Авторы статьи: Аболмасов Алексей, Новак Алексей, Анучина Светлана, Лебедев Максим, Соснин Алексей, Федькина Ирина
Это третья статья из цикла «Разработка системы управленческой фасилитации»
Статья является продолжением статей:
1. «Система управленческой фасилитации в организации»
2. «Технология управленческой фасилитации»
1. Цикличность управленческой фасилитации
Для начала введём два важных понятия, необходимых для понимания цикличности управленческой фасилитации.
Функция системы - это целенаправленное действие или роль элемента, подсистемы или всей системы в целом, направленные на достижение определённой цели в заданных условиях. Например, функция строительной каски – защищать голову. Функция охраны труда – безопасность сотрудников.
Функция в организации – это выделенная группа сотрудников, сплоченная вокруг целей и задач, ограниченных специфической деятельностью по созданию ценного конечного продукта для организации. Например, служба охраны труда – структурное подразделение (функция) организации, созданное для реализации задач обеспечения безопасности сотрудников. Как правило, в состав функции входит несколько команд.
Цикличность (повторяемость) - одно из важнейших свойств, качеств управления. Различные объекты управления испытывают на себе воздействие некоторого набора действий, задач или точнее управленческих функций. Вся жизнь человека подчинена различным циклам. Например, смена времен года, рабочая неделя, распорядок дня и т.д. В организации есть такие же регулярные циклы.
Как правило, основа организации — это регулярные и цикличные функции. Управленческий цикл – это последовательность взаимосвязанных действий, направленных на достижение целей организации.
Напомним, что цикличность это одно из принципиальных отличий управленческой фасилитации от классической.
2. Четыре функции системы управленческой фасилитации
В первой статье серии мы описывали методологию системы управленческой фасилитации и выделили четыре ее функции. Любая организация состоит их четырех подсистем: бизнеса, производства, управления, компании, - поэтому и функций системы управленческой фасилитации получается четыре.
Вы уже наверняка поняли главную суть управленческой фасилитации как системы, она нужна одновременно и для организации работы (операционной деятельности), и для совместной созидательной деятельности (непрерывного развития).
Может вы обратили внимание, что в таблице подсистемы организации расположены в неслучайной последовательности:
1. Организация регулярной работы и деятельности функций и команд.
2. Разработка управленческих решений.
3. Создание содержательных продуктов.
4. Развитие всех видов команд в организации.
Давайте, проясним эту последовательность.
Организация и фасилитация регулярной работы и деятельности функций и команд организации для их запланированного функционирования.
В рамках деятельностного подхода мы ставим деятельность на первое место, потому что именно она является тем плавильным котлом, в котором куются и устойчивые практики, и культурные артефакты, и развиваются люди. Если на этом уровне грамотно организовать деятельность, то можно добиться самых быстрых и устойчивых изменений. Например, можно долго и почти безрезультатно вести уроки ОБЖ в школьном классе, но если их вести во время похода в лесу, то эти уроки будут усвоены школьниками на всю жизнь.
Фасилитация для разработки управленческих решений на всех уровнях организации как системы.
В реальности никогда и ничто не идет строго по плану. Это не означает, что планирование бесполезно. Правильнее будет сказать, что планирование как акт недостаточно эффективно. Планирование — это процесс, благодаря которому мы намечаем цель, продумываем шаги для её достижения, ровно для того, чтобы снизить неопределенность и начать действовать. А уже в процессе движения к цели мы сталкиваемся с проблемами, препятствиями, нюансами, которые и предположить не могли. И это не следствие глупости или слабой воли автора плана, ведь предсказать все заранее никому невозможно.
Итак, планируя, нужно принимать важные стратегические решения. Они, как правило, касаются развилок, пойти налево или направо. Затем нужно оперативно выявлять проблемы и принимать множество оперативных и тактических решений, чтобы продолжить деятельность. Делегирование (децентрализация) принятия взвешенных, командных решений на местах позволяет выращивать лидеров из линейных руководителей и разгружать «центр власти» от операционной рутины.
Фасилитация для создания содержательных продуктов
Люди с годами становятся мудрее, а некоторые просто старше. Так и организация может бесконечно изобретать велосипеды и танцевать на граблях, а может начать управлять своим живым знанием. Знания представлены в виде: гипотез, проблем, задач, фактов, причинно-следственных связей, законов, концепций, теорий, парадигм.
Знания являются результатом анализа и синтеза информации. Знания об окружающем мире нужны для управления как собственным поведением и жизнью (бытовой уровень), так и для того, чтобы создавать практически способы изменения мира (прикладной уровень). В организации знания аккумулируются и материализуются в виде содержательных документов. Это и стратегия, и положения о функциях, и должностные инструкции, и регламенты, и концепции новых продуктов, и многое другое. Все это помогает сотрудникам договориться об единых основах деятельности.
Фасилитация для развития всех видов команд организации через вовлечение в совместную созидательную и содержательную деятельность.
Есть разные способы повышения эффективности деятельности. Ее можно еще лучше планировать и организовывать. Можно использовать и внедрять более эффективные технологии. Можно шлифовать процедуры и алгоритмы, доводя их до совершенства. Все это должен кто-то делать, и делать увлеченно и регулярно. Два человека в один день купили одинаковые автомобили, но у одного через пару лет автомобиль превратился в развалюху, а другого машина как новенькая. Вся разница в том, как люди относились к своему средству передвижения. Так и в деятельности, все эти задачи возможны только при наличии команды. Единица организации - не один сотрудник, а команда, и именно от ее качеств зависит, какое влияние команда окажет на всю организацию как систему.
Суть любого цикла в том, что некоторые процессы идут по кругу. Например, зима сменяется весной, весна летом, лето осенью, а осень зимой. Это интуитивно понятный цикл. Мы знаем его, и это полезно тем, что готовим сани летом, а телегу зимой. Другими словами, всегда важно знать, на каком этапе цикла ты находишься. Для решения целей и задач управленческой фасилитации нужно знать организационные циклы, чтобы правильно спланировать как одноразовую фасилитационную сессию, так и многоразовую фасилитацию.
К идеям управленческих циклов мы еще вернемся, но уже в методической части серии статей.
3. Три уровня управления
В любой организации всегда есть три уровня управления:
- Стратегическое управление – это согласованная работа управленческой команды по сохранению и развитию организации через стратегирование, расстановку приоритетов и планомерное изменение организации для получения стабильной прибыли в любой рыночной ситуации.
- Оперативное управление – реализация руководителями среднего звена в кооперации друг с другом стратегии компании через организацию, координацию и коррекцию работ функциональных команд для бесперебойного осуществления бизнес-процессов.
- Тактическое управление – процесс взаимодействия руководителя со своими подчинёнными, предполагающий постановку рабочих задач и обеспечение их выполнения для получения запланированных результатов.
Три уровня управления назовем для простоты «Триадой управления». Система управленческой фасилитации существует на всех уровнях триады управления и для разных уровней управления с ее помощью будут создаваться разные ценные интеллектуальные продукты (ЦИП).
Триада управления задаёт выбор объекта и предмета для конкретной фасилитационной сессии, а также техническое задание на ценный интеллектуальный продукт, который нужно получить по итогам сессии.
Согласитесь, одна и таже по сути фасилитационная сессия, например, разработка целей, у ТОП - менеджеров, менеджеров среднего звена и линейных руководителей будет проходить по-разному. Потому что разработка стратегических целей заметно отличается от их декомпозиции на уровне среднего менеджмента.
4. Двенадцать целей управленческой фасилитации
Соединив четыре функции системы управленческой фасилитации и триаду управления, мы получаем двенадцать целей управленческой фасилитации
Осталось только заполнить двенадцать ячеек этой «таблицы Менделеева». Пропуская логическую операцию наложения, сразу показываем результат. А для тех, кто любит докапываться до сути, далее расписываем те самые пропущенные операции.
Сразу проясним новые понятия в таблице.
Большая команда в организации – это коллектив организации, который объединен совместной созидательной деятельностью по созданию новых ценностей (продуктов, услуг, решений, идей, концептов).
На начальных этапах развития Большая команда существует как корпоративный социум. В большинстве организаций в этом состоянии она и остается.
Команда — это группа людей, объединенных совместной целью и деятельностью, которая стабильно добивается выдающихся результатов за счет высокого уровня командной сплоченности и компетентности.
Не каждая рабочая группа является коллективом. Не каждый рабочий коллектив является командой. Команда – это самый эффективный и поэтому дорогой инструмент управления.
Кросс-функциональная команда — команда из сотрудников разных подразделений организации, решающая кросс-функциональные и междисциплинарные задачи.
Кросс-функциональная задача – это задача, которая не может быть решена в рамках одной функции и требует совместных усилий смежных подразделений.
Междисциплинарная задача – это задача, которая не решается в рамках одной дисциплины (профессии) и требует совместных усилий сотрудников разных специальностей.
Институции — исторически сложившиеся устойчивые способы взаимодействия людей, удовлетворяющие их социальные потребности. Гражданский брак и дружба – это древние институции.
Институты — это специфические организационные и функциональные формы коллективной деятельности людей, являющиеся устойчивыми структурными образованиями. Брак – это официальный институт. Бизнес-партнёрство – это юридически закреплённый институт.
5. Принципы управленческой фасилитации
В таблице отображены два принципа управленческой фасилитации:
- Принцип декомпозиции использован слева на право по трем уровням управления. На каждом уровне управления свой фасилитатор. Любая фасилитационная работа на одном уровне управления связана с работой на соседних уровнях.
- Принцип взаимосвязанности и последовательности всех четырех подсистем организации использован сверху вниз. То есть изменения в одной подсистеме организации отражаются на остальных трех.
Таким образом, вырисовывается своеобразная методическая матрица управленческой фасилитации. Пройдёмся по ее логике.
1. Организация состоит из четырех подсистем: бизнес, производство, управление, компания. Таким образом, существует четыре функции системы управленческой фасилитации, каждая из которых работает на одну из подсистем организации.
2. Каждая функция системы управленческой фасилитации в каждой подсистеме организации реализуется на трех уровнях управления: стратегическом, оперативном, тактическом, - то есть получается 12 типовых целей управленческой фасилитации.
3. Для реализации каждой цели существуют свои задачи. Если взять 12 целей, и каждую из них разложить по пентабазису, то получится законченный и системный список из 48 задач фасилитации. (Об этом в четвертой статье серии - «Сорок восемь типовых задач управленческой фасилитации»).
Далее, для любителей разбирать будильники с детства, как и обещали, мы распишем логику появления 12 целей.
6. Три цели управленческой фасилитации для производства
Начнем с функции системы управленческой фасилитации для производства - организации регулярной работы и деятельности функций и команд.
Для начала разберёмся с понятием «организация», которое имеет два разных смысла: организация, как система, и организация деятельности, как функция. В дальнейшем мы будем пояснять, какой смысл организации используем, если из контекста этого не будет понятно.
Любая организация, как система, нуждается в перманентном процессе планирования и организации, как функции, своей работы и деятельности. Планировать и организовывать работу и деятельность можно по-разному:
- с помощью директив;
- через инструкции;
- за счёт целей;
- с помощью смыслов и ценностей.
Управленческая фасилитация делает акцент на двух последних способах, а для этого нужно и формировать команду и выстроить особую субкультуру совместной содержательной деятельности. Как известно, никто не готов к демократии, демократии нужно учиться.
Функция системы управленческой фасилитации – «Организация регулярной работы и деятельности функций и команд» подразумевает включение механизмов управления по смыслам и ценностям.
Для того, чтобы перейти к определению точных формулировок целей управленческой фасилитации, необходимо определить цель, субъекта, объект, предмет, продукт и результат фасилитации.
- Цель дает нам ответ, на какой большой идеальный результат должна работать маленькая сессии фасилитации.
- Субъект дает нам ответ на вопрос, кто будет фасилитатором, который несёт осознанную ответственность за результативность сессии.
- Объект и предмет дают нам ответ, на какую тему и какие ответы нужно искать на фасилитационной сессии.
- Продукт даем нам ответ на вопрос, чем должна закончиться сессия фасилитации.
- Результат даем нам ответ на вопрос руководителя, зачем ему и организации все это надо.
Функция системы фасилитации для производства - Организация регулярной работы и деятельности функций и команд.
Проделаем аналогичную работу для всех трех целей функции. Организация регулярной работы и деятельности функций и команд подразумевает включение механизмов управления по смыслам и ценностям.
Три цели организации регулярной работы и деятельности функций и команд
7. Три цели управленческой фасилитации для управления
Продолжим ту же работу с функцией системы управленческой фасилитации для управления – «Разработка сильных и своевременных управленческих решений для всех уровней организации как системы».
Как известно, срок годности любого хорошего плана - до первого выстрела. Война план покажет. Это не хорошо и не плохо, это реальность. Планировать нужно всегда, помня при этом, что целеполагание и планирование – это не догма и не акт, а процесс и способ думать о деятельности. Итак, любой план нуждается в надзоре и своевременной коррекции. Различные управленческие решения, собственно, и выполняют функцию этой коррекции, поэтому чем своевременней они будут, тем лучше. В ситуации «время-деньги» или «промедление смерти подобно» любое решение лучше его отсутствия. Если же ситуация не «пожарная», то лучше, если решения еще будут и сильные.
Сильное управленческое решение – это решение, которое принципиально устраняет возникшую проблему или задачу, избавленное от популизма, политики и сиюминутных интересов. Сильное решение, как правило, вырабатывается в формате консенсуса вовлеченной группы, вырабатывающей его.
Отдельно хотим заметить, что сильные решения — это историческая редкость как на уровне государств, так и на уровне личной жизни. Но это не означает, что к таким решениям нельзя стремиться. Пара примеров. На уровне подростков -мальчика и девочки убежать от школьных хулиганов - самое понятное и простое решение. Но сильным решением будет вступить в бой и отстоять свою личность. Пример из бизнеса, в ситуации экономического кризиса сократить расходы на обучение и развитие персонала - простое и легкое решение. Сохранить инвестиции в людей – решение сильное. Из примеров уже понятно, что за сильные решения нужно платить: временем, энергией, деньгами, - именно поэтому большинство людей стараются их избегать.
Функция системы управленческой фасилитации для управления - Разработка сильных и своевременных управленческих решений для всех уровней организации как системы
Определяем три цели управленческой фасилитации
Три цели разработки сильных и своевременных управленческих решений для всех уровней организации как системы
xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word"
xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml"
xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">
На каждом уровне управления принимаемые решения подразумевают и прямых субъектов и субъектов с вышестоящего уровня управления. Проще говоря, в разработке и принятии решений на оперативном уровне управления принимают участие и ТОП - менеджеры, потому что часто только у них есть ресурсы и полномочия утвердить и поддержать такое решение.
8. Три цели управленческой фасилитации для бизнеса
Функция системы управленческой фасилитации для бизнеса - создание содержательных продуктов.
Для начала разведем два близких понятия, которые нетрудно перепугать.
Ценный интеллектуальный продукт (ЦИП) – это продукт совместной содержательной деятельности участников фасилитационной сессии. Понятие ЦИП помогает правильно проектировать сценарий сессии и направлять группу для его разработки. У каждой фасилитационной сессии свой ЦИП. Иногда ЦИП конечный, а иногда промежуточный. Например, если у нас цикл сессий фасилитации, то ЦИП – это продукт фасилитации, но еще не продукт для применения и эксплуатации в реальной деятельности. О ЦИП кроме самой фасилитационной группы может никто в организации и не узнать. Обычно ЦИП, а скорее группа ЦИПов, становятся сырьем для создания содержательных продуктов. Например, список идей, полученных в процесс мозгового штурма, – это ЦИП. А принятое на их основе решение или разработанный план – это уже официальный содержательный продукт.
Содержательный продукт – это официальный и легитимный документ, являющийся содержательной основой существования и деятельности организации. Например, стратегия организации или описание бизнес-процесса, которые определят логику поведения всех сотрудников. Таких содержательных продуктов организации нужно много. Не путаем их с бюрократическими документами, такими как приказы, распоряжения и т.д. Они тоже нужны, но у них другая функция – направлять деятельность. А функция содержательных продуктов – определять её.
К содержательным продуктам относятся: методология, концепции, программы, проекты, программные документы.
Функция системы управленческой фасилитации для бизнеса - создание содержательных продуктов
Определяем три цели управленческой фасилитации
Три цели создания содержательных продуктов
Поясним новые понятия.
Корпоративная философия — корпоративная система идей, взглядов на мир и на место в нём человека, организации, принимаемая большинством участников Большой команды.
Идеология – взаимосвязанная система идей, основанная на нескольких базовых утверждениях относительно реальности, которые могут иметь (или не иметь) фактологическую основу, но являются результатом субъективного выбора и служат фундаментом для последующих размышлений, построений, разработок, решений.
Архитектура организации — это область знаний об организованности (составе, связях и отношениях) отдельных элементов организации: систем, процессов, людей, инфраструктуры, данных, целей, задач, требований и т.д.
Архитектура нормальной организации – это ажурные конструкции Эйфелевой башни, где много воздуха и при этом вся конструкция очень устойчива. Архитектура забюрократизированной организации – это сплошной бетонный куб, где всё очень прочно, но абсолютно неподвижно.
К компонентам архитектуры организации обычно относят:
- Бизнес-процессы организации;
- Структуру организации;
- Системы управления: положения, регламенты, инструкции;
- Нормы, стандарты деятельности.
9. Три цели управленческой фасилитации для компании
Функция - развитие всех видов команд в организации
Цель системы управленческой фасилитации для компании в таблице ниже - децентрализация системы управления за счет внедрения командного менеджмента заявлена очень оптимистично, потому что управленческая фасилитация – это не проект внедрения новой формы менеджмента. И в то же время повод для оптимизма есть, потому что чем больше людей в организации поймут суть командной работы, научатся создавать содержательные продукты и поверят в коллективный потенциал, тем лучше будет всем подсистемам организации: бизнесу, производству, управлению, компании. Управленческая фасилитация - это не проект внедрения командного менеджмента, но появляется как следствие, за счет новых практик и формирования культуры созидательной и содержательной деятельности. Это не официальный брак, заключённый в ЗАГСе, но крепкий гражданский союз.
Результат системы управленческой фасилитации для компании - удержание команд на пике их развития, может показаться сомнительным или даже противоречивым, но это не так. Поясним, есть развитие, и это как правило прямая с переходом с одного этапа на другой без возможности вернуться назад. Так человек развивается, переходя из стадии младенца в детство, а затем юношество и взрослую жизнь. Если вы взрослый человек, то вы конечно можете временами впадать в детство, но стать снова ребенком - нет. Это линейное развитие и команду часто воспринимают так же, если команда перешла на следующий этап развития, то деградировать на начальные этапы она уже не сможет. В жизни все ровно наоборот.
Команда, в которую вложены годы усилий, может развалиться буквально за пару часов и стать не просто группой, а группой людей, которые уже никогда в таком составе не соберутся вместе. Когда одна из самых эффективных на рынке команда ТОП - менеджеров во время стратегической сессии из-за случайной оговорки понимает, что лидер её предал, она разваливается с треском, искрами, и личными трагедиями.
Таким образом, то, что называют «этапами развития команды» – это скорее статус состояния, в котором команда в данный момент находится. Строить команду тяжело, но удерживать ее в стабильном состоянии, тем более на уровне «функционирования» еще сложнее. Развитие команды — это не линейный процесс, а бесконечная работа по удержанию равновесия, то есть команды на пике ее развития.
После того, как мы разъяснили свою позицию по этапам развития команды, мы обоснованно считаем удержание продуктивного состояния команд важным результатом управленческой фасилитации.
Функция системы управленческой фасилитации для компании - развитие всех видов команд в организации
Определяем три цели управленческой фасилитации
Три цели развития всех видов команд в организации
Прокомментируем понятие лидерства.
Лидерство – это компенсаторный механизм дефицитов власти и управления. Лидер действует в ситуации неопределенности, инициативно берет на себя ответственность, в то время как руководитель действует в ситуации определённости, потому что работает по бизнес-процессу и соответствующим инструкциям.
10. Двенадцать целей управленческой фасилитации
Уберем все строительные леса, которые помогали нам строить здание, и сведем для удобства восприятия все 12 целей вместе.
Функция системы управленческой фасилитации в организации - организация регулярной работы и деятельности функций и команд:
1. Стабильное и эффективное функционирование Большой команды за счет фасилитации работы её институций и институтов.
2. Стабильная и эффективная совместная работа и деятельность смежников за счет фасилитации эффективного регулярного и форс-мажорного кросс-функционального взаимодействия.
3. Стабильная и эффективная работа и деятельность функциональных и проектных команд за счет фасилитации их работы.
Функция системы управленческой фасилитации в организации - разработка управленческих решений:
1. Разработка и принятие своевременных и сильных стратегических решений.
2. Разработка и принятие своевременных и сильных оперативных решений.
3. Разработка и принятие своевременных и сильных тактических решений.
Функция системы управленческой фасилитации в организации - создание содержательных продуктов:
1. Разработка методологических содержательных основ деятельности организации, как системы для ее непрерывного развития без остановки операционной деятельности.
2. Разработка технологических содержательных основ для планирования и организации деятельности, а также ее коррекции.
3. Разработка методических содержательные основы для повседневной работы сотрудников, команды, функции.
Функция системы управленческой фасилитации в организации - развитие всех видов команд в организации:
1. Развитие корпоративного социума в Большую команду.
2. Развитие эффективного взаимодействия кросс-функциональных команд смежников до уровня «интеграции» (1+1+1 = 3).
3. Развитие результативности функциональных и проектных команд до уровня командной синергии (1+1+1 = 5).
Итак, на протяжении трех статей мы прошли с вами цепочку разработки и определения системы управленческой фасилитации в организации:
1. Смена парадигмы управления.
2. Система управленческой фасилитации в организации.
3. Четыре функции систему управленческой фасилитации.
4. Двенадцать целей управленческой фасилитации.
Зачем мы так все подробно детализируем? Уважаемый читатель, спасибо если ты терпеливо ждал ответа на этот вопрос. Это необходимо по двум причинам:
Во-первых, любая методология подразумевает системный подход, и для этого важно определить количество и качество элементов этой системы, что мы и сделали. Такой системный подход то же самое, что таблица химических элементов Менделеева. Если таблица правильная, то она описывает и что уже есть, и что еще только будет открыто.
Во-вторых, у каждой цели есть задачи по ее достижению, и понимая список целей, мы сможем установить список задач, чтобы перейти с уровня теории на уровень технологий и методов.
P.S. Продолжение нашего методологического сериала читайте в статье «48 задач для подготовки и проведения сессий управленческой фасилитации»
Узнать про Ассоциацию МЕТОДА подробнее
Команда проекта «Разработка системы управленческой фасилитации»: Аболмасов Алексей, Новак Алексей, Анучина Светлана, Лебедев Максим, Соснин Алексей, Федькина Ирина.