Своевременное и корректное подписание документов между поставщиками и клиентами — основа любого бизнеса. А что, если у вас не одно юридическое лицо, а, к примеру, четыре? В каждый документ необходимо вписывать разные реквизиты, и это осложняет процесс, увеличивает ручной труд, повышает риск ошибок. Избежать таких проблем можно, настроив улучшенную интеграцию Битрикс24 + Saby Docs (СБИС) через Пинкит. Документы из смарт-процессов автоматически отправляются в нужный кабинет СБИС с правильными реквизитами, статусы синхронизируются, подписанные файлы возвращаются в Битрикс24. Подробности в статье.
1. Проблема: документооборот для 4 юридических лиц
Один из наших заказчиков использует СБИС Saby Docs. Документы внутри компании формируются, согласовываются и далее отправляются на подписание ЭЦП с помощью смарт-процессов Битрикс24.
1.1. Настроенные поля в смарт-процессе "Документооборот"
В смарт-процессе настроены следующие поля:
- Компания – связанная компания из CRM Bitrix24 (клиент).
- Реквизиты клиента – ИНН, КПП, название, юр. адрес и прочие, которые необходимы для обязательного заполнения в СБИС (автоматически подтягиваются из реквизитов компании).
- Дата документа – поле Смарт-процесса.
- Юр. лицо (отправитель) – поле Смарт-процесса. В зависимости от выбранного значения документ должен уходить в соответствующий кабинет СБИС.
- Загружаемый файл – файл/шаблон документа, прикрепляемый к записи.
1.2. Стадии смарт-процесса и синхронизация со статусами СБИС
Для каждого смарт-процесса настроены стадии, которые проходит документ:
- Новый документ – создание записи.
- Документ сформирован – при переходе на эту стадию формируется документ в СБИС. Документ передаётся в выбранный кабинет СБИС на ознакомление бухгалтеру (бухгалтер самостоятельно отправляет документ клиенту). Доступа к смарт-процессу бухгалтер не имеет.
- Документ отправлен клиенту – автоматически обновляется при успешной отправке документа в СБИС.
- Документ подписан – При получении статуса "подписан" из СБИС запись переводится на данную стадию. Подписанный документ загружается во вложения Смарт-процесса.
- Документ отклонён – При получении статуса "отклонён" или "не подписан" в СБИС запись автоматически переводится в проигрышную стадию.
📌 Бухгалтер не имеет доступа к Битрикс24 — полная безопасность.
В СБИС также есть установленные статусы документов:
- "Отправлен",
- "Подписан",
- "Отклонён / Не подписан".
Эти статусы должны синхронизироваться со стадиями в соответствующих смарт-процессах Битрикс24.
1.3. Что в итоге?
В итоге клиент получает полную синхронизацию документооборота между СБИС и Битрикс24: документ из Битрикс24 подписывается в СБИС и прикрепляется в поле типа Файл к смарт-процессу, и также если статус документа в СБИС меняется, статус смарт-процесса синхронизируется.
Результат: экономия >240 часов ручного труда в год, снижение ошибок в 4 раза, полная безопасность (бухгалтер работает только в СБИС).
Напомним, что юридическое лицо у заказчика не одно, а целых четыре, то есть все реквизиты будут отличаться.
2. Решение: две универсальные интеграции Пинкит
Для решения задачи настраиваем две интеграции Пинкит (готовые шаблоны есть по ссылке).
2.1. Отправка документа из Битрикс24 → СБИС
- Интеграция срабатывает при обновлении смарт-процесса в Битрикс24.
- Получаем реквизиты компании, которая закреплена в смарте.
- Скачиваем закрепленный документ.
- Выбираем ИНН и КПП от какого юр.лица отправляем документ.
- Записываем документ в СБИС (Saby Docs).
2.2. Синхронизация статусов и возврат подписанного документа
После успешной отправки в СБИС меняем стадию на "Документ отправлен клиенту".
Триггер: изменение статуса в СБИС.
Действия:
- При "Отправлен" → стадия "Документ отправлен клиенту";
- При "Подписан" → стадия "Документ подписан" + загрузка PDF в смарт-процесс;
- При "Отклонён" → проигрышная стадия.
Ранее мы уже описывали настроку подобных интеграций, но с тем отличием, что к нам обращались заказчики, у которых всего одно юридическое лицо. Сделать автоматизацию для разных ЮЛ можно было, скопировав интеграции под каждую отдельную компанию.
В данном шаблоне (скачать можно здесь) мы настроили одну универсальную интеграцию, в ней сразу сделана подстановка на 4 разных ЮЛ.
Также сразу подставляются реквизиты контрагента, которому мы хотим отправить документ, они берутся из реквизитов в карточке компании Битрикс24.
3. Итог
- Менеджер создаёт запись в смарт-процессе Битрикс24 → прикрепляет шаблон;
- Выбирает ЮЛ-отправителя → документ уходит в СБИС;
- Бухгалтер в СБИС отправляет клиенту (без доступа к Битрикс24);
- Статус меняется → смарт-процесс обновляется автоматически;
- Подписанный документ возвращается в Битрикс24.
4. Результаты внедрения
4.1. Учитывая, что бухгалтер работает исключительно в СБИС, а документы формируются в другом сервисе (Битрикс24), теперь не нарушается политика безопасности компании — бухгалтеру не нужно предоставлять доступы в Битрикс24, как и другим сотрудникам — в СБИС.
4.2. Допустим, формирование одного договора, ручная подстановка реквизитов, сохранение документа, создание смарт-процесса, ручная отправка документа в СБИС и мониторинг статусов, чтобы их синхронизировать, занимает от 1 часа трудозатрат в день. В месяц это более 20 часов ручного труда, в год - более 240 часов.
4.3. Благодаря автоматизации снижается риск ошибок минимум в 4 раза, таким образом, ваш бухгалтер не отправит контрагенту чужой договор и не придется ждать, пока документ будет исправлен и снова подписан.
5. Как внедрить?
5.1. Скачайте шаблон интеграции по ссылке.
5.2. Подключите аккаунты Битрикс24 и СБИС в Пинкит
5.3. Донастройте интеграцию под свои ЮЛ (либо обратитесь к нашим инженерам, оставив заявку тут).
5.3. Запустите интеграцию и начните экономить.
Если нет времени вникать в настройки, то напишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и эксперты Пинкит настроят первую интеграцию бесплатно.
Если вам нужна интеграция с другими сервисами или специфическими действиями, используйте Пинкитбилдер для самостоятельной настройки без разработки.
Больше шаблонов интеграции между различными веб-сервисами можно скачать без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #обмен #сбис #пинкит_сбис_битрикс24