Запасные детали — не просто расходный материал, а важный элемент бесперебойной работы станков, производственных линий, транспортных средств, строительной техники. Однако во многих организациях учет запчастей для оборудования до сих пор ведется вручную, с помощью таблиц или разрозненных документов. Это приводит к потерям из-за простоя техники и лишним затратам. Выстроенная система учета запчастей помогает планировать расходы на техобслуживание и своевременно выполнять ремонт оборудования. В статье разберем, как организовать такую систему с помощью мобильных терминалов и специализированных программ.
Почему учет запчастей для оборудования критически важен для производственного предприятия
Оборудование — основа производства. Это касается не только станков, но и транспортной техники, и других основных средств. Их исправность напрямую влияет на выпуск продукции, соблюдение планов производства и рентабельность предприятия. Даже минимальный простой может обернуться серьезными потерями. При этом оборудование требует технического обслуживания и ремонта, а значит, и постоянного наличия запасных деталей. Когда складской учет запчастей ведется неэффективно, возникают проблемы:
- невозможность оперативно выполнить ремонт из-за отсутствия нужной детали на складе;
- избыточные закупки, ведущие к замораживанию средств;
- трудности при расчете стоимости ремонтов.
Неправильный складской учет запчастей мешает взаимодействию между отделами и искажает данные бухгалтерского учета. Техническая служба не знает, какие детали есть в наличии. На складе не понимают, для какого оборудования предназначена конкретная партия запчастей. А бухгалтер не может корректно отразить расходы в бухгалтерском учете.
Особенно критично это для производств, где оборудование работает в круглосуточном режиме, и простой даже на один час оборачивается серьезными убытками. В итоге — хаос в документах, увеличенные расходы на ремонт и сервис. Кроме того, теряется контроль за снятыми деталями, которые можно было бы использовать повторно или передать на восстановление.
Чтобы избежать этих проблем, предприятиям необходима прозрачная система учета запчастей, в которой фиксируют перемещения, списания и установку деталей. Она должна быть связана как с реальными процессами обслуживания, так и с бухгалтерией для правильного распределения затрат по счетам, техническим объектам и ремонтным работам.
Организация учета запчастей на предприятии
Эффективная организация учета запчастей — не просто отслеживание остатков на складе. Это комплексный процесс, включающий оприходование, хранение, движение, списание и распределение стоимости комплектующих на конкретные виды ремонта и объекты оборудования. От того, насколько точно он выстроен, зависит скорость реакции на поломки.
Организация учета запчастей начинается с формирования точной номенклатурной базы. Для каждой единицы запасных деталей должны быть определены:
- внутренний код и наименование;
- единица измерения;
- назначение (на какие узлы и типы оборудования ставится);
- зона хранения;
- стоимость.
Такая детализация особенно важна в условиях, когда одни и те же комплектующие применяются для разных моделей техники или используются как заменяемые аналоги. Кроме того, важно учитывать не только новые, но и снятые с оборудования запчасти — некоторые из них могут быть восстановлены и повторно использованы, что напрямую влияет на стоимость ремонта.
Каждое поступление запасных деталей фиксируют документально с привязкой к партии, поставщику, дате. При выдаче в работу оформляют документ списания, в котором указывают:
- наименование детали;
- количество;
- объект оборудования;
- цель (плановый ремонт, аварийное устранение).
Списания и замены без контроля ведут к хаосу и искажениям в бухгалтерском учете. Такие действия затрудняют анализ реальных расходов и делают невозможным планирование закупок запасных деталей. Важно не просто отразить их движение, но и корректно распределить расходы по счетам. Например, текущий ремонт списывают на затраты по эксплуатации оборудования, а капитальный отражают как увеличение стоимости основных средств.
На помощь приходят мобильные терминалы и специализированные программы, позволяющие автоматизировать все процессы: от поступления и списания запасных частей до формирования аналитических отчетов. Об одной из них — DM.ТОИР — поговорим далее.
Автоматизированная система учета запчастей с использованием мобильных терминалов
Для автоматизации учета запчастей на производстве применяют терминалы сбора данных — мобильные устройства со сканером, которые считывают штрих-коды с запасных деталей и передают данные в учетную систему (например, «1С»). В зависимости от задач предприятия терминалы используют в связке с разными программами. Например, для складских операций применяют приложение DataMobile, а для технического обслуживания и ремонта — DM.ТОИР. Это позволяет отслеживать движение комплектующих от поступления на склад до списания в производство.
Складской учет запчастей автоматизируют с помощью DataMobile. Эта программа позволяет:
- регистрировать поступление новых запасных деталей, сверяя их количество с отраженным в документах от поставщика;
- перемещать комплектующие между складами и участками без бумажных накладных.
Если терминалы используются в контуре технического обслуживания, они работают совместно с программой DM.ТОИР. Это решение автоматизирует учет расходных материалов при ремонтах и помогает точно фиксировать действия сотрудников. Преимущества автоматизации:
- минимизация ошибок из-за человеческого фактора;
- единая среда учета запасных деталей;
- прозрачность списаний ТМЦ;
- автоматическое формирование документов учета.
Применение мобильных терминалов помогает выстроить систему, в которой каждая запчасть под контролем, а сведения об операциях поступают в «1С» в режиме реального времени. Это основа для точного планирования, снижения расходов и предотвращения сбоев в обслуживании техники.
Чтобы терминал сбора данных выполнял свои функции — от идентификации деталей до автоматического оформления документов — нужна специализированная программа для учета запчастей на предприятии. Она отвечает за обработку поступающей информации и ее корректную передачу в учетную систему.
Что «умеет» программа для учета запчастей на предприятии DM.ТОИР
Если учет материалов на предприятии выстроен на базе платформы «1С 8.3», учет запчастей можно организовать с помощью мобильного приложения DM.ТОИР. Оно позволяет связать между собой склад, техническую службу и бухгалтерию. ПО интегрируют с «1С:ERP Управление предприятием» (версия платформы 8.3 и выше). Такое решение помогает выстроить прозрачный учет запчастей для оборудования в единой информационной среде. С помощью DM.ТОИР фиксируют этапы работы с запчастями для ремонта: от создания заявки до списания использованных материалов в «1С». Наша программа для учета запчастей на предприятии помогает:
- учитывать наработку оборудования и планировать ремонты;
- создавать заявки на техническое обслуживание с указанием необходимых запчастей;
- формировать акты выполненных работ, фиксируя используемые материалы;
- собирать аналитику по списанию запасных деталей, стоимости ремонтов и состоянию основных средств;
- сохранять историю поломок;
- контролировать работу ремонтников, учитывать время техобслуживания.
К приложению DM.ТОИР можно подключить дополнительный программный модуль RFID, который поддерживает работу с радиочастотными метками. Если привязать их к объектам, можно быстро находить нужные позиции, что важно при большом парке оборудования, когда визуальный поиск затруднен.
Интерфейс DM.ТОИР интуитивно понятен. Сотрудники легко осваивают работу с приложением без специальной подготовки. Внедрение DM.ТОИР помогает повысить прозрачность техобслуживания, корректно отразить операции по счетам в «1С», сократить расходы предприятия на ремонт и покупку запасных частей.
Подпишитесь на канал, чтобы получать больше сведений об оптимизации складского и производственного учета. В следующей статье поделимся реальным опытом компаний, которые внедрили учет маркированных товаров с помощью DataMobile.