Ведение документооборота - один из самых рутинных и затратных процессов в работе транспортной компании. Каждый счёт, каждый акт требует времени на подготовку, согласование, подписание и отправку. Особенно остро проблема чувствуется, когда таких документов десятки или сотни в месяц.
Бумаги, подписи, ожидание: как выглядит процесс сейчас
Транспортным компаниям без 1С приходится полностью полагаться на ручной документооборот. Процесс оформления счетов и актов выглядит примерно так: менеджер формирует документы, распечатывает, передаёт на подпись, сканирует, отправляет контрагенту по почте или e-mail. Далее начинается процесс ожидания подписанных версий, ручной проверки, загрузки, архивирования. Ошибки случаются регулярно: забытые подписи, неактуальный статус документов. В итоге - потери времени, риски по оплатам и недовольство клиентов.
Как компании пытаются решать эту задачу сейчас
Некоторые переходят на электронный документооборот (ЭДО), используя отдельные сервисы, например, Контур.Диадок. Это уже шаг вперед, но использует его часто только бухгалтерия. Внутри самой компании автоматизации как таковой нет: документы по-прежнему готовят вручную, процессы отправки и отслеживания статусов тоже не автоматизированы.
Отдельная боль - невозможность привязать документы к заявкам и заказам внутри системы управления перевозками. Приходится вести двойной учет, что снижает эффективность и усложняет контроль.
Как мы решили эту задачу
В CARGO.RUN мы сделали так, чтобы работа с документами была максимально простой и удобной.
Теперь в системе можно:
- формировать счета и акты прямо из заявок
- скачивать их в нужном формате
- отправлять клиентам сразу на e-mail
- добавлять печати и подписи, которые автоматически подставляются в документы
То есть все основные операции с документами выполняются без сторонних сервисов - внутри вашей рабочей системы. А если компании нужна ещё более глубокая автоматизация, вы можете подключить интеграцию с Контур.Диадок. Тогда формируемые документы будут не только сохраняться в CARGO.RUN, но и автоматически отправляться в Диадок, где можно полностью вести электронный документооборот. Перейдите на Рутуб (ссылка ниже), чтобы посмотреть демонстрацию работы.
Что это даёт на практике:
- подключение Диадока прямо из профиля компании - быстро и без лишней бюрократии
- автоматическая генерация счетов и актов с подстановкой маршрута и данных о перевозке
- выбор нужного формата, а также настройка типов номенклатуры
- синхронизация статусов: всегда видно, отправлен ли документ, получен ли, подписан ли
- автоматическая загрузка подписанных версий в систему.
Мы не просто добавили возможность работать с документами, а встроили этот процесс в ключевые рабочие сценарии транспортной компании. Результат: экономия времени сотрудников, снижение ошибок и полная прозрачность документооборота.