После регистрации в качестве ИП должны быть следующие документы:
- свидетельство о госрегистрации физлица в качестве ИП,
- выписка из ЕГРИП,
- уведомления о постановке на учет в налоговой и о регистрации в СФР,
- уведомление о присвоении статистических кодов.
Кадровые документы
Единый перечень локальных нормативных актов действующим законодательством не установлен.
Работодатель, являющийся индивидуальным предпринимателем, который в соответствии с федеральным законом отнесен к микропредприятиям, вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений такой работодатель обязан включать в трудовые договоры с работниками условия, регламентирующие вопросы, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).
Если индивидуальный предприниматель относится к микропредприятиям
Соответственно, если индивидуальный предприниматель относится к микропредприятиям и если он заключит с работниками трудовые договоры на основе типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858 (ст. 309.2 ТК РФ), то он может полностью или частично отказаться от правил трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, графика отпусков и графика сменности, иных локальных нормативных актов по труду, урегулировав соответствующие вопросы в трудовых договорах работников. Тем не менее, по нашему мнению, учитывая что не все вопросы, касающиеся трудовых и связанных с ними отношений, возможно урегулировать трудовым договором, у индивидуального предпринимателя, относящегося к микропредприятию, должны быть также следующие локальные нормативные акты:
- положение, регламентирующее защиту персональных данных работников;
- локальные нормативные акты по охране труда (в том числе положение о специальной оценке условий труда);
- правила и инструкции по пожарной безопасности.
В случае если индивидуальным предпринимателем принято решение не отказываться от принятия локальных нормативных актов, то необходимость заключения трудовых договоров на основе типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858, отсутствует.
В случае если ИП перестал относиться к микропредприятиям
В случае если ИП перестал относиться к микропредприятиям и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в указанный реестр регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у него должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных гл. 48.1 ТК РФ (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.02.2021 N 77/10-4921-ОБ/18-1299).
К локальным нормативным актам, ведение которых необходимо на основании ТК РФ и иных нормативных правовых актов, можно отнести, в частности:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 68, 100, 104, 108, 109, 111, 189, 190 ТК РФ);
- штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);
- локальные нормативные акты по охране труда (ст. ст. 209, 214 ТК РФ);
- положение, регламентирующее защиту персональных данных работников (ст. ст. 86 - 88 ТК РФ);
- локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), порядок индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ), дату выплаты заработной платы (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), форму расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ);
- локальный нормативный акт о порядке проведения аттестации работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
- порядок применения вахтового метода (привлечение работников к выполнению работ вахтовым методом требует от работодателя утверждения такого порядка) (ч. 4 ст. 297 ТК РФ);
- порядок возмещения расходов работников в связи со служебными командировками (ст. 168 ТК РФ);
- графики отпусков и сменности (ст. ст. 103, 123 ТК РФ).
За отсутствие некоторых локальных нормативных актов, например положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, положения о персональных данных, а также за неознакомление с локальными нормативными актами работников ГИТ может привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (ч. 1 ст. 23.12 КоАП РФ).
Кроме перечисленного должно быть:
- Трудовые договоры
- Приказы по кадрам
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам,
- внесение сведений об обработке персональных данных в РКН.
Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:
- положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;
- положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах;
- должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре;
- договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.
По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.