Предприниматели часто проводят планерки — короткие совещания с командой. Но не всегда понятно, как успеть обсудить все вопросы и провести встречу эффективно. В статье разберем, чем полезны планерки и как их организовывать, а также расскажем, как оценивать результаты встреч.
Что такое планерка и зачем она нужна в бизнесе
Планерное совещание или планерка — это короткая встреча руководителя с сотрудниками, во время которой обсуждают текущие рабочие задачи, вопросы и проблемы.
Виды планерок:
- утренние — для обсуждения планов на день и распределения задач;
- вечерние — для подведения итогов дня;
- еженедельные — для обсуждения приоритетов и целей недели;
- экстренные — для решения срочных проблем или изменений в работе.
С помощью планерки можно за 15–30 минут понять, как обстоят дела в команде. Главная ее ценность — вместо долгих обсуждений вы получаете конкретные решения, которые сотрудники сразу же применяют в работе.
Расскажем, что руководитель и сотрудники могут делать на встрече, и в чем состоит польза для бизнеса.
✅ Сотрудники могут распределять свои задачи на день. Это экономит время управляющего: не нужно давать задания каждому сотруднику по отдельности.
Пример: кондитеры делят заказы: один займется выпечкой коржей, другие сделают крем и украшения. Курьер получает список тортов для доставки и адреса клиентов.
✅ Вся команда может обсудить текущие проблемы. Польза в том, что сотрудники вовремя сообщают о трудностях, поэтому руководитель может решить ее до того, как она станет критичной.
Пример: у кондитеров неожиданно закончился важный ингредиент — сливочный сыр для крема. После планерки управляющий сможет быстро заказать крем и исправить проблему.
✅ Руководитель и сотрудники могут вместе реагировать на срочные изменения. Команда сохраняет гибкость: может учесть неожиданные запросы и не потерять клиента.
Пример: утром позвонил клиент и попросил добавить к его заказу еще 20 капкейков. Кондитеры перестраивают план на день и проверяют, достаточно ли на кухне ингредиентов.
✅ Команда может подводить итоги предыдущих дней. Анализ помогает точнее планировать производство и сократить издержки компании.
Пример: руководитель проанализировал продажи. За прошедшие выходные гости кондитерской редко покупали пирожное «Картошка». Поэтому сегодня нужно приготовить меньше.
✅ Руководитель может обсуждать обратную связь от клиентов. Это помогает команде оперативно реагировать на замечания и повышать доверие покупателей.
Пример: вчера клиент пожаловался на позднюю доставку. Руководитель попросил курьера заранее звонить клиентам, если он задерживается.
☝🏼 Это интересно
На практике не всегда удается обсудить все темы во время одной планерки. Иногда встреча целиком посвящена распределению сложных задач на день. А в другой день задачи проще, поэтому команда разбирает проблемы и прошлые ошибки. Главное, чтобы к концу встречи решились все приоритетные вопросы, от которых зависит работа бизнеса.
Чем планерка отличается от классического совещания
Эти виды рабочих встреч часто путают. Для удобства собрали основные отличия в таблицу.
☝🏼 Это интересно
Как руководителю подготовиться к планерке
Чтобы встреча не затянулась и была эффективной, руководителю нужно заранее подготовиться. Для этого:
1. Составьте план встречи. Подготовьте список тем и вопросов, чтобы встреча была структурированной и полезной. Например, если вы собираете команду утром, обсудите только проблемы и задачи текущего дня.
Совет предпринимателю. Чтобы задачи были наглядны, выводите их на экран компьютера, отмечайте на доске или флипчарте.
2. Скачайте программы, чтобы зафиксировать результаты встречи. Например, можно записывать идеи и задачи в «Google Таблицы», «Яндекс Таблицы», корпоративный чат в удобном мессенджере. Также подойдут таск-менеджеры — программы для управления задачами. Подробнее рассказали о них в статье «Таск-менеджеры для бизнеса».
3. Назначьте помощников. Чтобы руководитель мог вести планерку и не отвлекаться на записи, можно попросить одного сотрудника фиксировать новые задачи, которые появляются по ходу встречи. А другого — подводить итоги и записывать договоренности. Ответственных помощников можно назначить до планерки или в начале встречи.
4. Выберите формат встречи. Если большая часть команды работает в одном месте — лучше собраться офлайн, например, в офисе. А если вы работаете удаленно или часть команды в отъезде — планерку можно организовать онлайн. Для этого подойдут программы для онлайн-конференций, например, «Яндекс Телемост», «VK Звонки».
☝🏼 Это интересно
Команда из офисных и удаленных сотрудников: как ими управлять
Как правильно проводить планерку на работе
Планерка — это короткая встреча, поэтому руководителю нужно постараться сделать ее информативной и понятной. Можно придерживаться таких рекомендаций, они подойдут для форматов онлайн и офлайн:
✅ Следуйте плану. Чтобы не затянуть встречу, важно не отвлекаться от текущих задач. Если в команде появились новые вопросы, которые не касаются актуальных дел — предложите записывать их в онлайн-документ, который доступен для всей команды.
Совет предпринимателю. Можно заложить пару минут на короткий разговор на любые темы в начале встречи. Это повысит вовлеченность сотрудников.
✅ Разрешайте всем высказываться. Полезно, когда каждый рассказывает о своей части работы и делится проблемами. Это поможет руководителю увидеть прогресс команды в целом. А работники при этом почувствуют причастность к общему делу.
✅ Фиксируйте решения. Во время встречи могут обсуждаться десятки вопросов. Чтобы не забыть о новых задачах, дедлайнах или проблемах — записывайте их сразу.
✅ Отмечайте успехи команды. Чтобы планерки не становились рутиной, а сотрудники были мотивированы, хвалите команду за маленькие достижения. Например, за нестандартное решение проблемы.
✅ Подводите итоги встречи. Фиксируйте конкретные результаты: кто из сотрудников за что отвечает, как распределяются ресурсы, какие назначены дедлайны.
Когда команда работает удаленно, появляются дополнительные сложности. Может подводить техника, а еще между участниками команды нет прямого зрительного контакта, из-за чего снижается вовлеченность. Дадим советы для проведения онлайн-планерок:
- отправляйте ссылку на онлайн-конференцию заранее — чтобы все успели подключиться, делайте это за 10–15 минут;
- проверяйте технику — включены ли у всех микрофоны, камера, стабильно ли работает интернет;
- выводите нужные материалы на экран — демонстрируйте таблицы, презентации или доски задач;
- вовлекайте участников в разговор — предложите сотрудникам высказываться по очереди, смена спикеров оживляет встречу;
- делайте общий документ с важной информацией по ходу встречи — можно редактировать его в прямом эфире.
☝🏼 Это интересно
Как повысить эффективность работы сотрудников
Чек-лист: как оценить эффективность собрания
Этот список рассчитан на утреннюю планерку. Ее главная цель — распределить задачи сотрудников на день, расставить приоритеты и выявить возможные проблемы. Чем больше пунктов вы можете отметить, тем эффективнее планерка:
✅ Распределили задачи между сотрудниками на весь день — у каждого своя зона ответственности.
✅ Расставили приоритеты — команда понимает, какие задачи срочные, а что можно отложить на вечер.
✅ Назначили дедлайны на день — сотрудники знают, к какому времени нужно сделать определенные задачи.
✅ Обнаружили недочеты и решили их на начальном этапе — например, сделали дозаказ нужных для работы товаров, которые неожиданно закончились.
✅ Записали важные решения по ходу встречи — договоренности занесли в общий файл, чат или таск-менеджер.
✅Сотрудники были вовлечены — большая часть работников высказалась, поделилась новостями и проблемами.
✅ Уложились в 30 минут — встреча закончилась быстро и не отвлекала сотрудников от дальнейшей работы.
Для вечерних, еженедельных или экстренных встреч оценки будут отличаться. Во время таких планерок важно подводить итоги, обсуждать стратегические цели или оперативно решать неожиданные ситуации.
Коротко
- Планерка — встреча руководителя с сотрудниками, которая обычно длится от 15 до 30 минут. Во время нее распределяют задачи на день, обсуждают проблемы, реагируют на срочные изменения в работе.
- Такие короткие собрания экономят время руководителя, координируют работу команды, предотвращают задержки сроков. А также выявляют проблемы до того, как они станут критичными.
- Чтобы подготовиться к проведению планерок, руководителю нужно составить план встречи, продумать, как лучше фиксировать результаты, и выбрать формат. Собрать команду можно как офлайн, так и онлайн.
- Для эффективного проведения планерки лучше всего: следовать плану, управлять дискуссией, фиксировать идеи по ходу разговора. Также важно отмечать успехи команды, а в конце подводить итоги.