🚫 Дисквалификацию руководителя.
• 🛑 Приостановку деятельности организации.
• ⚰️ Уголовную ответственность (в случаях, когда нарушение норм охраны труда или правил эксплуатации привело к аварии или несчастному случаю).
⸻
4. 🛠 Некорректная работа бизнес-процессов
Документы — это навигатор для сотрудников. Если он устарел, путь ведёт в тупик.
Что происходит на практике?
• сотрудники работают «по памяти» или «как привыкли»,
• эффективность снижается,
• ошибки множатся,
• компания несёт прямые убытки.
⸻
📂 На какие документы распространяется требование?
Актуализация касается всех видов документов, содержащих нормы.
• Договоры и соглашения (с клиентами, поставщиками, партнёрами).
• Учредительные документы (устав, положения).
• Локальные нормативные акты:
• правила внутреннего трудового распорядка,
• положения об оплате труда и премировании,
• должностные инструкции,
• инструкции по охране труда и ТБ,
• политика обработки персональных данных.
• Техническая документация: акты готовности, оценочные листы, эксплуатационные режимы, паспорта и регламенты.
• Разрешительная документация: лицензии, сертификаты (чаще не обновление, а получение новых).
⸻
🛠 Как происходит процесс актуализации?
Чтобы актуализация не превратилась в хаос, действуйте пошагово:
1. Мониторинг законодательства
Назначьте ответственного (юриста, руководителя отдела, специалиста по ОЗП).
2. Анализ воздействия
Определите, какие документы в вашей организации затронуты изменениями.
3. Внесение изменений
• готовите новую редакцию документа,
• либо оформляете отдельный документ «Изменения в…».
4. Утверждение
Изменения утверждаются тем же порядком, что и исходный документ (приказом, решением собрания и т.д.).
5. Ознакомление
Все сотрудники или участники процессов должны быть ознакомлены под подпись. Без этого документ «не работает».
6. Хранение и доступ
Следите, чтобы в обращении всегда была только актуальная версия.
⸻
❓ Есть ли исключения?
Исключения крайне редки и носят технический характер.
Например, когда новая норма прямо говорит: «не распространяется на отношения, возникшие до вступления в силу». Но даже в этом случае для всех новых действий и договоров применяются новые правила.
⸻
✅ Вывод
Актуализация документов при изменении законодательства — это не формальность, а непрерывная обязанность для любой организации.
Переход от Приказа № 115 к Приказу № 511 — яркий пример. Все документы, оформленные по старым правилам, должны быть пересмотрены и приведены в соответствие.
Игнорирование этой процедуры ведёт к конфликтам, штрафам и даже остановке деятельности.
📣 Вывод прост: актуализация — это страховка от проблем. Потратив время сейчас, вы сэкономите ресурсы, нервы и деньги в будущем.